WI-MC-023 กระบวนการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ผ่านบริษัท

1. วัตถุประสงค์

1. เพื่อกำหนดขั้นตอนการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ให้เป็นไปตามระเบียบบริษัทฯ

2. เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านทุจริต ผลประโยชน์ทับซ้อน และความไม่โปร่งใส

3. เพื่อกำหนดบทบาทหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

4. เพื่อจัดให้มีเอกสารแบบฟอร์มเพื่อใช้เป็นหลักฐานการรับค่าคอมมิชชั่นอย่างเป็นระบบ

2. ขอบเขตการใช้งาน

คู่มือนี้ใช้สำหรับพนักงานฝ่ายขาย พนักงานขายหน้าร้าน พนักงานขายออนไลน์ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี รวมถึงทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender

3. คำจำกัดความ

• Vender หมายถึง ผู้แทนขาย ผู้จำหน่ายสินค้า หรือบริษัทคู่ค้าที่ให้ค่าตอบแทนการขายแก่บริษัท

• ค่าคอมมิชชั่น หมายถึง เงินตอบแทนจากการขายสินค้าของบริษัทที่ได้รับจาก Vender

• พนักงานขาย หมายถึง พนักงานขายทุกช่องทาง เช่น หน้าร้าน ออนไลน์ ฝ่ายขายโครงการ

• บริษัท หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด

4. หลักการและข้อกำหนดของบริษัท

1. ห้ามพนักงานทุกรายรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender โดยตรง ไม่ว่าทางเงินสดหรือโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัว

2. ค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ต้องรับผ่านทางบริษัทเท่านั้น

3. หาก Vender ต้องการให้ค่าตอบแทน ต้องยื่นขออนุมัติผ่านแบบฟอร์ม และได้รับอนุมัติจากผู้บริหารก่อนทุกครั้ง

4. บริษัทจะเป็นผู้รับเงิน และฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้บันทึกบัญชี และจัดทำเอกสารหลักฐาน

5. การจัดสรรค่าคอมมิชชั่นให้พนักงานขาย (ถ้ามี) ต้องเป็นไปตามประกาศหรือเกณฑ์ที่ผู้บริหารอนุมัติเท่านั้น

6. ห้ามมีการรับสลิปส่วนตัวหรือการโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานจัดซื้อหรือพนักงานคนใด

5. บทบาทและหน้าที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

5.1 ฝ่ายขาย / พนักงานขายหน้าร้าน / พนักงานขายออนไลน์

• ห้ามติดต่อ รับเงิน หรือดีลค่าคอมมิชชั่นกับ Vender ด้วยตนเอง

• หากได้รับการติดต่อ ต้องแจ้งหัวหน้างานและฝ่ายจัดซื้อทันที

• ส่งข้อมูลยอดขายที่มีสิทธิ์รับคอมมิชชั่นให้ฝ่ายจัดซื้อเพื่อรวบรวมหลักฐาน

5.2 ฝ่ายจัดซื้อ

• เป็นตัวกลางในการประสานกับ Vender

• จัดทำแบบฟอร์มขออนุมัติรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender

• ตรวจสอบยอดขายร่วมกับฝ่ายขาย

• ส่งเอกสารให้ผู้บริหารอนุมัติ

• รวบรวมหลักฐานการโอนเงินจาก Vender ส่งให้ฝ่ายบัญชี

5.3 ฝ่ายบัญชี

• รับเงินค่าคอมมิชชั่นเข้าบัญชีบริษัท

• บันทึกบัญชีและจัดทำเอกสารรับเงินอย่างเป็นทางการ

• จ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานขายตามประกาศหรือเกณฑ์ที่ได้รับอนุมัติ

5.4 ผู้บริหาร

• อนุมัติการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender

• อนุมัติอัตราการจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานขาย (ถ้ามี)ฃ

6. ขั้นตอนการทำงาน (Workflow)

1. Vender เสนอค่าคอมมิชชั่น → พนักงานขายแจ้งหัวหน้าและฝ่ายจัดซื้อทันที

2. ฝ่ายจัดซื้อ จัดทำ “แบบฟอร์มขออนุมัติรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender”

3. ฝ่ายขาย ส่งยอดขาย รายการสินค้า และผู้เกี่ยวข้องให้ฝ่ายจัดซื้อเพื่อตรวจสอบ

4. ฝ่ายจัดซื้อ ตรวจสอบข้อมูลและสรุปเอกสารเสนอผู้บริหารอนุมัติ

5. เมื่อ ผู้บริหารอนุมัติ → ฝ่ายจัดซื้อแจ้ง Vender ให้โอนเงินเข้าบัญชีบริษัทเท่านั้น

6. ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบยอดเข้าบัญชี จัดทำเอกสารรับเงิน และบันทึกบัญชี

7. หากมีการแบ่งจ่ายพนักงาน → ฝ่ายบัญชีดำเนินการตามเกณฑ์ที่อนุมัติ

8. เก็บเอกสารทั้งหมดเข้าสู่ระบบควบคุมเอกสารของบริษัท

7. มาตรการควบคุมและป้องกันทุจริต

1. ตรวจสอบเส้นทางการเงินให้ชัดเจน ต้องไม่มีการโอนเข้าบัญชีส่วนตัวของพนักงาน

2. ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายขายต้องตรวจสอบยอดขายร่วมกัน

3. ฝ่ายบัญชีต้องตรวจสอบหลักฐานการโอนจาก Vender ทุกครั้ง

4. เอกสารต้องผ่านการอนุมัติของผู้บริหารก่อนเสมอ

5. การฝ่าฝืนถือเป็นการกระทำผิดวินัยร้ายแรง