WI-GR-021 การติดบาร์โค้ดสินค้า

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดมาตรฐานการติดบาร์โค้ดบนสินค้าให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน สามารถสแกนได้ง่าย ถูกต้อง และลดความผิดพลาดในการทำงาน

2. ขอบเขต

ใช้สำหรับการติดบาร์โค้ดบนสินค้าทุกประเภทที่รับเข้ามาในบริษัทฯ ทั้งสินค้าเดี่ยวและบรรจุภัณฑ์

3. ข้อกำหนดการติดบาร์โค้ด

• ตำแหน่งและขนาด: ติดบาร์โค้ดในตำแหน่งที่เห็นได้ชัดเจน และมีขนาดที่เหมาะสมสำหรับการสแกน

• ความคมชัด: ต้องพิมพ์หรือพิมพ์ลงบนสติ๊กเกอร์ที่มีคุณภาพ ไม่เลือนจาง ไม่เสียหาย

• การแยกประเภท: เลือกประเภทบาร์โค้ดให้เหมาะสมกับลักษณะสินค้า

4. วิธีการติดบาร์โค้ดที่ถูกต้อง

4.1 การเลือกบาร์โค้ด

• ประเภทบาร์โค้ด

  • EAN-13 →→ ใช้กับสินค้าปลีกทั่วไป

  • ITF-14 →→ ใช้กับบรรจุภัณฑ์/กล่องใหญ่

  • QR Code →→ ใช้กับข้อมูลเสริม เช่น คู่มือการใช้งาน เว็บไซต์ หรือโปรโมชั่น

• การออกแบบ: กำหนดความยาวและขนาดที่เหมาะสมเพื่อให้สแกนได้ง่าย

4.2 ตำแหน่งการติด

• ติดในตำแหน่งที่ มองเห็นง่าย ไม่ถูกปิดบัง เช่น ด้านข้างหรือด้านล่างของสินค้า

• หลีกเลี่ยงการติดในตำแหน่งที่อาจ ขูดขีด เสียหาย หรือสัมผัสกับการใช้งานหนัก

4.3 ขนาดและความคมชัด

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดบาร์โค้ด เหมาะสมกับพื้นที่ติดตั้ง

• บาร์โค้ดต้องมี ความคมชัดสูง ไม่เลือน ไม่แตก เพื่อการสแกนที่แม่นยำ

4.4 วิธีการติดตั้ง

• ใช้ สติ๊กเกอร์หรือกาวคุณภาพดี ที่ติดแน่น ทนทาน

• ติดให้ เรียบตรง ไม่ยับ ไม่บิดงอ และปราศจากฟองอากาศ

4.5 การตรวจสอบและทดสอบ

• ตรวจสอบบาร์โค้ดทุกชิ้นว่าติดถูกตำแหน่งและไม่เสียหาย

• ทดสอบการสแกนก่อนนำสินค้าเข้าสู่กระบวนการถัดไป

4.6 การบำรุงรักษา

• ตรวจสอบสภาพบาร์โค้ดเป็นระยะ หากพบความเสียหายต้องเปลี่ยนใหม่

• หากมีคราบสกปรก ให้ทำความสะอาดเบาๆ โดยไม่ทำให้บาร์โค้ดชำรุด

5. ตัวอย่างการติดบาร์โค้ดที่ผิดวิธี

• ติดบนพื้นผิวที่ ไม่เรียบหรือขรุขระ เช่น ข้อต่อเกลียว ทำให้สติ๊กเกอร์หลุดง่าย

• ติดบาร์โค้ด ซ้อนทับรอยพับหรือมุม จนไม่สามารถสแกนได้

• ติดในตำแหน่งที่ เสี่ยงต่อการขีดข่วน หรือสัมผัสของเหลว

6. ความรับผิดชอบ

• พนักงานตรวจรับสินค้า: ตรวจสอบการติดบาร์โค้ดว่าถูกต้องตามข้อกำหนด

• ผู้ขาย/ผู้ส่งมอบ (Vendor): ต้องส่งมอบสินค้าพร้อมบาร์โค้ดที่ได้มาตรฐาน

• หัวหน้างาน/ผู้ควบคุม: กำกับดูแลและตรวจสอบกระบวนการติดบาร์โค้ดให้เป็นไปตามคู่มือนี้

ข้อต่อเกลียวใน 
เมื่อติดสินค้าบนพื้นผิวที่ไม่เรียบทำให้สติ๊กเกอร์บาร์โค้ดหลุดลุ่ยออกมาร่วงปะในกับสินค้าไซด์อื่นๆ ได้ 

