WI-MC-016 การจัดทำงบประมาณจัดซื้อ

วัตถุประสงค์

เพื่อให้แผนกจัดซื้อ ถือเป็นแนวปฏิบัติ ในกระบวนการจัดทำงบประมาณการจัดซื้อ เพื่อป้องกันการสั่งซื้อสินค้าจนล้นสต๊อค หรือขาดสต๊อค รักษาระดับปริมาณสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่สอดคล้องกับความต้องการของตลาด มีสินค้าเพียงพอขาย และนำไปใช้เป็นข้อมูลตัดสินใจในการทำข้อตกลงเป้าการซื้อกับ Vendor ซึ่งงบประมาณดังกล่าวได้ถูกกำหนดแนวทางจากการพยากรณ์การขายในแต่ละงวด

ขอบเขต

ครอบคลุมถึงการกำหนดเป้าหมายการขายแผนกค้าส่งและค้าปลีก จนกระทั่งสามารถคำนวณตัวเลขงบประมาณจัดซื้อและนำตัวเลขมาควบคุมการอนุมัติใบสั่งซื้อได้  

ผังขั้นตอนการปฏิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การรับเป้าขาย

รับ เป้าขายแผนกขาย แผนการขายรวม จากผู้อำนวยฝ่ายขาย เพื่อใช้จัดทำแผนการซื้อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

กำหนดโควต้า Stock สินค้าแยกตาม Department

พนักงานจัดซื้อ กำหนดโควตา Stock สินค้าแยกตาม Department เพื่อใช้ในการจัดทำแผนการซื้อ 

วางแผนการซื้อ

พนักงานจัดซื้อ จัดทำแผนการซื้อสินค้าประจำปี จากเป้าขายแผนกขาย เพื่อเสนอต่อผู้อำนวยการบริหารสินค้า

อนุมัติแผนการซื้อ

ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้า พิจารณา (BY1-RP01) แผนการซื้อสินค้าประจำปี
กรณีไม่ผ่านการพิจารณา หรือมีการปรับ (BY1-RP01) แผนการซื้อสินค้าประจำปีจะส่งกลับให้พนักงานจัดซื้อ จัดทำ (BY1-RP01) แผนการซื้อ

สินค้าประจำปี ใหม่

กรณีผ่านการพิจารณา ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้า จะลงนามเพื่ออนุมัติ

ประชุมแจกเป้าการซื้อ

ผู้จัดการจัดซื้อ และผู้อำนวยการบริหารสินค้า ร่วมประชุมแจกเป้าการซื้อให้กับพนักงานจัดซื้อรับทราบเป็นรายบุคคล

จัดทำ ACTION PLAN

พนักงานจัดซื้อ จัดทำ ACTION PLAN เพื่อผลักดันสินค้าให้ตามเป้าการซื้อที่ได้รับมอบหมาย 

ประชุมประจำสัปดาห์

พนักงานจัดซื้อ ร่วมประชุมกับผู้จัดการจัดซื้อ เพื่อติดตามผลว่า เป็นไปตาม ACTION PLAN ที่จัดทำไว้หรือไม่ อย่างไร หากไม่เป็นไปตาม ACTION PLAN ให้ไปแก้ไขและจัดทำ ACTION PLAN มาใหม่ 

พิจารณาปรับเป้าการซื้อ

ผู้จัดการจัดซื้อ นำ (BY1-RP01) แผนการซื้อสินค้าประจำปี และแผนการขายและโปรโมชั่น
ประกอบการพิจารณาปรับเป้าการซื้อ 

เสนอ ผอ. ปรับเป้าการซื้อ

ผู้จัดการจัดซื้อ นำเสนอ เป้าการซื้อที่ผ่านการพิจารณาให้ ผอ.อนุมัติ (BY1-RP01) แผนการซื้อสินค้าประจำปี

สรุปเป้าแผนการซื้อ

ผู้จัดการจัดซื้อ สรุปแผนการซื้อ เก็บรวบรวม จัดทำแผนงบประมาณการซื้อโดยแยกเป็น รายเดือน รายปี ตามหมวดหมู่สินค้าที่แต่ละคนรับผิดชอบ เพื่อติดตามผลการดำเนินการต่อไป

คำจำกัดความ

บริษัท หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
โควตา หมายถึง กำหนดมูลค่าการสั่งซื้อสินค้าแยกตาม Department เช่น สินค้ากลุ่ม A กำหนด Maximum Stockไว้ที่ 10 ล้านบาท        

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้า
   1. อนุมัติแผนการจัดทำงบประมาณการจัดซื้อ
2. ผู้จัดการส่วนจัดซื้อ
   1. วางแผนการซื้อร่วมกับพนง.จัดซื้อ
   2. แจกจ่ายแผนการซื้อให้แต่ละแผนกรับทราบ
   3. ติดตามการซื้อให้เป็นไปตามแผน
   4. พิจารณาปรับปรุงแผน
   5. พิจารณาแผนการซื้อแยกเป็นรายสินค้าแต่ละหมวด
3. พนักงานจัดซื้อ
   
   1. รับเป้าการขาย
   2. จัดทำแผนการซื้อสินค้าที่ตนรับผิดชอบ ร่วมพิจารณาปรับปรุงแผน

แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

1. แผนการขายรวม
2. แผนการซื้อสินค้าประจำปี
3. รายงานการประชุมแผนก
4. แผนการขายและโปรโมชั่น