WI-GR-001 การตรวจรับสินค้า Goods Receiving

1. วัตถุประสงค์

เพื่อให้การตรวจรับสินค้ามีความถูกต้อง ครบถ้วน และมีคุณภาพตามมาตรฐานที่บริษัทกำหนด โดยมุ่งหวังให้กระบวนการตรวจรับปราศจากข้อผิดพลาด (“Zero Defect”)

2. ขอบข่าย

• ครอบคลุมการตรวจรับสินค้าหลัก และสินค้าโครงสร้าง

• GR ต้องร่วมตรวจรับกับ Section Manager และพิมพ์เอกสารการตรวจรับส่งให้คลังสินค้าเพื่อตรวจเช็ค

• สินค้าที่มีเงื่อนไขพิเศษ (เช่น คอมพิวเตอร์ แอร์ ฯลฯ) ต้องมีผู้ตรวจสอบเฉพาะทางร่วมตรวจทุกครั้ง

• กรณีสินค้าผ่านการตรวจรับ (Pass) → ส่งข้อมูลให้ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบกับ Vendor

• สินค้าที่ส่งตรงถึงลูกค้า → พนักงานขายและลูกค้าต้องตรวจเช็คร่วมกันและลงนามก่อน GR จะบันทึกเข้าระบบ

3. คำจำกัดความ (ย่อ)

• การตรวจรับสินค้า : การตรวจสอบสภาพ รายละเอียด จำนวน และคุณลักษณะของสินค้าให้ถูกต้อง

• สินค้า : วัสดุ/อุปกรณ์ที่สั่งซื้อเพื่อใช้ในงานขายหรือกิจการของบริษัท

• ปฏิทินแผนการรับสินค้า : ตารางบันทึกวันที่รับสินค้าล่วงหน้า

• แบบฟอร์มตรวจสอบรถขนส่ง : เอกสารบันทึกรายละเอียดรถขนส่งเข้า-ออก

• ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี : เอกสารประกอบการส่งสินค้าจากผู้แทนจำหน่าย

• PO (Purchase Order) : ใบสั่งซื้อสินค้า

• RV/RO/RX/CS : ใบรับเข้าระบบ เพื่อบันทึกสินค้าเข้าคลัง

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

ฝ่ายบริหารสินค้า

• ตัดสินใจกรณีสินค้ามีปัญหา

• ประสานงานกับผู้แทนจำหน่าย

• กำกับการจัดส่งของ Vendor

พนักงานรับสินค้า

• วางแผนและเตรียมบุคลากร/อุปกรณ์รับสินค้า

• ตรวจสอบเอกสาร (PO, ใบส่งของ, ใบกำกับภาษี)

• ตรวจนับและตรวจสอบสินค้าจริงกับเอกสาร

• ย้ายสินค้าเข้าพื้นที่รับสินค้า

• จัดทำเอกสารส่งให้ Admin GR

• รายงานปัญหาการรับสินค้าให้ผู้จัดการแผนก

Admin GR

• ตรวจสอบกำหนดส่งสินค้าและปรับแผนตามจริง

• ตรวจสอบและบันทึกข้อมูลเข้าระบบ (RV/RO/RX/CS)

• จัดทำรายงานสถานะการรับสินค้า

ผู้จัดการแผนกรับสินค้า

• ตรวจสอบความถูกต้องของการรับเข้า

• จัดทำ/ตรวจทานรายงานผลการตรวจรับสินค้า

• พัฒนากระบวนการรับสินค้าให้มีประสิทธิภาพ

5. ขั้นตอนการทำงาน

1. เตรียมการ

   • ฝ่ายจัดซื้อออก PO

   • Admin GR ตรวจสอบกำหนดส่ง และลงแผนในปฏิทินรับสินค้า

   • แจ้งคลังสินค้าเพื่อเตรียมพื้นที่จัดเก็บ

2. การรับสินค้า

   • รถขนส่งยื่นเอกสาร (ใบส่งของ, ใบกำกับภาษี) ให้ GR

   • พนักงานตรวจสอบเอกสารกับ PO และตรวจนับสินค้าให้ถูกต้องตรงกัน

   • ถ่ายภาพสินค้าและเอกสารแนบ

   • ลงบันทึกใน FM-SP-009 ใบคุมตรวจรับสินค้า

   • หากถูกต้อง → ลงนามรับสินค้า → ย้ายเข้าพื้นที่ 
     

3. การบันทึกเข้าระบบ

   • Admin GR ตรวจสอบเอกสารและบันทึกเข้าระบบ (RV, RO, RX, CS)

   • บันทึกรับสินค้าเข้าในระบบเฉพาะที่ไม่มีตำหนิแตกหักเสียหายระหว่างขนส่งเท่านั้นและแจ้งบริหารสินค้าให้รับทราบ 

