WI-GR-012 กระบวนการรับเข้าสินค้าพิเศษ

1. วัตถุประสงค์ 

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของส่วนตรวจรับสินค้า GR  ในเรื่องของ “ สินค้าส่งมาเกิน,ส่งผิด” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ การตรวจรับสินค้าเพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการจัดการสินค้าส่งมาเกิน เป็นการควบคุมสินค้าที่ส่งมาเกินจากการออกใบสั่งซื้อ  โดยกำหนดรูปแบบ การติดตาม การบันทึกรายละเอียดสินค้า ข้อมูลให้ชัดเจน รวมทั้งการจัดเก็บ การพิจารณาสินค้าเพื่อการรับเข้า  การจัดส่งคืน Vendor เพื่อสามารถติดตามรายละเอียดสินค้าและสามารถแจ้งยังฝ่ายต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

2. ขอบเขต

เป็นแนวทางวิธีการปฏิบัติงานในการจััดการกับสินค้าที่ทาง Vendor ส่งมาเกิน,ส่งผิด จากที่ได้มีการสััััััััััััััััััััััััััััััั่งซื้อไว้ โดยจะกำหนดวิธีการปฏิบัติงานตั้งแต่พบว่าเกิดปัญหาดังกล่าวขึ้น

3. คำจำกัดความ

สินค้าส่งเกิน  หมายถึง สินค้าที่ส่งมาเกินจากเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า ซึ่งไม่สามารถรับเข้าคลังได้ จำเป็นต้องแยกสินค้าไว้ต่างหาก  ไม่รวมกับสินค้าที่สามารถขายได้ในปัจจุบัน

ห้องเก็บสินค้ามาเกิน  หมายถึง สถานที่จัดเก็บสินค้าที่ส่งมาเกิน โดยแยกไว้ต่างหาก ไม่ปะปนกันกับตัวอื่น 

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานขับรถส่งสินค้า มีหน้าที่ จัดส่งสินค้าที่ได้รับมอบหมายมายังบริษัท

Admin GR มีหน้าที่

1. ตรวจสอบการบันทึกข้อมูลการบันทึกการรับเข้าของEnd Control ส่วนงานรับสินค้า 
2. บันทึกการรับสินค้าเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ 
3. จัดพิมพ์เอกสาร F-GR-105 ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
4. เก็บรวบรวมเอกสารรับเข้าทั้งหมดส่ง ให้ผู้จัดการส่วนฯ เพื่อตรวจสอบต่อไป

End Control มีหน้าที่

1. ตรวจสอบสภาพสินค้า จำนวนสินค้า รายละเอียดสินค้าตามเอกสาร 
2. บันทึกจำนวนสินค้าลงในเอกสาร F-GR-101 สำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้า 
3. ดำเนินการ Test Scan สินค้า
4. ติด Barcode สินค้า

พนักงานประจำสินค้า/พนักงานขาย มีหน้าที่

1. ตรวจสอบสินค้า   สภาพสินค้า  รายละเอียดสินค้า 
2. นับจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตามเอกสาร F-GR-105 ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
3. จัดเตรียมพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า

      พนักงานคลัง มีหน้าที่

1. ตรวจสอบสินค้า   สภาพสินค้า  รายละเอียดสินค้า 
2. นับจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตามเอกสาร ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
3. จัดเตรียมพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า

จัดซื้อ/บริหารสินค้า มีหน้าที่  

1. ตรวจสอบสินค้าชำรุดเสียหาย 
2. พิจารณาการรับสินค้าเพิ่มเติม หรือไม่รับ
3. ติดต่อกับ Vender ในการส่งคืนสินค้า 

5. วิธีการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนที่ 1   สินค้าส่งมาเกิน ส่งผิด    

เมื่อ End Control ตรวจสอบสินค้าจากการจัดส่งของขนส่งแล้ว พบว่ามีการส่งสินค้ามาเกิน ส่งมาผิด จากแบบฟอร์ม สำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง ซึ่งอาจเนื่องมาจาก ผิดรุ่น  ผิดขนาด  สีเพี้ยน สินค้ามาเกินจากการตรวจรับ เกินจากเอกสารใบสั่งซื้อ เทียบกับเอกสารในใบกำกับภาษี/ใบส่งของ Vendor     

ขั้นตอนที่ 2   แจ้งบริหารสินค้า

เมื่อพบว่าสินค้าดังกล่าว เป็นสินค้าที่ส่งสินค้าเกินอันเนื่องมาจากขั้นตอนที่ 1 พนักงาน End Control ดำเนินการแจ้งกลับมายัง Admin GR และแจ้งยังแผนกบริหารสินค้า เพื่อรับทราบ และแจ้งให้บริหารสินค้าที่เป็นผู้ดูแลสินค้าให้เป็นผู้พิจารณา

