WI-GR-001 การตรวจรับสินค้า Goods Receiving

1. วัตถุประสงค์

การตรวจรับสินค้าเป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นในด้านการตรวจสอบคุณภาพสินค้า จำนวน ปริมาณสินค้า สภาพสินค้า ให้อยู่ภายใต้ เงื่อนไขการรับสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ได้สินค้าที่ถูกต้อง มีมาตรฐาน มุ่งให้มีข้อผิดพลาดจากการตรวจรับเป็น “0” 

2. ขอบข่าย

สำหรับการตรวจรับและการควบคุมสินค้าที่เป็นสินค้าหลัก และสินค้าโครงสร้าง GR ร่วมตรวจรับสินค้ากับ Section Manager แล้วปริ้นเอกสารการตรวจรับให้แผนกผู้ดูแลสินค้า(คลังสินค้า)เป็นผู้ตรวจเช็ค  การจัดซื้อจัดจ้างในกรณีควบคุม คุณสมบัติของสินค้า เช่น  คอมพิวเตอร์ แอร์ ฯลฯ ที่ต้องใช้ผู้ตรวจสอบโดยเฉพาะร่วมตรวจด้วยทุกครั้ง และสินค้า Pass ส่ง ให้ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบกับ vender ให้พนักงานขายตรวเช็คการรับสินค้ากับลูกค้าลงลายมือชื่อทั้งสองฝ่าย แผนกGR จึงจะบันทึกการรับเข้าในระบบ 

3. คำจำกัดความ

       การตรวจรับสินค้า หมายถึง การตรวจสอบสินค้าในลักษณะต่างๆ เช่น สภาพ สินค้า รายละเอียดสินค้า  จำนวนปริมาณสินค้าลักษณะ   สินค้า  ยี่ห้อ  ให้ถูกต้อง

       สินค้า  หมายถึง   วัสดุ อุปกรณ์ ที่สั่งซื้อโดย แผนกบริหารสินค้าเพื่อมาใช้ ในการซื้อ-ขายและแผนกจัดซื้อจัดจ้างเพื่อนำมาใช้ในกิจการของบริษัท                 

       ปฎิทินแผนการรับสินค้า  หมายถึง   การลงบันทึกวันที่รับสินค้าล่วงหน้าเพื่อเตรียมแผนการับสินค้าซึ่งแผนกจัด ซื้อและคลังสินค้าสามารถดูได้ตลอดเวลา

       แบบฟอร์มตรวจสอบรถขนส่ง   หมายถึง  แบบฟอร์มบันทึกรายละเอียดของรถที่มาส่งสินค้า เข้า-ออกพื้นที่  

       ใบส่งสินค้าจากรถขนส่ง หมายถึง  เอกสารการส่งสินค้าที่มาจากบริษัทขนส่ง

ใบกำกับภาษีของผู้แทนจำหน่าย หมายถึง  เอกสารกำกับสินค้า

ใบตรวจรับสินค้า (PO)   หมายถึง  ใบตรวจสอบรายละเอียดสินค้าและบันทึกการรับสินค้า

ใบรับเข้าในระบบ(RV,RO,RX,CS)  หมายถึง   ใบบันทึกการรับสินค้าในระบบและใช้อ้างอิงเลขที่เอกสารกำกับในใบสั่งซื้อสินค้า (PO)

สมุดคุมการตรวจรับสินค้า     หมายถึง   สมุดบันทึกรายละเอียดการรับสินค้าจากขนส่ง  (กรณีมีการบันทึก)

ใบบันทึกผลการตรวจรับ       หมายถึง   เอกสารบันทึกการตรวจนับสินค้าเข้าคลัง ที่ระบุจำนวนสินค้าที่รับสินค้าสินค้าเข้าคลังโดยเป็นเอกสารที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์

  4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

บริหารสินค้า

1.   เป็นผู้ตัดสินใจในการพิจารณาสินค้าที่มีปัญหา

2. เป็นผู้ประสานงานกับผู้แทนจำหน่ายเกี่ยวกับสินค้าที่มีปัญหา

3. พิจารณาการจัดส่งสินค้าของ Vendor

พนักงานรับสินค้า

1. 1. 1. วางแผนการรับสินค้า
      2. จัดเตรียมบุคลากร, อุปกรณ์ขนถ่าย, เครื่องจักร, เครื่องมือ, พื้นที่ ในการรับสินค้า
      3. พิมพ์สำเนาใบสั่งซื้อสินค้า (PO)
      4. ตรวจสอบใบส่งสินค้า และใบกำกับสินค้า เปรียบเทียบใบสั่งซื้อสินค้า(PO)
      5. ประสานงานกับแผนกจัดซื้อกรณีสินค้า หรือเอกสารมี ปัญหา
      6. ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าจริงกับเอกสาร
      7. ย้ายสินค้าเข้าพื้นที่รับสินค้า
      8. รวบรวมเอกสารการรับสินค้าส่งให้ Admin GR
      9. รายงานผลการรับสินค้า ปัญหา-อุปสรรค ในการรับสินค้า  ให้กับผู้จัดการแผนกรับสินค้า

