CAR68-CR-006 แจ้งตัดใบมัดจำผิด

วันที่ 24/05/68

แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก นส.ณิชชากานต์ ลือชัย  แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ และ นางสาวศิรดาวรรณ ดิษฐ์บ้านไร่ ตำแหน่ง พนักงานแคชเชียร์
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
              เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนกจัดส่งจะไปส่งสินค้าให้กับลูกค้า บจก.J-PROPERTY HOM แต่ไม่สามารถออกบิลได้เนื่องจากวงเงินไม่พอ จากการตรวจสอบพบว่า พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ S01 ได้สั่งสินค้า Back Order อ่างล้างจานสองหลุมลูกค้ายังไม่ได้โอนเงินมัดจำมาแต่แจ้งเลขที่มัดจำที่ผูกกับเลขที่ใบสั่งขาย S02 แคชเชียร์จึงตัดมัดจำผิด ส่งผลกระทบทำให้วงเงินมัดจำของ S02 ไม่เพียงพอกับการออกบิลและกระทบกับคิวจัดส่งตามที่ได้นัดหมายกับลูกค้าไว้

สาเหตุของปัญหา	มาตรการแก้ไขปัญหา
ใบมัดจำไม่ได้ล็อกไว้ พนักงานไม่ได้สังเกตุว่ามีการผูกมัดจำกับใบสั่งขายอื่นไว้แล้ว แคชเชียร์ไม่ได้ตรวจสอบก่อนทำการตัด	แจ้ง IT ให้แก้ไขเรื่องการล็อกใบมัดจำที่มีการผูกใบสั่งขายไว้ พนักงาน CR ต้องตรวจการโอนเงินที่มีการทำ Back Order ไว้โดยไม่ยุ่งกับใบมัดจำอื่นที่ไม่ใช่มัดจำสินค้าของตนเอง เว้นแต่ยอดเงินคงเหลือแล้วลูกค้ายินยอม แคชเชียร์ตรวจสอบใบมัดจำว่ามีการผูกกับใบสั่งขายอื่นหรือไม่  Link คู่มือการตัดมัดจำ

การจัดทำขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบ "ใบมัดจำก่อนออกบิล" เป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมภายในและป้องกันความผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ โดยขั้นตอนเหล่านี้ควรชัดเจน มีระบบ และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

---

✅ ขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบใบมัดจำก่อนออกบิล

1. ตรวจสอบเอกสารใบมัดจำ (Deposit Slip / ใบรับเงินล่วงหน้า)

• ตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลในใบมัดจำ เช่น:

  • ชื่อผู้ชำระเงิน

  • เลขที่เอกสาร

  • วันที่

  • รายการสินค้า/บริการ

  • จำนวนเงินที่ชำระ

  • เงื่อนไขการมัดจำ (ถ้ามี)

2. ตรวจสอบยอดเงิน

• เปรียบเทียบยอดมัดจำกับยอดที่ระบุในระบบบัญชี/โปรแกรม ERP

• ตรวจสอบว่าเป็นยอดมัดจำสุทธิหลังหักภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่ (ถ้ามี)

3. ตรวจสอบความสอดคล้องกับใบเสนอราคา 

• ตรวจสอบว่าใบมัดจำตรงกับ:

  • เลขที่ใบเสนอราคา หรือเลขที่สัญญา

  • เงื่อนไขการชำระเงิน

  • รายการสินค้า/บริการ

4. ตรวจสอบสถานะของใบมัดจำ

• ตรวจสอบว่า:

  • ได้รับเงินจริงแล้วหรือยัง (ดูจากสลิปโอน / รายการใน statement)

  • ยังไม่ถูกนำไปใช้หักล่วงหน้าในบิลอื่น

5. บันทึกข้อมูลในระบบ

• ตรวจสอบว่าใบมัดจำถูกบันทึกเข้าระบบบัญชีหรือระบบ ERP แล้วหรือยัง

• หากยัง ให้ดำเนินการบันทึกก่อนออกบิล

6. อ้างอิงใบมัดจำในการออกบิล

• นำข้อมูลใบมัดจำมาอ้างอิงในใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ

• ระบุยอดที่หักล่วงหน้า (ถ้ามี)

• แสดงเลขที่ใบมัดจำในใบแจ้งหนี้เพื่อความชัดเจน

7. การอนุมัติ

• ให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้มีอำนาจตรวจสอบความถูกต้องก่อนอนุมัติออกบิล

• แนบเอกสารประกอบ เช่น สำเนาใบมัดจำ, ใบเสนอราคา, หลักฐานการโอนเงิน

---

📝 ตัวอย่างฟอร์มเช็กลิสต์การตรวจสอบใบมัดจำ

รายการตรวจสอบ	ตรวจแล้ว (✓)	หมายเหตุ
ใบมัดจำครบถ้วน ถูกต้อง
ยอดเงินตรงตามระบบบัญชี
อ้างอิงใบเสนอราคา/สัญญาได้
ได้รับเงินเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้ว
ยังไม่ถูกนำไปใช้ในบิลอื่น
มีการบันทึกในระบบแล้ว
แนบเอกสารประกอบครบ
ตรวจสอบและอนุมัติโดยหัวหน้า

---