   • จัดทำรายงานผลการรับสินค้า

4. การจัดการปัญหา

   • สินค้าไม่ตรงเอกสาร / ไม่ครบ / เสียหาย → แจ้งฝ่ายบริหารสินค้าและทำบันทึกหมายเหตุ

   • สินค้าต้องส่งคืน → ระบุในใบขนส่งและใบกำกับภาษี พร้อมบันทึกใน FM-SP-009

   • แยกรับสินค้าเป็นครั้ง ๆ หากส่งไม่ครบ

5. Put Away (การเก็บสินค้าเข้าคลัง)

   • สินค้ามีบาร์โค้ด → ส่งเข้าคลังได้ทันที

   • ไม่มีบาร์โค้ด → ส่งให้หน่วยงาน Packing เพื่อติดบาร์โค้ดก่อนเก็บ

   • สินค้าพาเลท → ต้องพันพลาสติกและติดป้ายจำนวนให้ครบถ้วน

6. สรุปรายงานสิ้นวัน

   • พนักงาน GR และ Admin GR ตรวจสอบยอดรับจริงกับเอกสาร

   • ผู้จัดการแผนกรับสินค้าเปรียบเทียบผลรับเข้ากับเอกสารตรวจสอบรถขนส่ง (FM-SP-008)

   • รวบรวมเอกสารทั้งหมดส่งแผนกบัญชี-การเงินภายในวันถัดไป
     
     รับเอกสารจากรถขนส่ง
     1. เมื่อรถขนส่งสินค้ามาถึง ยื่นเอกสารใบส่งของ ให้กับหน่วยงานรับสินค้า เพื่อตรวจสอบเอกสารใบสั่งซื้อ และพิมพ์ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง แนบเอกสารใบส่งของ  
     
     4. ถ่ายภาพสินค้าที่นับได้
     5. ตรวจสอบเอกสารและสินค้า และการบันทึกรับสินค้า 

1. 1. 1. การรับสินค้าทั่วไป 
         1. GR รับสินค้า ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสินค้าและเอกสารใบส่งสินค้า ใบกำกับสินค้า เปรียบเทียบกับการสั่งซื้อสินค้า
         2. 
            
            
         3. เมื่อสินค้าและและเอกสารได้รับตรวจสอบความถูกต้องแล้วให้พนักงานตรวจรับสินค้า ลงนามรับสินค้า ในเอกสารของขนส่ง รวมทั้งบันทึกรับเข้าในแบบฟอร์มคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009)
         4. พนักงานตรวจรับสินค้า แจ้งขนส่งให้นำบัตรคิว คืนให้กับ รปภ. ด้านหน้าประตูเข้า-ออก
         5. พนักงานรับสินค้า นำเอกสารการรับสินค้าส่งให้ Admin GR
         6. พนักงานรับสินค้าดำเนินการย้ายสินค้าเข้าพื้นที่รับสินค้า
         7. Admin GR ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และบันทึกรับเข้าในระบบ พร้อมทั้งจัดทำใบรับเข้าในระบบ ( RV,RO,RX,CS) ผ่านทาง Internet  ตาม Link http://venus.nopadol.com/npcen/?#/   พร้อมระบุชั้นวางสินค้า 
            1. คัดแยกสินค้า
            2. แรปสินค้าที่ขึ้นพาเลทให้เรียบร้อย
               