Admin GR

1. 1. 1. ตรวจสอบวันที่ครบกำหนดส่งสินค้า
      2. วางแผนการรับสินค้า
      3. ปรับปรุงแผนการรับกับผลการรับสินค้าจริง
      4. ตรวจสอบเอกสารการรับสินค้า
      5. บันทึกรับสินค้าในระบบ
      6. รายงานสรุปสถานะการส่งสินค้าไม่ตรงตามแผนที่กำหนดแยกตามกลุ่มจัดซื้อ

ผู้จัดการแผนกรับสินค้า

1. 1. 1. จัดทำรายงานการรับสินค้า (FM-GR-006 : ใบบันทึกผลการตรจรับสินค้าเข้าคลัง)
      2. ตรวจสอบการรับเข้าสินค้า
      3. ปรับปรุงกระบวนการรับสินค้าให้มีประสิทธิภาพ                                                                                                                                
         
                                                                                   

รายละเอียดขั้นตอนการทำงาน

1. จัดซื้อออกเอกสารสั่งซื้อสินค้า    แผนกบริหารสินค้า จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อสั่งซื้อสินค้าจากผู้แทนจำหน่าย เพื่อใช้วางแผนการรับสินค้า
2. วางแผนรับสินค้า และเตรียมพื้นที่รับสินค้า
   1. พนักงาน Admin GR ตรวจสอบวันที่กำหนดส่งสินค้า จากรายงานใบสั่งซื้อที่ครบกำหนดรับสินค้า ใน BC Account และการแจ้งจากแผนกจัดซื้อทางโทรศัพท์ และ E-mail
   2. พนักงาน Admin GR วางแผนกการรับสินค้าตามวันที่ที่สินค้ามาส่ง โดยทำการลงบันทึกในปฏิทินแผน การรับสินค้าและจ้างพนักงานรับสินค้า เพื่อจัดเตรียมบุคลากร เครื่องจักร เครื่องมือ และอุปกรณ์ขนถ่าย รวมถึงพื้นที่รับสินค้า
   3. แจ้งแผนการรับสินค้าให้คลังสินค้า เพื่อจัดเตรียมพื้นที่การเก็บสินค้า และแผนกจัดซื้อเพื่อใช้วางแผนในการซื้อต่อไป
3. รับเอกสารจากรถขนส่ง 
   1. เมื่อรถขนส่งสินค้ามาถึง ยื่นเอกสารใบส่งของ ให้กับหน่วยงานรับสินค้า เพื่อตรวจสอบเอกสารใบสั่งซื้อ และพิมพ์ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง แนบเอกสารใบส่งของ  
      
      4. ถ่ายภาพสินค้าที่นับได้
      5. ตรวจสอบเอกสารและสินค้า และการบันทึกรับสินค้า 
      1. การรับสินค้าทั่วไป 
         1. GR รับสินค้า ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสินค้าและเอกสารใบส่งสินค้า ใบกำกับสินค้า เปรียบเทียบกับการสั่งซื้อสินค้า
         2. 
            
            
         3. เมื่อสินค้าและและเอกสารได้รับตรวจสอบความถูกต้องแล้วให้พนักงานตรวจรับสินค้า ลงนามรับสินค้า ในเอกสารของขนส่ง รวมทั้งบันทึกรับเข้าในแบบฟอร์มคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009)
         4. พนักงานตรวจรับสินค้า แจ้งขนส่งให้นำบัตรคิว คืนให้กับ รปภ. ด้านหน้าประตูเข้า-ออก
         5. พนักงานรับสินค้า นำเอกสารการรับสินค้าส่งให้ Admin GR
         6. พนักงานรับสินค้าดำเนินการย้ายสินค้าเข้าพื้นที่รับสินค้า
         7. Admin GR ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และบันทึกรับเข้าในระบบ พร้อมทั้งจัดทำใบรับเข้าในระบบ ( RV,RO,RX,CS) ผ่านทาง Internet  ตาม Link http://venus.nopadol.com/npcen/?#/   พร้อมระบุชั้นวางสินค้า 
            1. คัดแยกสินค้า
            2. แรปสินค้าที่ขึ้นพาเลทให้เรียบร้อย
               
