WI-MC-023 กระบวนการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ผ่านบริษัท

1. วัตถุประสงค์

1. เพื่อกำหนดขั้นตอนการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ให้เป็นไปตามระเบียบบริษัทฯ

2. เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านทุจริต ผลประโยชน์ทับซ้อน และความไม่โปร่งใส

3. เพื่อกำหนดบทบาทหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

4. เพื่อจัดให้มีเอกสารแบบฟอร์มเพื่อใช้เป็นหลักฐานการรับค่าคอมมิชชั่นอย่างเป็นระบบ

2. ขอบเขตการใช้งาน

             คู่มือนี้ใช้สำหรับพนักงานฝ่ายขาย พนักงานขายหน้าร้าน พนักงานขายออนไลน์ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี รวมถึงทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender

3. คำจำกัดความ

       1. Vender หมายถึง ผู้แทนขาย ผู้จำหน่ายสินค้า หรือบริษัทคู่ค้าที่ให้ค่าตอบแทนการขายแก่บริษัท
       2. ค่าคอมมิชชั่น หมายถึง เงินตอบแทนจากการขายสินค้าของบริษัทที่ได้รับจาก Vender
       3. พนักงานขาย หมายถึง พนักงานขายทุกช่องทาง เช่น หน้าร้าน ออนไลน์ ฝ่ายขายโครงการ ขายค้าส่ง
       4. บริษัท หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด

4. หลักการและข้อกำหนดของบริษัท

1. ห้ามพนักงานทุกรายรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender โดยตรง ไม่ว่าทางเงินสดหรือโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัว

2. ค่าคอมมิชชั่นจาก Vender ต้องรับผ่านทางบริษัทเท่านั้น

3. หาก Vender ต้องการให้ค่าตอบแทน ต้องยื่นขออนุมัติผ่านแบบฟอร์ม และได้รับอนุมัติจากผู้บริหารก่อนทุกครั้ง

4. บริษัทจะเป็นผู้รับเงิน และฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้บันทึกบัญชี และจัดทำเอกสารหลักฐาน

5. การจัดสรรค่าคอมมิชชั่นให้พนักงานขาย (ถ้ามี) ต้องเป็นไปตามประกาศหรือเกณฑ์ที่ผู้บริหารอนุมัติเท่านั้น

6. ห้ามมีการรับสลิปส่วนตัวหรือการโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานจัดซื้อหรือพนักงานคนใด

5. บทบาทและหน้าที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

5.1 ฝ่ายขาย / พนักงานขายหน้าร้าน / พนักงานขายออนไลน์

• ห้ามติดต่อ รับเงิน หรือดีลค่าคอมมิชชั่นกับ Vender ด้วยตนเอง

• หากได้รับการติดต่อ ต้องแจ้งหัวหน้างานและฝ่ายจัดซื้อทันที

• ส่งข้อมูลยอดขายที่มีสิทธิ์รับคอมมิชชั่นให้ฝ่ายบริหารสินค้า 

5.2 ฝ่ายบริหารสินค้า 

• เป็นตัวกลางในการประสานกับ Vender

• จัดทำแบบฟอร์มขออนุมัติรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender เพื่อนำเสนอผู้บริหาร 

• ตรวจสอบยอดขายร่วมกับฝ่ายขายและในระบบ
  

• แจ้ง Vender ทำจ่ายโอนเข้าบัญชี บริษัทฯ 

5.3 ฝ่ายการเงินและบัญชี 

• การเงินรับเงินค่าคอมมิชชั่นเข้าบัญชีบริษัท

• บันทึกบัญชีและจัดทำเอกสารรับเงินอย่างเป็นทางการ

• จ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานขายตามประกาศหรือเกณฑ์ที่บริษัทฯ กำหนด 

5.4 ผู้บริหาร

• อนุมัติการรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender

• อนุมัติอัตราการจ่ายค่าตอบแทนหรือคอมมิชชั่นให้พนักงานขาย (ถ้ามี) 

6. ขั้นตอนการทำงาน (Workflow)

รายละเอียดกระบวนการ 

1. Vender เสนอค่าคอมมิชชั่น → จะต้องแจ้งบริหารสินค้าตามเงื่อนไข Vender Agreement เท่านั้นหาก Vender แจ้งผ่านพนักงานขายโดยตรงพนักงานจะต้องแจ้งหัวหน้าและฝ่ายบริหารสินค้าให้ทราบทันที

2. ฝ่ายบริหารสินค้า จัดทำ “แบบฟอร์มขออนุมัติรับค่าคอมมิชชั่นจาก Vender” นำเสนอผู้บริหารอนุมัติ 
   

   

3. เมื่อผู้บริหารอนุมัติให้รับค่าคอมมมิชั่นได้ ฝ่ายขาย ส่งยอดขาย รายการสินค้า และผู้เกี่ยวข้องให้ฝ่ายบริหารสินค้าเพื่อตรวจสอบ

4. ฝ่ายบริหารสินค้า ตรวจสอบข้อมูลและสรุปเอกสารส่งข้อมูลและแจ้งยอดให้กับ Vender ทราบ

5.  Vender จะต้องโอนเงินเข้าบัญชีในนามบริษัทเท่านั้น

6. ฝ่ายการเงิน ตรวจสอบยอดเข้าบัญชี จัดทำเอกสารรับเงิน และบันทึกบัญชี

7. การแบ่งจ่ายพนักงาน → ฝ่ายการเงินดำเนินการตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยผ่านการอนุมัติจากผู้บริหาร
   

7. มาตรการควบคุมและป้องกันทุจริต

1. ตรวจสอบเส้นทางการเงินให้ชัดเจน ต้องไม่มีการโอนเข้าบัญชีส่วนตัวของพนักงาน

2. ฝ่ายบริหารสินค้าและฝ่ายขายต้องตรวจสอบยอดขายร่วมกัน

3. ฝ่ายการเงินต้องตรวจสอบหลักฐานการโอนจาก Vender ทุกครั้ง

4. เอกสารต้องผ่านการอนุมัติของผู้บริหารก่อนเสมอ

5. การฝ่าฝืนถือเป็นการกระทำผิดวินัยร้ายแรง