WI-MC-001 การจัดทำใบเสนอซื้อ(PR)

1.วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกบริหารสินค้า ในเรื่องของ “การจัดทำใบ เสนอซื้อสินค้า (PR)” เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการจัดหาสินค้าเข้ามาได้ทันเวลา และมีสินค้าขายได้อย่างต่อเนื่อง                                              

2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

2.1 การจัดซื้อสินค้าแผนกจัดซื้อมีหน้าที่ต่อรองให้ได้ข้อเสนอที่ดีที่สุดเมื่อเทียบกับคู่แข่งในปริมาณ/มูลค่าเท่ากัน ซึ่งจะต้องบันทึกข้อตกลงและเงื่อนไขการสั่งซื้อ(อาทิ ส่วนลด และระยะเวลาชำระเงินมาตรฐาน หรือเป้าและรางวัลต่างๆเป็นต้น) ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร และจัดทำบันทึกคุณภาพตามมาตรฐาน โดยมีการตรวจสอบให้ทันสมัยอยู่เสมอ

2.2 รอบการจัดซื้อ PO สินค้าสั่งพิเศษที่รับเงินมัดจำ และผ่านการอนุมัติขายแล้ว ให้สิทธิ์ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ อนุมัติการสั่งซื้อได้ทันทีให้เสร็จสิ้นวันต่อวัน ส่วน PO ที่ซื้อมาสต๊อคขาย จะต้องกำหนดรอบการอนุมัติไม่เกินกว่าสัปดาห์ละ 1 ครั้ง ตามแผนการออก PO แยกตามแผนก โดยผู้นำเสนอต้องมีข้อมูลพร้อมให้ผู้อำนวยการตัดสินใจในรูปแบบของเอกสาร-รายงานสนับสนุนครบถ้วนตามเกณฑ์ตรวจสอบที่กำหนดไว้ในคู่มือฉบับนี้

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

4.1 พนักงานขาย-คลัง มีหน้าที่เสนอซื้อสินค้าสั่งพิเศษ และสินค้าซื้อสต๊อค (Special Order และ Sale Inventory) โดยจัดทำใบ PR รวมให้เจ้าหน้าที่ธุรการขาย/จัดซื้อสาขา รวบรวมส่งให้จัดซื้อส่วนกลางตามรอบการปฏิบัติงาน

4.2 พนักงานจัดซื้อส่วนกลาง มีหน้าที่รวบรวมใบเสนอซื้อ แยกตาม Vender และแผนกสินค้าต่างๆ จัดประเภทการสั่งซื้อสินค้าสั่งพิเศษและสินค้าซื้อมาสต๊อค ออกจากกัน นำเสนอแก่ผู้จัดการแผนกเพื่อทำการอนุมัติต่อไป รวมไปถึงมีสิทธิ์พิจารณาเสนอซื้อสินค้าอื่นๆที่อยู่ในแผนงบประมาณจัดซื้อของแผนกทั้งนี้ การพิจารณาต้องอยู่บนพื้นฐานของผลประโยชน์สูงสุดของกิจการเป็นสำคัญ

4.3 ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ มีหน้าที่ “ตรวจสอบ” ความครบถ้วนของเอกสาร ตามมาตรฐานการตรวจสอบใบสั่งซื้อ BY3-W01 โดยมีสิทธิ์อนุมัติใบสั่งซื้อในกลุ่ม PRA ได้ หากตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนแล้ว และใบสั่งซื้อ PRM เฉพาะรายการที่ไม่เกินงบประมาณจัดซื้อของแผนกนั้นๆ

4.4 ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ มีหน้าที่กำหนดงบประมาณจัดซื้อ และอนุมัติรายการสั่งซื้อที่เกินกำหนดงบประมาณ เช่นรายการเร่งด่วนกรณีสินค้าปรับราคา เป็นต้น ทั้งนี้ผู้เสนอซื้อและผู้ตรวจสอบ จะต้องจัดเตรียมข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจให้พร้อมตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในคู่มือนี้

4.5 เจ้าหน้าที่จัดซื้อ, พนักงานขาย, เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้าง จัดทำใบเสนอซื้อ

