CAR68-CR-006 แจ้งตัดใบมัดจำผิด

วันที่ 24/05/68

แก้ไขปัญหา
ชื่อ/สกุล/แผนก นส.ณิชชากานต์ ลือชัย แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนกจัดส่งจะไปส่งสินค้าให้กับลูกค้า บจก.J-PROPERTY HOM แต่ไม่สามารถออกบิลได้เนื่องจากวงเงินไม่พอ จากการตรวจสอบพบว่า พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ S01 ได้สั่งสินค้า Back Order อ่างล้างจานสองหลุมลูกค้ายังไม่ได้โอนเงินมัดจำมาแต่แจ้งเลขที่มัดจำที่ผูกกับเลขที่ใบสั่งขาย S02 แคชเชียร์จึงตัดมัดจำผิด ส่งผลกระทบทำให้วงเงินมัดจำของ S02 ไม่เพียงพอกับการออกบิลและกระทบกับคิวจัดส่งตามที่ได้นัดหมายกับลูกค้าไว้

สาเหตุของปัญหา

มาตรการแก้ไขปัญหา

1. บริษัทฯ เดียวกันเห็นมีวงเงินสามารถตัดมัดจำได้จึงไม่ทันได้สังเกตุว่ามีการผูกเลขมัดจำ กับใบสั่งขายของ S02 ไว้แล้ว จึงเขียนเลขมัดจำให้แผนกแคชเชียร์ผิด

ตรวจสอบกับลูกค้าว่ามีการโอนเงินมัดจำสินค้า Back Order มาหรือยังโดยให้ลูกค้ายืนยันด้วยสลิป

การจัดทำขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบ "ใบมัดจำก่อนออกบิล" เป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมภายในและป้องกันความผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ โดยขั้นตอนเหล่านี้ควรชัดเจน มีระบบ และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

✅ ขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบใบมัดจำก่อนออกบิล

1. ตรวจสอบเอกสารใบมัดจำ (Deposit Slip / ใบรับเงินล่วงหน้า)

ตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลในใบมัดจำ เช่น:
- ชื่อผู้ชำระเงิน
- เลขที่เอกสาร
- วันที่
- รายการสินค้า/บริการ
- จำนวนเงินที่ชำระ
- เงื่อนไขการมัดจำ (ถ้ามี)

2. ตรวจสอบยอดเงิน

เปรียบเทียบยอดมัดจำกับยอดที่ระบุในระบบบัญชี/โปรแกรม ERP
ตรวจสอบว่าเป็นยอดมัดจำสุทธิหลังหักภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่ (ถ้ามี)

3. ตรวจสอบความสอดคล้องกับใบเสนอราคา

ตรวจสอบว่าใบมัดจำตรงกับ:
- เลขที่ใบเสนอราคา หรือเลขที่สัญญา
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- รายการสินค้า/บริการ

4. ตรวจสอบสถานะของใบมัดจำ

ตรวจสอบว่า:
- ได้รับเงินจริงแล้วหรือยัง (ดูจากสลิปโอน / รายการใน statement)
- ยังไม่ถูกนำไปใช้หักล่วงหน้าในบิลอื่น

5. บันทึกข้อมูลในระบบ

ตรวจสอบว่าใบมัดจำถูกบันทึกเข้าระบบบัญชีหรือระบบ ERP แล้วหรือยัง
หากยัง ให้ดำเนินการบันทึกก่อนออกบิล

6. อ้างอิงใบมัดจำในการออกบิล

นำข้อมูลใบมัดจำมาอ้างอิงในใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ
ระบุยอดที่หักล่วงหน้า (ถ้ามี)
แสดงเลขที่ใบมัดจำในใบแจ้งหนี้เพื่อความชัดเจน

7. การอนุมัติ

ให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้มีอำนาจตรวจสอบความถูกต้องก่อนอนุมัติออกบิล
แนบเอกสารประกอบ เช่น สำเนาใบมัดจำ, ใบเสนอราคา, หลักฐานการโอนเงิน

📝 ตัวอย่างฟอร์มเช็กลิสต์การตรวจสอบใบมัดจำ

รายการตรวจสอบ	ตรวจแล้ว (✓)	หมายเหตุ
ใบมัดจำครบถ้วน ถูกต้อง
ยอดเงินตรงตามระบบบัญชี
อ้างอิงใบเสนอราคา/สัญญาได้
ได้รับเงินเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้ว
ยังไม่ถูกนำไปใช้ในบิลอื่น
มีการบันทึกในระบบแล้ว
แนบเอกสารประกอบครบ
ตรวจสอบและอนุมัติโดยหัวหน้า