WI-SP-002 กระบวนการจัดการสินค้าติดลบ

กระบวนการจัดการสินค้าติดลบ

1. วัตถุประสงค์

• คู่มือการปฏิบัติงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการสินค้าติดลบ เป็นแนวทางในการควบคุมกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการ การตรวจสอบสินค้าติดลบและการส่งเอกสารปรับปรุง ให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้เป็นช่องทางในการดำเนินการได้อย่างถูกต้องตามกระบวน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น 

2. ขอบข่าย

1. Section Manager ควรเป็นผู้ควบคุม ดูแล ตรวจสอบสต๊อคสินค้าของตนเองให้ถูกต้อง 
2. การขายสินค้าผิดที่เก็บ ควรโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังให้ถูกต้อง
3. ผู้รับผิดชอบควรดำเนินการตรวจสอบสินค้าของตนเอง เพื่อไม่ห้สินค้าติดลบ 
4. การตรวจสอบสินค้า ควรตรวจสอบและตรวจนับสินค้าใกล้เคียงด้วย 

3. คำจำกัดความ

• สินค้าติดลบ หมายถึง สินค้าที่มีตัวตนจริงแต่ในระบบไม่มียอดสินค้าทำให้เวลาขายออกไปจึงติดลบ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

• Sale Division
  1. ตรวจสอบผลการตรวจนับ
  2. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 
  3. อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์
  4. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้
  5. แจ้งความเคลื่อนไหวโดยรวมของสินค้าให้ Section ทราบ
  6. พิจารณาผลการขอปรับปรุงสินค้าและเซ็นต์ชื่อเพื่อให้อนุมัติปรับปรุง
• Section Manager

1. 1. กำกับดูแลการตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
   2. กำกับดูแลการจัดเรียงสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
   3. กำกับดูแลการตรวจนับสินค้า
   4. กำกับดูแลการบันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held
   5. เซ็นต์รับผลการตรวจนับร่วมกับพนักงานขาย
   6. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้
   7. ตรวจสอบสินค้าที่เกิดปัญหาจากรายงานต่าง ๆ เช่นรายงานสินค้าติดลบ
   8. ทำการตรวจนับสินค้าจริงในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบแล้วแก้ไขปัญหา
   9. ควบคุมและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นอีก

• พนักงานขาย

1. 1. ดูแลสินค้าที่ตนเองรับผิดชอบ
   2. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
   3. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
   4. ตรวจนับสินค้า
   5. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held
   6. เซ็นต์รับผลการตรวจนับ

5. วิธีการปฏิบัติงาน

     5.1 รายงานสต๊อกสินค้าติดลบ ออกรายงานสินค้าติดลบ HMX แยกตาม Section เพื่อทำการตรวจสอบเอกสาร และตรวจสอบสินค้าติดลบในส่วนงานต่าง ๆ ของ Section Manager และ Division

     5.2 พิจารณารายงาน/ตรวจสอบ ทำการวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานฯ ในข้อที่ 1 ดังต่อไปนี้
          5.2.1 ยอดสินค้าในระบบ BC โดยกระทบยอดสินค้าระหว่างคลังกับชั้นเก็บ
          5.2.2 ตรวจสอบรายงานความเคลื่อนไหวสินค้าในระบบ BC
          5.2.3 ตรวจสอบจากรายงานเคลื่อนไหวสินค้าใน Internet 
          5.2.4 ตรวจสอบเอกสารการรับสินค้าเข้าคลัง

   5.2.5 ตรวจสอบข้อมูลในระบบ BC รายละเอียดสินค้า การกำหนดคลังเริ่มต้น คลังซ้อ คลังขาย ที่เก็บ อัตราส่วน หน่วยนับ 

     5.3 เมื่อทำการตรวจสอบแล้ว จะทำให้ทราบสาเหตุของสินค้าติดลบ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็นลักษณะต่าง ๆ ดังนี้