ตัวอย่างวิธีการติดบาร์โค้ดที่ถูกต้อง

หาพื้นที่ไม่ขรุขระและมีผิวเรียบเพื่อให้การติดสติ๊กเกอร์หนาแน่นและไม่หลุดลุ่ย 

ข้อควรปฏิบัติเมื่อ Vender ส่งสินค้ามาแล้วบาร์โค้ดไม่มีหรือบาร์โค้ดยิงไม่ขึ้น

1. วัตถุประสงค์

          เพื่อกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติในการตรวจรับและจัดการสินค้าที่บาร์โค้ดยิงไม่ได้ ให้เป็นไปอย่างมีระบบ ป้องกันความผิดพลาดในการรับเข้าสินค้า และสามารถติดตามความรับผิดชอบของ Vendor ได้อย่างโปร่งใส

วัตถุประสงค์ (Objective)

1. เพื่อกำหนดขั้นตอนการตรวจรับสินค้าให้ถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบได้
2. เพื่อควบคุมคุณภาพสินค้าให้ตรงตามใบสั่งซื้อ (PO) และลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
3. เพื่อจัดการปัญหาที่เกี่ยวกับบาร์โค้ด (สแกนไม่ได้, ไม่มีบาร์โค้ด, พิมพ์ไม่ชัด ) และมีแนวทางแก้ไขที่ชัดเจน
4. เพื่อเป็นหลังฐานอ้างอิงในการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายบาร์โค้ดจาก Supplier

2.  ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

(Scope)

1. ครอบคลุมสินค้าทุกประเภทที่จัดส่งโดย Supplier มายังคลังสินค้าหรือแผนกตรวจรับสินค้า

2. ใช้กสำหรับพนักงานตรวจรับสินค้า ฝ่ายคลังบริหารสินค้า และฝ่ายจัดซื้อ

3. รวมถึงและ Vendor ทุกระบวนการตรวจสอบเอกสาร (PO ,ใบสคู่งของ) ,ตรวจสอบจำนวน, ตรวจสอบสภาพสินค้า, การสแกนบาร์โค้ดและการรายงานปัญหา

3. คำจำกัดความ

• บาร์โค้ดยิงไม่ได้: บริษัทฯ ต้นทางไม่ได้ติดบาร์โค้ดสินค้ามาให้ หรือ มีบาร์โค้ดแต่ บาร์โค้ดที่ไม่สามารถอ่านด้วยเครื่องสแกนเนอร์ได้ หรือไม่มีข้อมูลตรงกับระบบ

• Vendor: ผู้จำหน่ายหรือผู้ส่งมอบสินค้าให้กับบริษัทฯ

• คำจำกัดความ (Definitions)
  • PO (Purchase Order): ใบสั่งซื้อที่บริษัทออกให้กับ Supplier ระบุสินค้า จำนวน และราคา
  • ใบส่งของ (Delivery Note) : เอกสารที่มากับสินค้า ระบุรายละเอียดการจัดส่ง
  • Barcode: รหัสแท่งที่ใช้ระบุตัวตนของสินค้า เพื่อให้ระบบสามารถสแกนและบบันทึกข้อมูลได้
  • บาร์โค้ดชำรุด/อ่านไม่ได้ : บาร์โค้ดที่ไม่สามารถสแกนได้เนื่องจากพิมพ์ไม่ชัด ซีดจาง หรือเสียหาย
  • Barcode Issue Report: แบบฟอร์มบันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อบาร์โค้ดไม่สามารถใช้งานได้

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

• ฝ่ายตรวจรับสินค้า

  • ตรวจสอบบาร์โค้ดทุกครั้งในการรับสินค้า

  • แยกสินค้าและติดป้าย ““สินค้าบาร์โค้ดมีปัญหา””

  • รายงานและส่งต่อให้ฝ่ายบริหารสินค้า/จัดซื้อ

• ฝ่ายบริหารสินค้า/จัดซื้อ

  • ประสานงานกับ Vendor เพื่อหาทางแก้ไข

  • กำหนดวิธีการติดบาร์โค้ดใหม่ (โดย Vendor หรือติดแทนและเรียกเก็บค่าใช้จ่าย)

  • ติดตามผลและอนุมัติการรับเข้าสินค้าเมื่อแก้ไขแล้ว

• Vendor

  • ตรวจสอบบาร์โค้ดก่อนการส่งมอบทุกครั้ง

  • แก้ไขหรือชดใช้ค่าใช้จ่ายในการติดบาร์โค้ดใหม่ตามที่บริษัทฯ กำหนด

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Roles & Responsibilities)

• พนักงานตรวจรับสินค้า
  • ตรวจสอบเอกสารสินค้า (PO, ใบส่งของ)
  • ตรวจสอบจำนวนสินค้าและสภาพสินค้า
  • สแกนบาร์โค้ดและบันทึกผลในระบบ
  • กรอกแบบฟอร์มรายงานปัญหากรณีบาร์โค้ดมีปัญหา
• หัวหน้าฝ่ายคลังสินค้า
  • ตรวจสอบความถูกต้องของรายงานปัญหาบาร์โค้ด
  • อนุมัติพิมพ์บาร์โค้ดใหม่
  • ประสานงานกับ บริหารสินค้า กรณีมีปัญหา
• ฝ่ายจัดซื้อ/บริหารสินค้า 
  • รับทราบปัญหาที่รายงานจากคลังสินค้า
  • ติดต่อ Supplier เพื่อแจ้งค่าใช้จ่ายบาร์โค้ดเพิ่มเติม
  • จัดทำสรุปและปรับปรุงกระบวนการกับ Supplier หากพบปัญหาบ่อยครั้ง

