CAR68-CR-008 จ่ายสินค้าคลังปกติทั้งที่เป็นสินค้าคลัง SPO

วันที่ 8/7/68

แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก นายธีระวัฒน์ แก้วเพชร  แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ 
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
              เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนก Support พบปัญหาว่ามีสินค้าคงค้างในคลัง SPO ตรวจสอบพบว่าเป็นสินค้าประตู Leowood iDoor IP-6648 จำนวน 4 บาน มูลค่า 7,960 บาท เป็นของลุกค้า บจก.อาร์ทโฮม กรุ๊ป และเมื่อวันที่ 2/6/67 ลูกค้าได้มาซื้อสินค้าและขอรับสินค้าดังกล่าว แต่พนักงานไม่ได้ไปรับสินค้าที่คลัง SPO แต่จ่ายสินค้าที่คลังปกติแทน ทำให้สต๊อกสินค้า SPO คงค้างในระบบพนักงานแจ้งว่าวันที่ลูกค้ามารับสินค้าลางานและมีคนทำหน้าที่แทนขาดการสื่อสารงานกันที่ดีและไม่ได้แก้ไขปัญหาเพื่อขออนุมัติโอนสินค้ากลับเข้าคลัง A ภายในวันปล่อยล่วงเลยมาถึงวันที่ 2/7/68 

สาเหตุของปัญหา	มาตรการแก้ไขปัญหา
1.ออกใบสั่งขายผิดคลัง	ทรานส์ใบ Back order เป็นใบสั่งจอง ระบุคลัง SPO ตรวจสอบสินค้า spo จาก report ตรวจสอบคลังสินค้า ให้ถูกต้องที่เก็บ ก่อนออกใบสั่งขาย / จอง  ก่อนออกบิล     WI-SA1-003 การควบคุมสินค้า SPO และสินค้า Back Order WI-SA1-013 การจองสินค้า (Reservation)

กรณี ออกบิลขายสินค้าผิดคลัง โดยเฉพาะเมื่อเป็น สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) แต่มีการออกบิลจาก คลังปกติ (Normal Stock) ถือว่าเป็นปัญหาสำคัญที่ส่งผลต่อยอดสต๊อก, ต้นทุนขาย (COGS), และการบันทึกบัญชี ซึ่งจำเป็นต้องมีแนวทางการแก้ไขที่ชัดเจน

✅ มาตรฐานการแก้ไขปัญหา: ออกบิลขายสินค้าผิดคลัง (SPO แต่บิลออกจากคลังปกติ)

🔍 1. ตรวจสอบข้อเท็จจริง

• ตรวจสอบใบสั่งขาย (Sales Order) และ PO ว่าเป็น SPO จริง

• ตรวจสอบคลังที่ถูกตัดสต๊อกและออกบิล (จาก Transaction History)

• ตรวจสอบว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้วหรือยัง

🔄 2. แนวทางการแก้ไข (แบ่งตามสถานะสินค้า)

                 ✅ กรณี ลูกค้ายังไม่รับสินค้า

1. ยกเลิกการออกบิล

   • Void / Cancel Invoice (ในระบบ ERP)

   • หากออกใบกำกับภาษีแล้ว ต้องออกใบลดหนี้ (Credit Note)

2. ยกเลิกรายการตัดสต๊อก

   • Reverse Goods Issue หรือ Cancel Outbound Delivery

3. ออกบิลใหม่จากคลัง SPO

   • เลือกคลังถูกต้อง (คลังสั่งพิเศษ)

   • ให้ระบบตัดสต๊อกจากคลัง SPO ตามจริง  

                🛑 กรณี ลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว (สินค้าออกจากคลังผิดไปแล้ว)

🔧 3. มาตรการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

📁 เอกสารที่ควรจัดเก็บไว้หลังการแก้ไข

• ใบลดหนี้ (Credit Note)

• ใบ Invoice ใหม่

• เอกสารย้ายคลัง / ปรับยอดสต๊อก

• รายงานเหตุการณ์ผิดพลาด (NCR/IR)

🔒 4. แนวทางป้องกันในอนาคต

• ปรับระบบ ERP ให้สามารถ ล็อกคลังต้นทาง สำหรับ SPO (ห้ามเลือกคลังอื่น)

• ให้มี ขั้นตอนตรวจสอบก่อนการจ่ายสินค้า (Double check หรือ Barcode scan)

• จัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างคลัง SPO กับคลังปกติ

• สร้างรายงาน Exception Report ตรวจสอบกรณีจ่ายคลังผิด