• • • ขายสินค้าผิดที่เก็บ
    • การออกเอกสารซื้อสินค้าเป็น Back Order นำสินค้าขายให้ลูกค้าผ่านจุด Pos
    • การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด
    • การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด
    • การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ Vender / Show
    • การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้า ไม่ทำการเปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น
    • การปรับปรุงสินค้าจากการตรวจนับสต๊อกคลาดเคลื่อน
    • สินค้า ISP
    • เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขาย เป็นสินค้าซื้อขาด ทำเอกสารขายเป็นสินค้าฝากขาย
    • ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้ 

หมายเหตุ  : ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจมีการปรับเปลี่ยน เพิ่ม ได้ หากพบว่ามีสาเหตุอันเนื่องมาจาก สาเหตุอื่น ซึ่งสามารถเพิ่มเข้าไปใน Work In นี้ได้ 

5.3.1 ขายสินค้าผิดที่เก็บ

1. 1. 1. แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง
      2. พนักงานส่งเอกสารให้ Section ทำการตรวจสอบ
      3. นำเอกสารส่งให้ End Control เพื่อทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง และเซ็นต์เอกสารให้ถูกต้อง
      4. ทำการตรวจสอบสต๊อกสินค้าอีกครั้ง ภายหลังเสร็จสิ้นกระบวนการ 

5.3.2 ออกเอกสารเป็น Back order (SPO) นำสินค้าขาย จุด Pos

1. 1. 1. ตรวจสอบพนักงานผู้ทำการสั่งซื้อสินค้า
      2. ตรวจสอบลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นคนเดียวกันหรือไม่ ในกรณีที่เป็นคนเดียวกันทำการยกเลิก Back Order ในกรณีที่เป็นคนละคนกันต้องดำเนินการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อทำการจัดหาสินค้าให้ลูกค้าทดแทนที่ขายออกไปทันที

หมายเหตุ การนำสินค้าของลูกค้าที่สั่งของมาเป็นพิเศษ หากต้องการขายสินค้า จะต้องติดต่อกับพนักงานผู้สั่งซื้อสินค้าก่อน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเกิดขึ้นภายหลัง เมื่อลูกค้าต้องการเร่งด่วน

5.3.3 การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด

1. 1. 1. แจ้งหน่วยงานจัดซื้อเพื่อดำเนินการแก้ไขข้อมูลคลังขายสินค้า ให้ถูกต้องตามสินค้า
      2. ในส่วนสินค้าที่มีการติดลบ ให้แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบ จัดทำเอกสารใบขอโอนย้าย ส่งให้ Section ตรวจสอบ และส่งเอกสารให้พนักงาน End Comtrol ทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง เซ็นเอกสารให้ถูกต้อง พร้อมทำการตรวจสอบสินค้า

5.3.4 การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด การกำหนดอัตราส่วนของสินค้าผิด เป็นการกำหนดในลักษณะซื้อสินค้า 1 กล่อง กล่องละ 20 แผ่น และขายเป็นหน่วยนับเป็นแผ่น ซึ่งพบว่ามีการกำหนดอัตราส่วนไม่ถูกต้อง เป็น 1 กล่อง แต่หน่วยขายเป็นแผ่น ทำให้สต๊อคสินค้ามีการติดลบ 

1. 1. 1. ดำเนินการตรวจสอบหากพบว่าอัตราส่วนผิด ให้แจ้งแผนกจัดซื้อ เพื่อทำการเปลี่ยนอัตราส่วนใหม่ให้ถูกต้อง
      2. เมื่อแก้ไขอัตราส่วนหน่วยนับถูกต้องแล้ว ดำเนินการคำนวณยอดสินค้าให้ถูกต้องทั้งหน่วยนับและการขาย 

5.3.5 การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ VND/SHW

1. 1. 1. แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง
      2. พนักงานส่งเอกสารให้ Section ทำการตรวจสอบ
      3. นำเอกสารส่งให้ End Control เพื่อทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง และเซ็นต์เอกสารให้ถูกต้อง
      4. ทำการตรวจสอบสต๊อกสินค้าอีกครั้ง ภายหลังเสร็จสิ้นกระบวนการ
      5. จัดทำเอกสารใบเสนอซื้อสินค้า ทดแทนสินค้าที่ขายให้กับลูกค้า ส่งให้หัวหน้างานพิจารณา และให้จัดซื้อดำเนินการต่อไป

