WI-AM-006 การเบิกจ่าย-ครุภัณฑ์

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน การทำใบขอเบิกสินค้า, วัตถุดิบ เพื่อให้การเบิกจ่าย สินค้าคงคลังเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ถูกต้อง สามารถทวนสอบกลับไปได้ในการเบิกจ่ายสินค้า
เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ถึงขั้นตอนการเบิก-จ่าย ของพนักงานที่ต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์

2. ขอบข่าย

เป็นมาตรฐานในการทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ ในคลังสินค้าของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด ที่ทางแผนกธุรการเป็นผู้รับผิดชอบควบคุม ดูแล สต๊อกสินค้าคงคลังนั้นๆ เช่น การเบิกจ่ายสินค้าเพื่อนำมาใช้ในสำนักงาน หรือการเบิกจ่ายสินค้าที่ใช้เป็นของสมนาคุณให้กับลูกค้าเป็นต้น

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

4. ความรับผิดชอบ

พนักงานธุรการหรือพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง ทำหน้าที่ จัดซื้อ-จัดหา และจัดเตรียมสินค้าตามใบเบิกเพื่อรอจ่ายให้กับผู้ที่ขอเบิก
ผู้อนุมัติ ทำหน้าที่ การพิจารณาอนุมัติรายการและจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ของพนักงานผู้ขอเบิกสินค้า
ผู้ขอเบิก(พนักงานแต่ละแผนก) ทำหน้าที่ จัดทำใบขอเบิกสินค้า,วัตถุดิบ ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวน
ผู้จ่ายสินค้าหรือผู้ดูแลคลัง ทำหน้าที่ จ่ายวัสดุและรายการสินค้าตามใบขอเบิก

5. คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด
ผู้ขออนุมัติเบิกสินค้า หมายถึง บุคคลที่ต้องใช้วัสดุครุภัณฑ์
ผู้อนุมัติ หมายถึง บุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจหรือพิจารณาการเบิกครุภัณฑ์
ผู้ตรวจสอบ หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ให้กับผู้ขอเบิกสินค้า
เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบอัตราความเสี่ยงของการสูญเสียของสินค้า

6. เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

7. กระบวนการ

7. รายละเอียดกระบวนการ

7.1 สำรวจความต้องการในการใช้วัสดุครุภัณฑ์
7.2 ทำใบขอเบิกใช้สินค้า
7.3 นำเสนอผู้จัดการส่วนกลาง
7.4 ส่งใบขอเบิกให้กับผู้ดูแลคลัง
7.5 จ่ายวัสดุครุภัณฑ์ตามรายการในใบขอเบิกสินค้า
7.6 ตรวจสอบความถูกต้องของรายการและจำนวนตามรายการในใบขอเบิก

7. วิธีปฏิบัติงาน

การทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ

7.1 เข้าโปรแกรม BC Account

7.2 ไปที่ สินค้าคงคลัง คลิกแล้วเลือกที่ บันทึกใบขอเบิกใช้สินค้า, วัตถุดิบ

7.3 ใส่เลขที่เอกสาร โดยการคลิกแล้วเลือก

7.4 กรอกรายละเอียดผู้เบิก

7.4.1 ใส่แผนก โดยการคลิกเลือก

7.4.2 ประเภทการเบิก โดยการคลิกเลือก

7.4.3 ใส่ชื่อผู้เบิก และหมายเหตุ ในการเบิกให้ชัดเจน

7.4.4 ใส่การจัดสรร ทุกครั้ง หากเป็นการเบิกเกี่ยวกับ รถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.5 ช่องรหัสสินค้า เลือกโดยการซูมแล้วพิมพ์ชื่อ หรือถ้าทราบรหัสสินค้าสามารถพิมพ์ลงไปได้เลย

7.6 ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ OFS ถ้าเป็นคลังของแผนกบุคคล

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ MD1 ถ้าเป็นคลังของผู้บริหาร

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ AVL ถ้าเป็นคลังขายหน้าร้าน

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ BAK ถ้าเป็นคลังของโกดังสินค้า

7.7 ระบุจำนวน

7.8 อย่าลืมจัดสรรทุกครั้ง ถ้าเป็นการเบิกใช้เกี่ยวกับรถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.9 คลิก SAVE

7.10 การพิมพ์เอกสารใบขอเบิก

7.10.2 คลิก สินค้าคงคลัง เลือก พิมพ์ใบขอเบิกสินค้าและวัตถุดิบ

7.10.3 เลือกเอกสารที่ต้องพิมพ์ (ก่อนพิมพ์ควรตรวจสอบให้เรียบร้อยว่าทำการใส่คลัง และที่เก็บถูกต้องหรือไม่ โดยการไปที่ BC Account คลิกที่สัญลักษณ์แว่นขยาย แล้วใส่วันที่ลงไป จากนั้นเลือกเอกสารใบขอเบิกที่ต้องการตรวจสอบขึ้นมา ถ้าเอกสารนั้นถูกต้องให้ทำการ กด SAVE ได้เลย

7.10.4. การพิมพ์ คลิกตรงกรอบสี่เหลี่ยม หน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการจะพิมพ์ 1 ครั้ง

7.10.5 คลิกพิมพ์

ปรากฎเอกสารดังภาพ

7.10.6 ตั้งค่าเครื่อวพิมพ์จากนั้นคลิกที่สัญลักษณ์เครื่องพิมพ์