      2. การรับสินค้าปูน      
      3. การรับเข้าสินค้าเหล็ก 
      4. การรับเข้าสินค้าโครงสร้าง
      5. การรับสินค้าผนัง  Willy 
      6. การรับสินค้าคอนกรีตสาขา       วีดีโอการรับเข้าสินค้าคลัง Pass
      7. การรับสินค้าถังบำบัดน้ำเสีย            CAR2567-AC-002 รับเข้าสินค้าเข้าไม่ครบ
      8. การตรวจรับสินค้ากรณีที่รุ่นเดียวกันแต่มีสีที่แตกต่างกัน 
4. (PO) หากพบข้อผิดพลาด
   1. กรณีสินค้ามาส่งไม่ตรงตามเอกสาร หรือสินค้าที่มาส่งไม่มีใบสั่งซื้อสินค้า (PO) หรือมีข้อผิดพลาดต่างๆ ให้แจ้งแผนกบริหารสินค้า เพื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องกับ Vender แล้วแจ้งผลกลับมาที่แผนกรับสินค้า
   2. ตรวจเช็คสินค้าว่าอยู่ในสภาพสมบูรณ์ มีอุปกรณ์ครบถ้วน สี ขนาด ชนิด เกรดของสินค้า ถูกต้องสินค้า   ไม่แตก หัก ชำรุด เสียหาย
   3. กรณีที่พบความผิดปกติของสินค้า เช่น สินค้าเสียหายจากการขนส่ง สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่แจ้งมา
   4. กรณีไม่รับลงสินค้า ให้บันทึกรายละเอียดในเอกสารขนส่ง และในเอกสารใบกำกับสินค้าส่งคืนไปกับรถขนส่ง
   5. บันทึกรายละเอียดลงในหมายเหตุของแบบฟร์อมคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009)
   6. แจ้งให้แผนกบริหารสินค้ารับทราบ  ระบุในใบขนส่งว่า  ไม่จ่ายค่าขนส่ง 
5. คู่มือการใช้พาเลท     พนักงานต้องใช้พาเลทให้ถูกต้อง เพื่อลดการสูญเสียสินค้า 
6. ถ่ายรูปเอกสารใบขนส่ง  หรือ ใบส่งของ หรือ ใบกำกับภาษี  พร้อม สินค้าที่ตรวจสอบ จากขนส่ง ขึ้น Telagram  ประจำวัน                   CAR2567-GR-005 สินค้าไม้แบบเคลือบฟิล์ม A 15มม. TOP PRO ในระบบมีสินค้าแต่ของจริงไม่มี

1. Put Away การนำสินค้าไปเก็บ
   1. มีบาร์โค้ดสามารถส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลังได้เลย
   2. ไม่มีบาร์โค้ด ให้ทำการส่งต่อให้หน่วยงาน Packing เพื่อติดบาร์โค้ดก่อนส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง
   3. สินค้าที่ต้องบรรจุหีบห่อ ให้ทำการส่งต่อให้หน่วยงาน Packing เพื่อบรรจุหีบห่อและติดบาร์โค้ดก่อนส่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง
   4. ในส่วนสินค้าที่ต้องนำไปเก็บ หรือ สินค้าเป็นพาเลท ต้องพันพลาสติก รอบสินค้า พร้อมระบุจำนวนสินค้าในนพาเลท ให้เรียบร้อย  โดยพันด้านบนของสินค้า เช่น สี  สุขภัณฑ์   เหล็กทับหลัง ฯลฯ
   5. สิ่งสินค้าเข้าพื้นที่คลัง โดยแจ้งพนักงานขาย หรือพนักงานคลังสินค้ามารับสินค้าเข้าพื้นที่
2. ออกรายงานสรุปผลการับสินค้า
   1. เมื่อสิ้นวัน พนักงานรับสินค้า และ Admin GR รายงานผลการรับสินค้า  ตรวจสอบ รายการรับสินค้า เทียบกับใบส่งของ หรือบิล เจ้าหนี้   ปัญหา-อุปสรรค ในการแฏิบัติงานให้กับผู้จัดการแผนกรับสินค้า  
   2.   CAR2567-AC-001 รับเข้าสินค้าของแถมข้ามวัน
   3. ผู้จัดการแผนกรับสินค้าตรวจสอบการรับสินค้าก่อนสิ้นวัน โดยนำการบันทึกผลการับสินค้าในแบบฟอร์มคุมการตรวจรับสินค้า (FM-SP-009) ของพนักงานรับสินค้าและการบันทึกรับเข้าสินค้าในระบบของ Admin GR มาเปรียบเทียบกับฟอร์มตรวจสอบรถขนส่งเข้า-ออกพื้นที่(FM-SP-008) หากมีสินค้า Pass ส่ง ให้เก็บเอกสารคลัง Pass ที่แคชเชียร์
   4. ผู้จัดการแผนกรับสินค้า รวบรวมต้นฉบับเอกสารการรับสินค้า/ใบกำกับภาษีของผู้แทนจำหน่าย และ ใบบันทึกผลตรวจรับสินค้าเข้าคลัง(FM-GR-006)ส่งให้แผนกบัญชี-การเงินภายในวันถัดไป เพื่อตรวจสอบและรอการชำระเงินต่อไป
      

เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-GR-006 ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
• FM-BY-008 ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
  
• ใบส่งสินค้าจากขนส่ง
• ใบกำกับภาษีของผู้แทนจำหน่าย
• ใบรับเข้าในระบบ ( RV,RO,RX,CS)