      2. การรับสินค้าปูน      
      3. การรับเข้าสินค้าเหล็ก 
      4. การรับเข้าสินค้าโครงสร้าง
      5. การรับสินค้าผนัง  Willy 
      6. การรับสินค้าคอนกรีตสาขา       วีดีโอการรับเข้าสินค้าคลัง Pass
      7. การรับสินค้าถังบำบัดน้ำเสีย            CAR2567-AC-002 รับเข้าสินค้าเข้าไม่ครบ
      8. การตรวจรับสินค้ากรณีที่รุ่นเดียวกันแต่มีสีที่แตกต่างกัน 
2. (PO) หากพบข้อผิดพลาด
   1. กรณีสินค้ามาส่งไม่ตรงตามเอกสาร หรือสินค้าที่มาส่งไม่มีใบสั่งซื้อสินค้า (PO) หรือมีข้อผิดพลาดต่างๆ ให้แจ้งแผนกบริหารสินค้า เพื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องกับ Vender แล้วแจ้งผลกลับมาที่แผนกรับสินค้า
   2. กรณีที่สินค้ามาส่งหลายครั้งไม่ครบถ้วน ถูกต้องตามเอกสาร ให้บันทึกรับสินค้า แยกเป็นครั้งๆ  และตรวจสอบสินค้า เอกสารให้ครบถ้วน ตามเอกสารทุกครั้ง สินค้ามาขาด - เกิน  แยกไว่้   แจ้งบริหารสินค้าทั้นที   CAR68-GR-03 แก้ไขผลตรวจนับสต๊อกสินค้ากาวซีเมนต์ไม่ตรงกับที่ตรวจนับจริง
   3. ตรวจเช็คสินค้าว่าอยู่ในสภาพสมบูรณ์ มีอุปกรณ์ครบถ้วน สี ขนาด ชนิด เกรดของสินค้า ถูกต้องสินค้า   ไม่แตก หัก ชำรุด เสียหาย
   4. กรณีที่พบความผิดปกติของสินค้า เช่น สินค้าเสียหายจากการขนส่ง สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่แจ้งมา
   5. กรณีไม่รับลงสินค้า ให้บันทึกรายละเอียดในเอกสารขนส่ง และในเอกสารใบกำกับสินค้าส่งคืนไปกับรถขนส่ง
   6. บันทึกรายละเอียดลงในหมายเหตุของแบบฟร์อมคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009)
   7. แจ้งให้แผนกบริหารสินค้ารับทราบ  ระบุในใบขนส่งว่า  ไม่จ่ายค่าขนส่ง 
3. คู่มือการใช้พาเลท     พนักงานต้องใช้พาเลทให้ถูกต้อง เพื่อลดการสูญเสียสินค้า 
4. ถ่ายรูปเอกสารใบขนส่ง  หรือ ใบส่งของ หรือ ใบกำกับภาษี  พร้อม สินค้าที่ตรวจสอบ จากขนส่ง ขึ้น Telagram  ประจำวัน                   CAR2567-GR-005 สินค้าไม้แบบเคลือบฟิล์ม A 15มม. TOP PRO ในระบบมีสินค้าแต่ของจริงไม่มี

1. Put Away การนำสินค้าไปเก็บ
   1. มีบาร์โค้ดสามารถส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลังได้เลย
   2. ไม่มีบาร์โค้ด ให้ทำการส่งต่อให้หน่วยงาน Packing เพื่อติดบาร์โค้ดก่อนส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง
   3. สินค้าที่ต้องบรรจุหีบห่อ ให้ทำการส่งต่อให้หน่วยงาน Packing เพื่อบรรจุหีบห่อและติดบาร์โค้ดก่อนส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง
   4. ในส่วนสินค้าที่ต้องนำไปเก็บ หรือ สินค้าเป็นพาเลท ต้องพันพลาสติก รอบสินค้า พร้อมระบุจำนวนสินค้าในนพาเลท ให้เรียบร้อย  โดยพันด้านบนของสินค้า เช่น สี  สุขภัณฑ์   เหล็กทับหลัง ฯลฯ
   5. สิ่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง โดยแจ้งพนักงานขาย หรือพนักงานคลังสินค้ามารับสินค้าเข้าพื้นที่
2. ออกรายงานสรุปผลการับสินค้า
   1. เมื่อสิ้นวัน พนักงานรับสินค้า และ Admin GR รายงานผลการรับสินค้า  ตรวจสอบ รายการรับสินค้า เทียบกับใบส่งของ หรือบิล เจ้าหนี้   ปัญหา-อุปสรรค ในการแฏิบัติงานให้กับผู้จัดการแผนกรับสินค้า  
   2.   CAR2567-AC-001 รับเข้าสินค้าของแถมข้ามวัน
   3. ผู้จัดการแผนกรับสินค้าตรวจสอบการรับสินค้าก่อนสิ้นวัน โดยนำการบันทึกผลการับสินค้าในแบบฟอร์มคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009) ของพนักงานรับสินค้าและการบันทึกรับเข้าสินค้าในระบบของ Admin GR มาเปรียบเทียบกับฟอร์มตรวจสอบรถขนส่งเข้า-ออกพื้นที่(FM-SP-008) หากมีสินค้า Pass ส่ง ให้เก็บเอกสารคลัง Pass ที่แคชเชียร์
   4. ผู้จัดการแผนกรับสินค้า รวบรวมต้นฉบับเอกสารการรับสินค้า/ใบกำกับภาษีของผู้แทนจำหน่าย และ ใบบันทึกผลตรวจรับสินค้าเข้าคลัง(FM-GR-006)ส่งให้แผนกบัญชี-การเงินภายในวันถัดไป เพื่อตรวจสอบและรอการชำระเงินต่อไป
      

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-GR-006 : ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง

• FM-SP-008 : แบบฟอร์มตรวจสอบรถขนส่ง

• FM-SP-009 : ใบคุมการตรวจรับสินค้า

• PO : ใบสั่งซื้อสินค้า

• RV/RO/RX/CS : ใบรับสินค้าเข้าระบบ

• ใบส่งของ, ใบกำกับภาษีจากผู้แทนจำหน่าย