WI-MC-004 Drop Ship สินค้าส่งตรงเข้าหน้างาน

วัตถุประสงค์

เพื่อควบคุมมาตรฐานในการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship สามารถติดตามสินค้าและเอกสาร การรับเข้า ออกบิลให้แล้วเสร็จภายในสิ้นวัน เพื่อป้องกันปัญหาบิลขายค้างในระบบ หรือใบสั่งซื้อค้างรับเข้า

ขอบเขต

การสั่งซื้อสินค้าทั้งหมดที่ส่งตรงเข้าหน้างาน ไม่ผ่านเข้าคลังบริษัท (กรณีการส่งสินค้าเข้าร้าน 999 ซุปเปอร์ช้อปด้วย)

ขั้นตอน

รายละเอียด

1. พนักงานขายจัดทำใบ Back order ตามรายการที่ลูกค้าสั่งซื้อ (WI-SA-009 การจัดทำใบ Back order) และทำใบรับมัดจำ (กรณีสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ใบรับมัดจำค่าสินค้าอย่างน้อย 30% เพื่อเป็นการยืนยันการสั่งซื้อ)
2. ส่งใบ Back order ไปให้แผนกจัดซื้อดำเนินการจัดทำใบ PO (WI-BY-005 การทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง) เพื่อสั่งสินค้ากับ Vendor ต่อไป 
3. Vendor จะยืนยันตัวสินค้า จำนวน และวันที่จัดส่งให้ทางพนักงานจัดซื้อทราบ
4. พนักงานจัดซื้อจัดทำใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS ระบุจำนวนตามที่ทาง Vendor แจ้งมา และนำส่งให้พนักงานขายเพื่อดำเนินการตรวจเช็คหน้างานว่าได้รับสินค้าตามจำนวนที่สั่งซื้อหรือไม่
5. ขนส่งแจ้งกลับผ่านช่องทาง Chat app ว่าได้มีการ ส่งสินค้าครบตามจำนวนที่สั่งซื้อพร้อมกับขอรูปถ่ายใบรับสินค้าที่มีการเซ็นรับจากลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจรับสินค้า
6. จัดซื้อบันทึกรับเข้าสินค้าเข้าคลัง 99 และส่งเอกสารแจ้งพนักงานขายตรวจสอบ
7. พนักงานขาย ตรวจสอบจำนวนสินค้าตามที่ลูกค้าได้รับจริง ผ่านไลน์ เทียบกับหลักฐานใบตรวจรับสินค้าว่าเป็นคลังใด ก่อนส่งให้แคชเชียร์ทำการออกบิลขายให้ถูกต้อง ตรงคลังที่รับเข้า (คลัง99)
8. แคชเชียร์ทำการออกบิลขายสินค้า PASS ส่ง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ส่งให้ลูกค้าตามรายการสินค้าที่ได้รับจริง
9. หลังจากนี้ทาง Vendor จะส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ ใบจ่ายสินค้าและใบส่งสินค้า มายังแผนกการเงิน เพื่อตรวจสอบเอกสารและดำเนินการชำระเงินต่อไป
10. ทางแผนกการเงิน ทระทบยอดของเอกสารทั้ง 3 ส่วนคือ ใบสั่งซื้อ, ใบรับเข้า, ใบส่งของ หากพบข้อผิดพลาดของเอกสารจะทำการส่งเอกสารกลับคืนเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อเอกสารครบถ้วนถูกต้องแล้วทางการเงินจะทำการตั้งเบิกเพื่อชำระค่าสินค้าให้กับทาง Vendor และค่าขนส่งให้กับบริษัทขนส่ง(ถ้ามี)

เพื่อตรวจสอบงานประจำวัน ลดข้อผิดพลาด จะมีงาน Daily management ของแต่ละฝ่ายดังนี้

1. แผนกบัญชี และ หัวหน้าทีมขาย ออกรายงานสรุปการรับเข้าสินค้า Drop-ship ที่ลืมออกบิลข้ามวัน (GR-206) แยกตามสาขาเพื่อ Clear สินค้าก่อนสิ้นวัน
2. จัดซื้อ ออกรายงานใบสั่งซื้อครบกำหนดส่งประจำวัน เพื่อตรวจว่าไม่มีใบสั่ง Drop-ship ที่ของเข้าหน้างาน แล้วลืมตรวจสอบบันทึกรับเข้า

เฉพาะกรณีของซื้อเข้าร้าน 999 Supershop

การรับเข้าให้เป็นหน้าที่แผนกบัญชี เพื่อกระทบยอดสินค้าคงคลังระหว่าง ระบบ Business Plus กับ BC Account

VDO

หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานขาย 

• ดูรายงาน ใบโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง ว่ามีสินค้าอะไรบ้างที่ถึงกำหนดวันนัดรับที่ถึงกำหนด
• ติดตาม รับแจ้งว่าสินค้าถึงลูกค้าหรือยัง ถ้าถึงเรียบร้อยแล้ว นำเอกสารให้ GR รับเข้าสินค้า

GR 

• รับเข้าสินค้า Drop Ship 

จัดซื้อ

• ออกใบ PO 
• รับแจ้งจาก Vendor ในการยืนยันการส่งสินค้าและแจ้งให้พนักงานขายทราบเพื่อติิดตามสินค้าว่าถีงลูกค้าตามที่ได้สั่งซื้อหรือไม่
• ออกใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS 

Service division/หัวหน้าทีมขาย

• ตรวจรายงานสินค้า Drop Ship ค้างทำ Bill ขาย 

แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• ใบ Back order 
• ใบสั่งซื้อ (PO)
• ใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS
• ใบตรวจรับสินค้า 
• บิลเงินสดใบกำกับภาษี
• ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
• รายงาน สินค้า Drop Ship