WI-MC-017 กรณีสั่งสินค้ามาแล้ว บาร์โค้ดสแกนไม่ได้

วัตถุประสงค์ (Objective)

1. เพื่อกำหนดขั้นตอนการตรวจรับสินค้าให้ถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบได้
2. เพื่อควบคุมคุณภาพสินค้าให้ตรงตามใบสั่งซื้อ (PO) และลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
3. เพื่อจัดการปัญหาที่เกี่ยวกับบาร์โค้ด (สแกนไม่ได้, ไม่มีบาร์โค้ด, พิมพ์ไม่ชัด ) และมีแนวทางแก้ไขที่ชัดเจน
4. เพื่อเป็นหลังฐานอ้างอิงในการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายบาร์โค้ดจาก Supplier

ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน (Scope)

1. ครอบคลุมสินค้าทุกประเภทที่จัดส่งโดย Supplier มายังคลังสินค้าหรือแผนกตรวจรับสินค้า
2. ใช้กับพนักงานตรวจรับสินค้า ฝ่ายคลังสินค้า และฝ่ายจัดซื้อ
3. รวมถึงกระบวนการตรวจสอบเอกสาร (PO ,ใบส่งของ) ,ตรวจสอบจำนวน, ตรวจสอบสภาพสินค้า, การสแกนบาร์โค้ดและการรายงานปัญหา

อุปกรณ์/เครื่องมือ (Equipment & Tools)

1. ใบสั่งซื้อ (PO)  และใบส่งของ (Delivery Note)
2. เครื่องสแกนบาร์โค้ด (Barcode Scanner)
3. ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory System/ERP)
4. เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดและสติกเกอร์บาร์โค้ด
5. แบบฟอร์มรายงานปัญหาบาร์โค้ด (Barcode Issue Report)

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Roles & Responsibilities)

• พนักงานตรวจรับสินค้า
  • ตรวจสอบเอกสารสินค้า (PO, ใบส่งของ)
  • ตรวจสอบจำนวนสินค้าและสภาพสินค้า
  • สแกนบาร์โค้ดและบันทึกผลในระบบ
  • กรอกแบบฟอร์มรายงานปัญหากรณีบาร์โค้ดมีปัญหา
• หัวหน้าฝ่ายคลังสินค้า
  • ตรวจสอบความถูกต้องของรายงานปัญหาบาร์โค้ด
  • อนุมัติพิมพ์บาร์โค้ดใหม่
  • ประสานงานกับ บริหารสินค้า กรณีมีปัญหา
• ฝ่ายจัดซื้อ/บริหารสินค้า 
  • รับทราบปัญหาที่รายงานจากคลังสินค้า
  • ติดต่อ Supplier เพื่อแจ้งค่าใช้จ่ายบาร์โค้ดเพิ่มเติม
  • จัดทำสรุปและปรับปรุงกระบวนการกับ Supplier หากพบปัญหาบ่อยครั้ง
• คำจำกัดความ (Definitions)
  • PO (Purchase Order): ใบสั่งซื้อที่บริษัทออกให้กับ Supplier ระบุสินค้า จำนวน และราคา
  • ใบส่งของ (Delivery Note) : เอกสารที่มากับสินค้า ระบุรายละเอียดการจัดส่ง
  • Barcode: รหัสแท่งที่ใช้ระบุตัวตนของสินค้า เพื่อให้ระบบสามารถสแกนและบบันทึกข้อมูลได้
  • บาร์โค้ดชำรุด/อ่านไม่ได้ : บาร์โค้ดที่ไม่สามารถสแกนได้เนื่องจากพิมพ์ไม่ชัด ซีดจาง หรือเสียหาย
  • Barcode Issue Report: แบบฟอร์มบันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อบาร์โค้ดไม่สามารถใช้งานได้

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

แผนกตรวจรับสินค้า รับสินค้า+ใบส่งของ

ตรวจสอบจำนวนสินค้า  เทียบกับ PO
กรณีไม่ถูกต้อง  แจ้งบริหารสินค้า ประสานงานกับ Supplier
กรณีถูกต้อง ตรวจสอบสภาพสินค้า สแกนบาร์โค้ดสินค้า
กรณีสแกนได้

กรณ