WI-AC-004 การยกเลิกบิลขายภายในวันและการออกบิลย้อนหลัง

🧾 ส่วนที่ 1 : กระบวนการยกเลิกบิลหรือเปลี่ยนสินค้า (ภายในวันที่ซื้อ)

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดมาตรฐานการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงสินค้าที่ลูกค้าชำระเงินแล้วภายในวันเดียวกัน ให้ถูกต้อง โปร่งใส และป้องกันการสูญหายของสินค้า รวมถึงลดข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน

2. คำศัพท์

• IC (Inventory Control Coordinator) : เจ้าหน้าที่ควบคุมสินค้าคงคลัง

• CA (Cash) : แผนกแคชเชียร์ / เงินสด

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

CA (แคชเชียร์)

• ตรวจสอบสินค้าและใบเสร็จ

• ตรวจสภาพสินค้า

• ระบุเหตุผลในการยกเลิก/เปลี่ยนสินค้า

• ดำเนินการคืนเงินหรือเรียกเก็บเพิ่ม

IC (ควบคุมสต๊อก)

• ตรวจนับสินค้าที่รับคืน

• ตรวจสอบยอดสินค้าคงคลัง

4. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ลูกค้านำสินค้าและใบเสร็จมาแสดงที่แคชเชียร์

2. แคชเชียร์ตรวจสอบ

   • รายการสินค้า

   • จำนวนสินค้า

   • ความตรงกับใบเสร็จ

   • สภาพสินค้า (ต้องไม่เสียหาย)

3. แคชเชียร์ระบุเหตุผลในการยกเลิก/เปลี่ยนสินค้า พร้อมลงชื่อกำกับ

4. ส่งสินค้าคืนไปยังแผนกสินค้า

   • ผู้รับสินค้าต้องเขียน “ได้รับสินค้าแล้ว” และลงชื่อ

5. แจ้ง IC ตรวจนับสต๊อกสินค้า

6. ดำเนินการทางเอกสารและการเงินตามกรณี

5. เงื่อนไขการดำเนินการ

✅ กรณียกเลิกบิล

• ต้องดำเนินการภายในวันที่ซื้อ

• ต้องมีเอกสารครบทั้งชุด

🔁 กรณีเปลี่ยนสินค้า

กรณีสินค้าราคาแพงกว่า
→ ออกใบกำกับภาษีใหม่และเรียกเก็บเงินเพิ่ม

กรณีสินค้าราคาถูกกว่า

• ชำระเงินสด → คืนเงินสดได้

• ชำระบัตรเครดิต →

  • คืนเงินเกิน 500 บาท อาจมีค่าธรรมเนียม (กรณีลูกค้าซื้อผิดเอง)

6. ข้อห้ามสำคัญ

❌ ไม่รับคืนสินค้าสั่งพิเศษ
❌ ห้ามยกเลิกเอกสารข้ามสาขา
❌ ต้องตรวจสอบว่าสินค้าเป็นสินค้าพิเศษหรือไม่ก่อนดำเนินการ

🔄 Flow กระบวนการยกเลิกบิล / เปลี่ยนสินค้า

🧾 ส่วนที่ 2 : กระบวนการออกบิลย้อนหลัง

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดแนวทางการออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีย้อนหลังให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษี มาตรฐานบัญชี และระบบควบคุมภายใน พร้อมลดความเสี่ยงด้านภาษีและการทุจริต

2. ขอบเขตการใช้งาน

ใช้กับทุกสาขาและทุกแผนกที่เกี่ยวข้องกับการขายและบัญชี

3. นิยาม

การออกบิลย้อนหลัง
= การออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีหลังจากวันที่ส่งมอบสินค้า/บริการจริง

4. กรณีที่อนุญาตให้ออกบิลย้อนหลัง

📅 ไม่เกินวันที่ 2 ของเดือนถัดไป
(บางงานบริการไม่เกินวันที่ 5)

อนุญาตเมื่อ:

• ลูกค้าเงินเชื่อที่ต้องจัดเครดิตตามเงื่อนไข

• งานบริการที่ต้องรอข้อมูลจากส่วนกลาง

• งานสิ้นเดือน เช่น งานเทคอนกรีต

• ระบบขัดข้อง

• ลูกค้าร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร

• เอกสารส่งมอบล่าช้า (เช่น Drop-Ship)

