WI-SA-006 การขายสีผสม
การขายสีผสม
1. วัตถุประสงค์
- คู่มือการปฏิบัติงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการขายสีผสมให้กับลูกค้า
- เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติและขั้นตอนการขายสีผสม มิให้เกิดผิดพลาด หรือสร้างควมไม่พอใจให้กับลูกค้า
- กรณีสีไม่ตรงกับที่ลูกค้าต้องการ และสร้างความเสียหายให้แก่บริษัท
- เพื่อใช้ควบคุมสต๊อกแม่สีให้ตรงตามความเป็นจริง
2. นโยบาย
- พนักงานขายทุกคน ต้องรับทราบขบวนการขายสีผสม
- เพื่อป้องกันมิให้เกิดความผิดพลาดหลังการผสมสีเสร็จ
- เพื่อมิให้ลูกค้าเกิดความไม่พอใจ
- เพื่อมิให้เกิดความผิดพลาด และสร้างความเสียหายให้กับบริษัท
3. ผังกระบวนการ (Work Flow)
3.1 กรณีลูกค้าสั่งซื้อปกติ
4. ขั้นตอนปฏิบัติงาน
- เมื่อลูกค้าติดต่อพนักงานขายเสนอความต้องการสีผสม
พนักงาน PC ต้องตรวจสอบหลักฐานการทำการผสมสี ดังนี้
1. ต้องมีบิลเงินเชื่อ
2. กรณีเงินสดลูกค้าต้องชำระเงินแล้วเท่านั้น
3. ใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ของลูกค้า
4. หากไม่มีข้างต้นข้อ 1-3 พนักงาน PC ผู้ทำการผสมสีต้องรับผิดชอบ - พนักงานทำการผสมสีให้กับลูกค้า
- พนักงานขายสี / PC สี กรอกข้อมูลแม่สีใน “ใบรายการการขายแม่สี” พร้อมสรุปราคาค่าสีผสม และติดสติกเกอร์ที่ได้จากเครื่องผสมสี ติดที่สมุดคุม 1 ดวง ติดที่ฝาถังสีผสม 1 ดวง อีก 1 ดวง นำไปให้แคชเชียร์เพื่อคิดเงินลูกค้า
- ทุกสิ้นวันแคชเชียร์ออกรายงานการผสมแม่สี และการคิดเงินค่าแม่สีส่งให้แผนกบัญชีสินค้าคงคลังตรวจสอบ
- Section Manager ตรวจสอบรายงานแม่สีกับเครื่องผสมสีให้ตรงกันทุกสิ้นวันเพื่อป้องกันปัญหามีการผสมสีผิดหรือเกินแล้วไม่แจ้ง
- กรณีลูกค้าติดต่อสั่งสินค้าอีกสาขาแต่ให้รับสินค้าอีกสาขา พนักงานขายประสานแคชเชียร์กลางสาขานั้นๆ และส่ง Order ต่อพร้อมทั้งระบุวัน เวลา ที่ลูกค้าจะไปรับสินค้าให้ชัดเจน
- พนักงานขายแจ้งให้ลูกค้าติดต่อที่แคชเชียร์กลางสาขานั้นๆ พร้อมเบอร์โทรผู้ติดต่อประสานงาน โดยไม่ต้องให้ลูกค้าถือใบสั่งขายไป
- แคชเชียร์กลางจะทำการปริ้นเอกสารใบสั่งขายและประสานงานให้พนักงานขายสี/PC สาขานั้นๆ ทำการผสมสีให้กับลูกค้าโดยมีบิล
ใบเสร็จแนบ (กรณีลูกค้าเงินสด) - ลูกค้าติดต่อรับสินค้าที่แคชเชียร์กลางเท่านั้น
- แนะนำลูกค้าหากต้องการผสมสีเดิมซ้ำเพื่อความรวดเร็วให้นำหลักฐานหรือภาพถ่ายรหัสแม่สีที่ชัดเจนกลับมาแสดงทุกครั้ง
ตัวอย่าง ใบรายการการขายแม่สี