5. ขั้นตอนการปฏิบัติ (Procedure)

1. ตรวจสอบสินค้า

   • เมื่อรับสินค้า ให้พนักงานตรวจรับทำการยิงบาร์โค้ดทุกล็อต

   • หากบาร์โค้ดยิงไม่ได้ ให้แยกสินค้าออกทันที 

2. แยกสินค้าและบันทึกปัญหา

   • ติดป้ายกำกับ ““สินค้ามีปัญหาบาร์โค้ด”” และล็อกกุญแจให้แน่นหนาไว้ในห้อง Packing 

   • กรอก ““แบบฟอร์มรายงานสินค้าบาร์โค้ดยิงไม่ได้”” พร้อมรายละเอียด (ชื่อสินค้า, รหัสสินค้า, จำนวน, วันที่, ชื่อผู้ตรวจรับ)

3. แจ้งฝ่ายบริหารสินค้า/จัดซื้อ

   • ส่งฟอร์มรายงานปัญหาให้ Supplier ทราบ
     3.1 บันทึกปัญหาในแบบฟอร์ม/รละบบ
             - รหัสสินค้า
             - จำนวนสินค้าที่แยกไว้

   • ฝ่ายบริหารสินค้าประสาน Vendor ภายใน 24 ชั่งโมง ทำการ

4. การแก้ไขปัญหา

   • Vendor แก้ไข: ส่มีงบาร์โค้ดใหม่มาให้ติด หรือ แสมาทำกนบาร์โค้ติดสเอง 

   • บริษัทติดแทน: หาก Vendor ยินค้าไม่ได้
             - วันที่ตรวจรับสินค้า
             - ชื่อผู้ตรวจรับสินค้า 
     3.2 เก็บหลักฐาน
            - ถ่ายรูปสินค้าหรือบาร์โค้ดที่ไม่สามารถแสกนได้ 
            - แนบไฟด์/บันทึกไว้ในระบบ
     3.3 แจ้ง Supplier ทราบ
           - ส่งเอกสารรายงานปัญหา (พร้อม บรูปถ่าย)ิษัทฯ ให้ Supplier ทางเมลล์/ไลน์/ระบบ EDI 
           - ระบุว่า "ร้านจะพติมพ์ดบาร์โค้ดใหม่และมเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจาก 3Vendor (2 บาท/ดวง)

   • บางกรณีอาจจะปฏิเรียกเก็บกับ Supplier" 
     3.4 รอสธการยืนยันจาก Supplier 
          - เพื่อเป็นหลักฐานว่า Supplier รับผิดชอบต่อปัญหานี้
     

   • GR ปริ้นบาร์โค้ดและติดบาร์โค้ดสินค้า
     

     หรือส่งกลับต้นทาง 

5. การรับเข้าสินค้า

   • พนักงานตรวจรับสินค้าต้องรับสินค้าเข้าในระบบทุกสิ้นวันแม้ว่าจะมีปัญหาเรื่องบาร์โค้ดที่ต้องแก้ไข 

   • เมื่อบาร์โค้ดที่ส่งมาถูกแก้ไขเรียบร้อยแล้ว พนักงานตรวจรับทำการยิงทดสอบอีกครั้งติดบาร์และแจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบสินค้าเพื่อตรวจสอบและเก็บเข้าคลัง
     

   • กรณีที่ตกลงทาง Vender รับผิดชอบค่าบาร์โค้ดให้พนักงานติดบาร์โค้ดทันที

6. การบันทึกข้อมูลและปิดงาน

   • ฝ่ายตรวจรับบันทึกเหตุการณ์ลงในระบบหรือแฟ้มงาน

   • สรุปรฝ่ายงานประจำเดือนส่งให้บริหารสินค้า/บัญติดตาม Vendor ว่าได้ชี เพื่อหักำระค่าใช้จ่ายหครือตับถ้งหวน (ถ้ามี้เรียกเก็บจาก Suppllier)

6. เอกสาร/แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• แบบฟอร์มรายงานสินค้าบาร์โค้ดยิงไม่ได้

• ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บค่าใช้จ่ายจาก Vendor (ถ้ามี)

8. การประเมินและปรับปรุง

• แจ้งรายงานการปัญหาาบาร์โค้ดประจำวัน 

• ใช้ข้อมูลนี้ประกอบการประเมิน Vendor ประจำปี