5.3.6 การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้าไม่เปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น

1. 1. 1. พนักงานผู้ทำการเคลื่อนย้ายสินค้าหรือปรับเปลี่ยนที่อยู่สินค้าจากคลังหรือที่เก็บหนึ่งไปยังที่เก็บหนึ่ง จัดทำบันทึกการเปลี่ยนคลัง /ชั้นวาง
      2. พนักงานแจ้งให้กับหัวหน้าหน่วยงานรับทราบ
      3. พนักงานแจ้งหน่วยงานจัดซื้อ ดำเนินการปรับเปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น / ที่เก็บสินค้าให้ถูกต้อง ตามการเคลื่อนย้ายสินค้าจริง ในระบบ BC
      4. ตรวจสอบการแก้ไขอีกครั้งในระบบ BC

5.3.7 การปรับปรุงสินค้าจากการนับสต๊อค เป็นข้อมูลที่มีการปรับปรุงเข้า-ออก จากการตรวจนับสินค้าที่คลาดเคลื่อน หรือสินค้าอยู่ผิดที่เก็บในช่วงการตรวจนับ จึงทำให้เกิดสินค้าขาด-เกิน การดำเนินการดังนี้

1. 1. 1. ทำการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่จริงในสต๊อค 
      2. ตรวจสอบรายงานเคลื่อนไหวสินค้า หากพบว่าเป็นการปรับปรุงจากการตรวจนับ ให้ระบุเลขที่เอกสารดังกล่าว
      3. จัดทำเอกสาร FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้า ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วนพร้อมแนบเอกสารการตรวจนับสินค้า
      4. เซ็นเอกสารให้ครบทุกช่อง นำส่งเอกสารทั้งหมดให้กับหน่วยงาน ICC เพื่อดำเนินการปรับปรุงสินค้า 
      5. ตรวจสอบยอดสต๊อคสินค้าภายหลังการปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว ให้ถูกต้องกับของจริง และในระบบคอมพิวเตอร์

5.3.8 สินค้า ISP ที่เก็บ ISP เป็นที่เก็บสินค้าที่ทำขึ้นเพื่อเป็นการโอนสินค้า กรณีที่ในเครืองมีสต๊อค แต่สต๊อกสินค้าไม่มีจึงโอนย้ายสินค้ามาไว้ที่เก็บ ISP ทำให้มียอดเป็น บวก เช่นเดียวกันในกรณีที่สต๊อคสินค้าในเครื่องไม่มี แต่ของจริงมี การโอนจาก ISP จะทำให้เป็นยอด ISP เป็นลบ ในกระบวนการนี้จะเป็นส่วนงานของ ICC เป็นผู้ตรวจสอบ ดังนี้

1. 1. 1. ICC จัดพิมพ์เอกสารตรวจนับสินค้าส่งให้พนักงานประจำสินค้าตรวจนับ
      2. พนักงานประจำสินค้าตรวจนับสินค้าตามเอกสารและสินค้าใกล้เคียง
      3. ส่งเอกสารการตรวจนับให้กับพนักงาน ICC ตรวจสอบ
      4. พนักงาน ICC ระบุเหตุผล สาเหตุ เพื่อขออนุมัติปรับปรุงต่อไป

5.3.9 เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขายเป็นซื้อขาดแต่ออกเอกสารบิลขายเป็นสินค้าฝากขาย ในกรณีนี้พนักงานประจำสินค้าต้องดำเนินการตามข้อที่ 5.3.1

5.3.10 ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้ ในกรณีนี้ให้พนักงานประจำสินค้า จัดพิมพ์ใบเอกสารตรวจนับสินค้าและ ใบตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง เมื่อดำเนินการตรวจนับเรียบร้อยแล้ว ส่งให้ ICC เป็นผู้ตรวจสอบเอกสารดังกล่าว ซึ่งการตรวจสอบในส่วนของ ICC พนักงานประจำสินค้าต้องให้ความร่วมมือในการตรวจสอบสินค้าด้วย