กระบวนการหลังจากผสมสีเสร็จ
- เมื่อผสมสีเสร็จแล้ว ทำการแต้มตัวอย่างสี 2 จุด คือ
- บนฝาสี
- สมุดบันทึกประวัติการซื้อสีของลูกค้า ซึ่งจะวางไว้บนเครื่องผสมสีของแต่ละยี่ห้อ
(ตามรูปที่แนบมา)
- ยี่ห้อ BEGER
- ยี่ห้อ TOA
- ยี่ห้อ ICI
- ยี่ห้อ Captain
- ยี่ห้อ DELTA
2. จากนั้นให้ลูกค้าตรวจสอบอีกครั้งพร้อมกับเซ็นต์รับทราบลงบนสมุดประวัติการซื้อสี
3. แจ้งลูกค้าอีกครั้งว่าสีผสมซื้อแล้วไม่รับเปลี่ยนคืน
กรณีที่จะทำการเคลม/ผสมใหม่ให้กับลูกค้า
ขึ้นอยู่กับ
- ระหว่างผสมสีอยู่นั้น เกิดไฟฟ้าขัดข้องทำให้เครื่องผสมสีสะดุดและโปรแกรมสีที่ผสมออกมาเพื้ยน
- ระหว่างผสมสีอยู่นั้น เครื่องผสมสีเกิดขัดข้องหยุดทำงานชั่วขณะ ทำให้สีที่ผสมออกมาเพี้ยน
- ตรวจพบว่าเครื่องผสมสีไม่ผ่านการ Calibration หรือการบำรุงรักษา หรือทดสอบเทียบ เกินกว่าระยะเวลาที่กำหนดจาก Vender
ข้อปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหาการผสมสีผิด
1. กรณีลูกค้าสั่งผิด
- ลูกค้าเงินสด ให้ทำการเก็บเงินก่อนผสมทุกครั้ง
- ลูกค้าเงินเชื่อ พนักงานขายรับรองแทนลูกค้าและจะต้องแจ้งลูกค้าก่อนสั่งผลิตว่า “ไม่รับคืนสินค้าหรือทำการแลกเปลี่ยนใดๆ”
2. กรณีพนักงานขายรับคำสั่งหรือแจ้งผิด
- ให้ทำการเปิดบิลขายเป็นชื่อพนักงานที่รับผิดชอบ โดยชำระเงินทันทีหรือทำการผ่อนจ่ายผ่านการหักเงินเดือนที่ตกลงตามงวดอนุมัต
- ให้พนักงานนำไปใช้เองหรือฝากขายที่ร้านทำ POC เมื่อขายได้จะได้รับเงินคืน
3. กรณีพนักงาน PC ผสมผิด
- ให้ทำการชำระเงินทันทีหรือเปิดบิลขายเป็นชื่อ PC ทำ POC ฝากขายที่ร้านได้
4. กรณีเครื่องหรือระบบผิด
- ให้ทาง Supplier รับผิดชอบและ LP ส่งเรื่องให้บัญชี/การเงินหักบัญชี
5. กรณีไม่ทำป้ายเตือน
- ให้ Section รับผิดชอบ
กรณีที่ลูกค้าต้องการผสมสีซ้ำให้ปฏิบัติตามระเบียบปฏิบัติ
-
ให้ตรวจสอบหลักฐานใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี ที่ลูกค้านำมาแสดงเพื่อตรวจสอบวันที่และ เวลาที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อในครั้งก่อน
-
ให้ลูกค้าแสดงหลักฐานภาพถ่ายหรือสติ๊กเกอร์แม่สีบนฝาถังที่ทำการผสมในครั้งก่อน
-
หากลูกค้าไม่ได้นำหลักฐานแม่สีมาแสดงให้ตรวจสอบประวัติการผสมสีเพื่อดูเฉดแม่สีให้ถูกต้องตรงกัน
-
นำรหัสแม่สีและเฉดสีในสมุดที่เก็บประวัติไว้ ให้ลูกค้าดูและยืนยันความถูกต้อง (Confirm) ก่อนทำการผสม
-
กรณีเงินสดให้ลูกค้าชำระเงินก่อนทำการผสมทุกครั้ง