WI-AM-006 การเบิกจ่าย-ครุภัณฑ์

1. วัตถุประสงค์

• เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน การทำใบขอเบิกสินค้า, วัตถุดิบ เพื่อให้การเบิกจ่าย สินค้าคงคลังเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ถูกต้อง สามารถทวนสอบกลับไปได้ในการเบิกจ่ายสินค้า
• เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ถึงขั้นตอนการเบิก-จ่าย ของพนักงานที่ต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์

2. ขอบข่าย

• เป็นมาตรฐานในการทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ ในคลังสินค้าของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด ที่ทางแผนกธุรการเป็นผู้รับผิดชอบควบคุม ดูแล สต๊อกสินค้าคงคลังนั้นๆ เช่น การเบิกจ่ายสินค้าเพื่อนำมาใช้ในสำนักงาน หรือการเบิกจ่ายสินค้าที่ใช้เป็นของสมนาคุณให้กับลูกค้าเป็นต้น

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

• เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

4. ความรับผิดชอบ

• พนักงานธุรการหรือพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง ทำหน้าที่ จัดซื้อ-จัดหา และจัดเตรียมสินค้าตามใบเบิกเพื่อรอจ่ายให้กับผู้ที่ขอเบิก
• ผู้อนุมัติ ทำหน้าที่ การพิจารณาอนุมัติรายการและจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ของพนักงานผู้ขอเบิกสินค้า
• ผู้ขอเบิก(พนักงานแต่ละแผนก) ทำหน้าที่ จัดทำใบขอเบิกสินค้า,วัตถุดิบ ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวน
• ผู้จ่ายสินค้าหรือผู้ดูแลคลัง  ทำหน้าที่ จ่ายวัสดุและรายการสินค้าตามใบขอเบิก
  

5. คำจำกัดความ

• BC Account  หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด
  
• ผู้ขออนุมัติเบิกสินค้า หมายถึง บุคคลที่ต้องใช้วัสดุครุภัณฑ์
• ผู้อนุมัติ หมายถึง บุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจหรือพิจารณาการเบิกครุภัณฑ์
• ผู้ตรวจสอบ หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ให้กับผู้ขอเบิกสินค้า 
• เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบอัตราความเสี่ยงของการสูญเสียของสินค้า 

6. เอกสารอ้างอิง

• ไม่มี
  

7. กระบวนการเบิกวัสดุ-ครุภัณฑ์ 

กระบวนการเบิกกรณีเบิกใช้ทันที เช่น ยาสามัญประจำบ้าน หลอดไฟเพื่อเปลี่ยน และน้ำมันเติมรถโฟร์คลิฟ 

1. ให้ลงชื่อผู้เบิกในสมุดควบคุมการเบิกโดยระบุวันที่ จำนวนที่เบิก และชื่อผู้ขอเบิก ให้เรียบร้อย 
2. ถ่ายภาพหลอดน้ำมันปริมาณการเติมในแต่ละรอบและส่งภาพลงในกลุ่ม 
3. กรณีวัสดุที่มีซากให้นำซากมาคืนก่อนเบิกตัวใหม่
   

