WI-GR-001 การตรวจรับสินค้า Goods Receiving

1. วัตถุประสงค์

เพื่อให้การตรวจรับสินค้ามีความถูกต้อง ครบถ้วน และมีคุณภาพตามมาตรฐานที่บริษัทกำหนด โดยมุ่งหวังให้กระบวนการตรวจรับปราศจากข้อผิดพลาด (“Zero Defect”)

2. ขอบข่าย

• ครอบคลุมการตรวจรับสินค้าหลัก และสินค้าโครงสร้าง

• GR ต้องร่วมตรวจรับกับ Section Manager และพิมพ์เอกสารการตรวจรับส่งให้คลังสินค้าเพื่อตรวจเช็ค

• สินค้าที่มีเงื่อนไขพิเศษ (เช่น คอมพิวเตอร์ แอร์ ฯลฯ) ต้องมีผู้ตรวจสอบเฉพาะทางร่วมตรวจทุกครั้ง

• กรณีสินค้าผ่านการตรวจรับ (Pass) → ส่งข้อมูลให้ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบกับ Vendor

• สินค้าที่ส่งตรงถึงลูกค้า → พนักงานขายและลูกค้าต้องตรวจเช็คร่วมกันและลงนามก่อน GR จะบันทึกเข้าระบบ

3. คำจำกัดความ 

• การตรวจรับสินค้า : การตรวจสอบสภาพ รายละเอียด จำนวน และคุณลักษณะของสินค้าให้ถูกต้อง

• สินค้า : วัสดุ/อุปกรณ์ที่สั่งซื้อเพื่อใช้ในงานขายหรือกิจการของบริษัท

• ปฏิทินแผนการรับสินค้า : ตารางบันทึกวันที่รับสินค้าล่วงหน้า

• แบบฟอร์มตรวจสอบรถขนส่ง : เอกสารบันทึกรายละเอียดรถขนส่งเข้า-ออก

• ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี : เอกสารประกอบการส่งสินค้าจากผู้แทนจำหน่าย

• PO (Purchase Order) : ใบสั่งซื้อสินค้า

• RV/RO/RX/CS : ใบรับเข้าระบบ เพื่อบันทึกสินค้าเข้าคลัง

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

ฝ่ายบริหารสินค้า

• ตัดสินใจกรณีสินค้ามีปัญหา

• ประสานงานกับผู้แทนจำหน่าย

• กำกับการจัดส่งของ Vendor

พนักงานรับสินค้า

• วางแผนและเตรียมบุคลากร/อุปกรณ์รับสินค้า

• ตรวจสอบเอกสาร (PO, ใบส่งของ, ใบกำกับภาษี)

• ตรวจนับและตรวจสอบสินค้าจริงกับเอกสาร

• ย้ายสินค้าเข้าพื้นที่รับสินค้า

• จัดทำเอกสารส่งให้ Admin GR

• รายงานปัญหาการรับสินค้าให้ผู้จัดการแผนก

Admin GR

• ตรวจสอบกำหนดส่งสินค้าและปรับแผนตามจริง

• ตรวจสอบและบันทึกข้อมูลเข้าระบบ (RV/RO/RX/CS)

• จัดทำรายงานสถานะการรับสินค้า

ผู้จัดการแผนกรับสินค้า

• ตรวจสอบความถูกต้องของการรับเข้า

• จัดทำ/ตรวจทานรายงานผลการตรวจรับสินค้า

• พัฒนากระบวนการรับสินค้าให้มีประสิทธิภาพ

5. ขั้นตอนการทำงาน

คู่มือการปฏิบัติสำหรับกรณีการตรวจสอบบาร์โค้ดแล้วบาร์โค้ดยิงไม่ได้หรือ Vender ไม่ได้ติดบาร์โค้ดมาให้ 
กดดูที่ Link แนบรายละเอียด

1. เตรียมการ

   • ฝ่ายจัดซื้อออก PO

   • Admin GR ตรวจสอบกำหนดส่ง และลงแผนในปฏิทินรับสินค้า

   • แจ้งคลังสินค้าเพื่อเตรียมพื้นที่จัดเก็บ

2. การรับสินค้า

   • รถขนส่งยื่นเอกสาร (ใบส่งของ, ใบกำกับภาษี) ให้ GR

   • พนักงานตรวจสอบเอกสารกับ PO และตรวจนับสินค้าให้ถูกต้องตรงกัน

   • ถ่ายภาพสินค้าและเอกสารแนบ

   • ลงบันทึกใน FM-SP-009 ใบคุมตรวจรับสินค้า

   • หากถูกต้อง → ลงนามรับสินค้า → ย้ายเข้าพื้นที่ 
     
     คลิปตัวอย่างการตรวจรับสินค้า 
     
     
     
     

     
     

3. การบันทึกเข้าระบบ

   • Admin GR ตรวจสอบเอกสารและบันทึกเข้าระบบ (RV, RO, RX, CS)

   • บันทึกรับสินค้าเข้าในระบบเฉพาะที่ไม่มีตำหนิแตกหักเสียหายระหว่างขนส่งเท่านั้นและแจ้งบริหารสินค้าให้รับทราบ 

   • จัดทำรายงานผลการรับสินค้า

4. การจัดการปัญหา

   • สินค้าไม่ตรงเอกสาร / ไม่ครบ / เสียหาย → แจ้งฝ่ายบริหารสินค้าและทำบันทึกหมายเหตุ

   • สินค้าต้องส่งคืน → ระบุในใบขนส่งและใบกำกับภาษี พร้อมบันทึกใน FM-SP-009

   • แยกรับสินค้าเป็นครั้ง ๆ หากส่งไม่ครบ

   • สินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดประสานบริหารสินค้าและทำการติดบาร์โค้ดและรับสินค้าเข้าให้เสร็จภายในวัน 

5. Put Away (การเก็บสินค้าเข้าคลัง)

   • สินค้ามีบาร์โค้ด → ส่งเข้าคลังได้ทันทีหากเก็บสินค้าให้คลัง GR ต้องบันทึกชั้นเก็บให้เรียบร้อย 

   • ไม่มีบาร์โค้ด → ส่งให้หน่วยงาน Packing เพื่อติดบาร์โค้ดก่อนเก็บ

   • สินค้าพาเลท → ต้องพันพลาสติกและติดป้ายจำนวนให้ครบถ้วน เช่น สี 

6. สรุปรายงานสิ้นวัน

   • พนักงาน GR และ Admin GR ตรวจสอบยอดรับจริงกับเอกสาร

   • ผู้จัดการแผนกรับสินค้าเปรียบเทียบผลรับเข้ากับเอกสารตรวจสอบรถขนส่ง (FM-SP-008)

   • รวบรวมเอกสารทั้งหมดส่งแผนกบัญชี-การเงินภายในวันถัดไป

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-GR-006 : ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง

• FM-SP-008 : แบบฟอร์มตรวจสอบรถขนส่ง

• FM-SP-009 : ใบคุมการตรวจรับสินค้า

• PO : ใบสั่งซื้อสินค้า

• RV/RO/RX/CS : ใบรับสินค้าเข้าระบบ

• ใบส่งของ, ใบกำกับภาษีจากผู้แทนจำหน่าย