ขั้นตอนที่ 3   พิจารณาการรับสินค้า

  แผนกบริหารสินค้า พิจารณาสินค้าที่ทาง Vender ส่งมาให้ พร้อมประสานงานกับทาง  Vender   เกี่ยวกับสินค้าที่มาเกิน  มาผิด  ผิดขนาด  สีเพี้ยน และอื่น ๆ  โดยแยกเป็น 3 กรณีคือ

• กรณีที่ 1 ต้องการรับสินค้าไว้  เพื่อขายในคลัง พนักงานบริหารสินค้า ต้องจัดทำเอกสาร ในขั้นตอนที่ 4 การออกเอกสารใบ PO ( ใบสั่งซื้อสินค้า ) ต่อไป
• กรณีที่ 2 ไม่ต้องการรับสินค้าไว้ ในกรณีที่เป็นรถขนส่งสินค้าของบริษัทฯ นั้น ๆ ให้นำสินค้าส่งกลับคืนกับขนส่งบริษัทฯ นั้น ๆ โดยไม่ต้องรับไว้  (ให้รับไว้เฉพาะส่วนที่ระบุในเอกสารแบบฟอร์ม F-GR-101 สำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลังเท่านั้น )  ในกรณีที่เป็นรถขนส่งทั่วไปที่ไม่ใช่รถขนส่งบริษัทฯ ให้นำสินค้าเก็บไว้ในห้องสินค้าส่งเกิน ที่ไม่มีการรับสินค้าเข้าคลัง โดยทำการบันทึกข้อมูลสินค้าดังกล่าว  และดำเนินการติดตามไปยังแผนกบริหารสินค้าเพื่อนำสินค้าส่งคืนทาง Vender ต่อไป (ให้ตรวจสอบหมายเหตุแนบท้าย Workin  ประกอบ)
• กรณีที่ 3 สินค้าที่แถมมาให้เพื่อชดเชยสินค้าที่แตก  ในกรณีที่ Vender ได้ส่งสินค้ามาเพื่อชดเชยสินค้าที่แตก เช่น สินค้าประเภทบล๊อคก่อ Q-con 

ขั้นตอนที่ 4  การออกเอกสารใบ PO

ในกรณีที่ต้องการรับสินค้าไว้เพื่อขาย โดยได้รับความเห็นชอบจากแผนกบริหารสินค้าแล้ว  ทางแผนกบริหารสินค้าก็จะดำเนินการจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อสินค้าดังกล่าว เพื่อเป็นหลักฐานแสดงการสั่งซื้อ  และเอกสารการรับสินค้าเข้า เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนที่ 5 ต่อไป 

ขั้นตอนที่ 5  เข้าสู่  Work In การรับสินค้า

เมื่อแผนกบริหารสินค้าออกเอกสารและส่งมายังแผนกตรวจรับสินค้าแล้ว แผนกตรวจรับสินค้าจะนำสินค้าและเอกสารทั้งหมดเข้าสู่ขั้นตอน การรับสินค้าต่อไป  

หมายเหตุแนบท้าย Work In 

1. แผนกตรวจรับสินค้าจะนำสินค้าเก็บในห้องสินค้าส่งเกิน ส่งมาผิด ผิดสี ผิดรุ่น 
2. แผนกตรวจรับสินค้าไม่รับผิดชอบต่อความสูญเสียที่เกิดขึ้น อันเนื่องจากการจัดเก็บ  สูญหาย และอื่นๆ  ที่เกี่ยวข้องกับตัวสินค้า ไม่ว่าจะกรณีใดทั้งสิ้น  
3. แผนกบริหารสินค้าต้องดำเนินการ ให้เสร็จกระบวนการ ภายใน 7 วัน
4. การจัดทำเอกสารส่งคืนจะต้องบันทึกลงในแบบฟอร์มใบแจ้งส่งสินค้าคืนทุกครั้ง 
5. เมื่อพบสินค้าตามรายละเอียดข้อ 2 แผนกบริหารสินค้าและแผนกอื่น ๆ จะเอาผิดกับแผนกตรวจรับสินค้าไม่ได้  เนื่องจากสินค้าดังกล่าวยังไม่ผ่านการตรวจสอบและการตรวจนับจากแผนกตรวจรับสินค้า  และไม่ได้ทำการตรวจรับสินค้าเข้าคลังตามกระบวนการ P-GR-1 การตรวจรับและการควบคุม