7. รายละเอียดกระบวนการ

7.1 สำรวจความต้องการในการใช้วัสดุครุภัณฑ์
       ผู้ขอเบิกสินค้าจะทำการสำรวจความต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์ของพนักงานแต่ละคนในแผนก ว่ามีความต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์ใดบ้างและมีจำนวนเท่าใดเพื่อจัดทำใบขอเบิกใช้สินค้า เพื่อเป็นวัสดุหรือเครื่องเขียน
7.2 ทำใบขอเบิกใช้สินค้า
       เมื่อผู้ขอเบิกสินค้าทราบรายการและจำนวนของวัสดุครุภัณฑ์ที่ต้องการใช้เรียบร้อยแล้วผู้ขอเบิกสินค้าจะจัดทำใบขอเบิกใช้สินค้าเพื่อเป็นวัสดุหรือเครื่องเขียนในโปรแกรม BC Account 
7.3 นำเสนอผู้จัดการส่วนงาน
       ผู้จัดการแต่ละส่วนงานจะทำการพิจารณารายการเบิกวัสดุครุภัณฑ์และจำนวนที่ขอเบิกหากไม่ผ่านการอนุมัติ ผู้ขอเบิกสินค้าจะทำการแก้ไขรายการในโปรแกรม BC Account  และนำเสนอผู้จัดการพิจารณาอนุมัติใหม่อีกครั้งในกรณีที่มีการเพิ่มรายการวัสดุครุภัณฑ์ในใบขอเบิกใช้สินค้าผู้ขอเบิกจะต้องให้ผู้จัดการส่วนงานลงลายมือชื่อกำกับท้ายรายการที่มีการแก้ไขอีกครั้ง 
7.4 ส่งใบขอเบิกให้กับผู้ดูแลคลัง
       ภายหลังจากที่เจ้าหน้าที่ดูแลคลังได้รับใบขอเบิกจากผู้เบิกสินค้าพนักงานผู้ดูแลคลังจ่ายครุภัณฑ์ตามรายการและจำนวนที่ขอเบิกให้กับผู้เบิกสินค้า พร้อมกับลงลายมือชื่อในช่องผู้จ่ายสินค้าและวันที่การจ่ายสินค้า 
7.5 จ่ายวัสดุครุภัณฑ์ตามรายการในใบขอเบิกสินค้า 
       ผู้ดูแลคลังจะทำการจ่ายวัสดุครุภัณฑ์ตามรายการและจำนวนในใบขอเบิกให้กับผู้เบิกสินค้า พร้อมกับลงลายมือชื่อในช่องผู้จ่ายสินค้าและวันที่ทำการจ่ายสินค้า 
7.6 ตรวจสอบความถูกต้องของรายการและจำนวนตามรายการในใบขอเบิก  
      หลังจากที่ผู้ดูแลคลังจ่ายสินค้าครุภัณฑ์ให้กับผู้ขอเบิกสินค้าเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าโดยแบ่งการตรวจสอบการจ่ายออกเป็น 2 กรณี คือ 
กรณีที่ 1 คือส่วนสำนักงานเป็นผู้เบิกสินค้า ผู้ตรวจสอบการจ่ายสินค้าคือ ผู้จ่ายสินค้าหรือผู้จัดการส่วนงาน 
กรณีที่ 2 คือส่วนหน้าร้านหรือโฮมมาร์ท จะต้องทำเอกสารใบขอเบิกเพื่อเบิกและมีผู้จัดการส่วนอนุมัติและมีการตรวจสอบการเบิกจาก LP

7.7 พนักงานจัดซื้อจัดจ้างทำการตัดเบิกในระบบและส่งเอกสารใบเบิกให้กับทางแผนกบัญชีตรวจสอบทุกสิ้นวัน 

7. วิธีปฏิบัติงาน

การทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ

7.1 เข้าโปรแกรม BC Account 

7.2 ไปที่ สินค้าคงคลัง คลิกแล้วเลือกที่ บันทึกใบขอเบิกใช้สินค้า, วัตถุดิบ

7.3 ใส่เลขที่เอกสาร โดยการคลิกแล้วเลือก

7.4 กรอกรายละเอียดผู้เบิก

7.4.1 ใส่แผนก โดยการคลิกเลือก

7.4.2 ประเภทการเบิก โดยการคลิกเลือก

7.4.3 ใส่ชื่อผู้เบิก และหมายเหตุ ในการเบิกให้ชัดเจน

7.4.4 ใส่การจัดสรร ทุกครั้ง หากเป็นการเบิกเกี่ยวกับ รถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.5 ช่องรหัสสินค้า เลือกโดยการซูมแล้วพิมพ์ชื่อ หรือถ้าทราบรหัสสินค้าสามารถพิมพ์ลงไปได้เลย

7.6 ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ OFS ถ้าเป็นคลังของแผนกบุคคล

    ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ MD1 ถ้าเป็นคลังของผู้บริหาร

    ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ AVL ถ้าเป็นคลังขายหน้าร้าน

    ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ BAK ถ้าเป็นคลังของโกดังสินค้า

7.7 ระบุจำนวน

7.8 อย่าลืมจัดสรรทุกครั้ง ถ้าเป็นการเบิกใช้เกี่ยวกับรถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.9 คลิก SAVE

7.10 การพิมพ์เอกสารใบขอเบิก

7.10.1 คลิก NP MENU ใส่รหัสผู้ใช้ และ PASSWORD

7.10.2 คลิก สินค้าคงคลัง เลือก พิมพ์ใบขอเบิกสินค้าและวัตถุดิบ

 7.10.3 เลือกเอกสารที่ต้องพิมพ์ (ก่อนพิมพ์ควรตรวจสอบให้เรียบร้อยว่าทำการใส่คลัง และที่เก็บถูกต้องหรือไม่ โดยการไปที่ BC Account คลิกที่สัญลักษณ์แว่นขยาย แล้วใส่วันที่ลงไป จากนั้นเลือกเอกสารใบขอเบิกที่ต้องการตรวจสอบขึ้นมา ถ้าเอกสารนั้นถูกต้องให้ทำการ กด SAVE ได้เลย

7.10.4. การพิมพ์ คลิกตรงกรอบสี่เหลี่ยม หน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการจะพิมพ์ 1 ครั้ง

7.10.5 คลิกพิมพ์

ปรากฎเอกสารดังภาพ

7.10.6 ตั้งค่าเครื่อวพิมพ์จากนั้นคลิกที่สัญลักษณ์เครื่องพิมพ์