• ตรวจนับสต๊อคสินค้าภายในร้าน ว่าเพียงพอต่อการขายหรือไม่

• จัดทำรายการสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ

4.6 หัวหน้าแผนก, Section manager

• ตรวจสอบความเคลื่อนไหวการขายสินค้าที่ผู้เสนอซื้อทำการขอซื้อ

• พิจารณาการขอซื้อสินค้าว่าถูกต้องชัดเจน

4.7 ผู้จัดการส่วน Store manager มีหน้าที่ อนุมัติเอกสารการขอซื้อเพื่อทำการสั่งซื้อต่อไป 

5.คำจำกัดความ

PR หมายถึง Purchase Order Request คือเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อขอซื้อสินค้า/บริการ/จัดซื้อจัดจ้างในบริษัท  

     

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง 

-

7. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

8.รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

   8.1.พนักงานขาย, เจ้าหน้าที่จัดซื้อ เช็คสต๊อครายการสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อหรือมียอดคงเหลือน้อยหรือไม่มีในสต๊อค แล้วจัดทำใบเสนอซื้อ โดยเข้าไปที่หน้าจอ BC ACCOUNT 

8.2.ใส่รหัสผ่าน แล้วกด CONNECT 

8.3 Click => จัดซื้อ    เลือก บันทึกใบเสนอซื้อสินค้า => Click

 

8.4. กรอกรายละเอียด

ช่องเลขที่ใบเสนอซื้อ 

• PRM ใช้ในกรณีขอเสนอซื้อสินค้าเข้ามาสต๊อค

• PRA ใช้ในกรณีขอเสนอซื้อสินค้าที่เป็น BACK ORDER จะรันเลขที่เอกสารให้โดยอัติโนมัติ

• PRE ใช้ในกรณีขอเสนอซื้อสินค้าจัดซื้อจัดจ้าง (แผนกบุคคลเป็นผู้จัดทำ)

แผนก  เลือกแผนกที่ทำการขอซื้อ

ผู้ขออนุมัติ  เลือกโดยการคลิก แล้วพิมพ์ชื่อหรือถ้ารู้รหัสพนักงาน สามารถใส่รหัวพนักงานผู้ขอซื้อได้เลย 

หมายเหตุ   ระบุหมายเหตุการสั่งซื้อให้ชัดเจน และต่อท้ายด้วยการระบุคลังสินค้าให้ถูกต้อง เช่น 

• สินค้าประเภทครุภัณฑ์หรือวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงาน ระบุ คลัง OFS

• สินค้าที่ซื้อมาเพื่อใช้เป็นของสมนาคุณให้กับลูกค้า     ระบุ คลังของแถม

• สินค้าที่ซื้อมาเพื่อใช้ประโยชน์เฉพาะทาง โดยสินค้าดังกล่าวจะต้องเป็นสินค้า        ระบุ คลังทรัพย์สิน

ที่มีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป และมีอายุการใช้งานตั้งแต่ 3 ปี หรือ 5 ปี ขึ้นไป

เช่น เครน, รถยนต์ และอุปกรณ์ IT เป็นต้น 

8.5. กรอกรายการรหัสสินค้า จำนวนที่จะขอซื้อ ระยะเวลาที่ต้องการ ให้ครบถ้วน แล้วทำการบันทึกสินค้า 

8.6. เข้าไปที่หน้าจอจัดพิมพ์ใบเสนอซื้อสินค้าพิมพ์ใบเสนอซื้อ

8.7. ใส่รหัส Password 

8.8.เข้าไปที่หน้อจอจัดซื้อ → พิมพ์ใบเสนอซื้อ 

8.9 .พิมพ์ใบเสนอซื้อ

8.10.ลงรายมือชื่อผู้จัดทำ 

8.11.ส่งใบเสนอซื้อให้ทาง ผู้ตรวจสอบ ตรวจสอบและลงลายมือชื่อ 

8.12.ส่งให้ผู้อนุมัติ เซ็นต์อนุมัติการขอซื้อ 

8.13.ส่งใบขอซื้อไปยังบริหารสินค้าเพื่อทำการสั่งซื้อ