5. กรณีที่ไม่อนุญาต

❌ เพื่อเลื่อนภาษี
❌ เพื่อโยกรายได้ข้ามงวดโดยไม่มีเหตุผล
❌ เพื่อปรับยอดให้ถึงเป้าการขาย

6. ขั้นตอนการดำเนินงาน

1. จัดทำใบขออนุมัติออกบิลย้อนหลัง

   • แนบเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อ / ใบส่งมอบ

2. ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ

   • วันที่ส่งมอบ

   • งวดบัญชี

   • ผลกระทบ VAT

3. ขออนุมัติตามลำดับอำนาจ

4. ออกบิลย้อนหลังและบันทึกบัญชีให้ตรงงวด

7. ความเสี่ยง

• ภาษีผิดงวด

• รายได้ผิดงวด (Cut-off)

• ความเสี่ยงด้านการควบคุมภายใน

8. จุดควบคุมภายใน

✅ ต้องมีใบขออนุมัติทุกครั้ง
✅ เอกสารส่งมอบครบถ้วน
✅ แยกหน้าที่ผู้ขาย / ผู้อนุมัติ / ผู้ออกบิล
✅ จัดทำรายงานบิลย้อนหลังรายเดือน
✅ ปิดงวดบัญชีทุกสิ้นเดือน

🔄 Flow กระบวนการออกบิลย้อนหลัง

────────────────────────────────────────────────────────
                     ใบขออนุมัติออกบิลย้อนหลัง
────────────────────────────────────────────────────────

บริษัท : _____________________________________________
สาขา : ______________________________________________
เลขที่เอกสาร : ______________________________________
วันที่จัดทำคำขอ : ______ / ______ / __________

────────────────────────────────────────────────────────
1) ข้อมูลลูกค้า
────────────────────────────────────────────────────────
ชื่อลูกค้า : _________________________________________
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : ______________________________
เบอร์โทรศัพท์ : ______________________________________

────────────────────────────────────────────────────────
2) รายละเอียดงาน / สินค้า
────────────────────────────────────────────────────────
เลขที่ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี) : ________________________________
เลขที่ใบส่งของ / ใบส่งมอบ : ____________________________
วันที่ส่งมอบจริง : ______ / ______ / __________

มูลค่าสินค้า/บริการ : ______________________ บาท
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) : ____________________ บาท
รวมทั้งสิ้น : _____________________________ บาท

────────────────────────────────────────────────────────
3) เหตุผลที่ต้องออกบิลย้อนหลัง
────────────────────────────────────────────────────────
☐ ลูกค้าเงินเชื่อ
☐ ระบบขัดข้อง
☐ เอกสารส่งมอบล่าช้า
☐ ลูกค้าร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร
☐ งานบริการรอข้อมูลส่วนกลาง
☐ อื่น ๆ (ระบุ) ______________________________________

รายละเอียดเพิ่มเติม :
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

────────────────────────────────────────────────────────
4) การตรวจสอบโดยฝ่ายบัญชี
────────────────────────────────────────────────────────
☐ ตรวจสอบวันที่ส่งมอบแล้ว
☐ ตรวจสอบงวดบัญชีแล้ว
☐ ตรวจสอบผลกระทบ VAT แล้ว

ผลการพิจารณา :
☐ ไม่กระทบการยื่นภาษี
☐ ต้องยื่นแบบเพิ่มเติม

หมายเหตุแผนกบัญชี :
________________________________________________________
________________________________________________________

ลงชื่อผู้ตรวจสอบ : _________________________________
ตำแหน่ง : ___________________________
วันที่ : ______ / ______ / __________

────────────────────────────────────────────────────────
5) การอนุมัติ
────────────────────────────────────────────────────────
ผู้จัดการฝ่าย : _____________________ วันที่ __________

กรรมการผู้จัดการ : __________________ วันที่ __________

────────────────────────────────────────────────────────
หมายเหตุเพิ่มเติม
________________________________________________________
________________________________________________________
────────────────────────────────────────────────────────