WI-SP-005 การส่งคืนสินค้ากลับ Vendor (RTV)

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกตรวจรับสินค้า (GR) ในเรื่องของ “ การส่งคืนสินค้า” เพื่อมิให้เกิดปัญหาสินค้าตกค้าง ปัดความรับผิดชอบ และละเลยการติดตามแก้ปัญหาจากทั้งหน่วยงานขาย และ GR โดยทั้งกระบวนการไม่ควรจะต้องเพิ่มงาน หรือต้องรอแผนกบริหารสินค้าอีก อีกทั้งต้องตัดภาระติดตามสินค้าที่ส่งคืนออกไปแล้วไม่รู้ว่าเมื่อใดจะได้ร้บคืนจาก Vender ด้วยการลดหนี้ทันทีเมื่อส่งออกจากร้าน

นโยบาย

เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ข้างต้น จำเป็นต้องกำหนดนโยบายการส่งคืน Vender ดังนี้

1. การประสานงานส่งคืนสินค้ากับ Vender เป็นหน้าที่ของฝ่ายขายแต่ละสาขาดำเนินการในการกรอบข้อกำหนดย่อยที่แผนกบริหารสินค้าจัดทำ รายชื่อผู้ติดต่อส่งสินค้าคืนของ Vender และจะต้องส่งเอกสารใบขอส่งคืนเข้า RTV ซึ่งจะเป็นจุดควบคุมที่สำคัญ ป้องกันการนำสินค้าเข้าไปเก็บโดยไม่มีการประสานงานให้ชัดเจนกับ Vender 

2. จุดควบคุมที่สำคัญคือ “ข้อตกลงการส่งสินค้าคืน” ที่ BY จะต้องจัดทำเป็นหนังสือให้ Vender ทุกรายรับทราบลงชื่อทำความเข้าใจก่อนการซื้อขายทุกครั้ง จะต้องกำหนดเงื่อนไขเวลาในการรับคืน/เปลี่ยนสินค้าภายในเวลาที่กำหนดคือไม่เกิน 30 วัน มิฉะนั้นบริษัทจะไม่รับผิดชอบต่อการสูญหายของสินค้า และจะต้องถือเป็นสิทธิ์ในการหักลดหนี้จากบัญชีเจ้าหนี้ได้

3. เรามีนโยบายให้ Vender ส่งสินค้ามาเปลี่ยนเท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหาสินค้าหาย หาก Vender ต้องการให้ส่งคืนไปเปลี่ยนสินค้าใหม่ ต้องออกใบลดหนี้เจ้าหนี้ด้วยทุกครั้ง และเมื่อรับสินค้าใหม่จะต้องมีใบสั่งซื้อใหม่ออกมากำกับด้วยทุกครั้ง

4. สินค้าที่อยู่เกิน 60 วัน จะต้องมีผลต่อ KPI หน่วยงาน บริหารสินค้า  ทั้งนี้เพื่อกระตุ้นให้มีการป้องกันปัญหา ก่อน

คำจำกัดความ

• GP หมายถึง Good Receiving แผนกตรวจรับสินค้า

• RTV หมายถึง Return to Vender เป็นการกำหนดพื้นที่ หรือห้องเก็บสินค้าระหว่างรอ Vender มาเปลี่ยนคืน หรือส่งคืน

• สินค้าชำรุด หมายถึง สินค้าที่ไม่อยู่ในสภาพปกติ เกิดการแตก หัก เสียหาย หรือใช้การไม่ได้

หน้าที่และความรับผิดชอบ
พนักงานขาย 

1. ตรวจสอบสินค้าชำรุด เสียหาย

2. ดำเนินกระบวนการเพื่อส่งคืน

3. ประสานงานกับแผนกต่าง ๆ

บริหารสินค้า

1. ติดต่อผู้แทนจำหน่ายในการส่งคืนสินค้า

2. ดำเนินการส่งคืนสินค้า

3. กำหนดวันที่ส่งคืนสินค้า

GR Admin

1. ควบคุมเอกสารการส่งคืนสินค้า

2. ตัดสต๊อกสินค้าออกจากเครื่องฯ

3. จัดพิมพ์เอกสารการส่งคืน

4. ควบคุม ดูแลสินค้า ที่ทำการส่งคืน

ผังกระบวนการปฏิบัติงาน

 วิธีปฏิบัติ

1. เมื่อพบสินค้าชำรุด เสียหาย อันเนื่องจากการผิดพลาดจากการผลิต หรือการรับคืนเนื่องจากสินค้าไม่ตรงตามความต้องการไม่ถูกต้อง ใช้งานไม่ได้ ให้พนักงานขาย พนักงานคลัง จัดทำเอกสารโดยแยกเป็น 2 ประเภท ดังนี้คือ

1. ในกรณีที่สินค้าเสียหาย ให้แจ้งในส่วนงาน LP เพื่อทำการสอบสวน ค้นหาสาเหตุ และดำเนินการตามขั้นตอนของ LP ต่อไป

2. สินค้าที่ชำรุด อันเนื่องจากความผิดพลาดของโรงงานผู้ผลิต ลูกค้าส่งคืน ซ่อม ให้ทำขั้นตอนต่อไป   

2. กรอกแบบฟอร์ม RTV ให้แผนกบริหารสินค้าพิจารณาการส่งคืน และประสานงานกับ Vender ให้เรียบร้อย

   1. ทำใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังเข้าที่เก็บ RTV

   2. นำสินค้าพร้อมเอกสารใบโอนย้ายสินค้าส่งมอบให้กับ End Control ตรวจสอบ

1. ในกรณีที่ไม่สามารถเคลมสินค้าได้ ส่งเรื่องให้ LP ดำเนินการตรวจสอบ พร้อมหาผู้รับผิดชอบ และดำเนินการปรับปรุงออกจากคลังต่อไป

2. ในกรณีที่สามารถส่งคืนและเคลมได้ 

3. GR ควบคุมการส่งคืนสินค้าโดย

1. ใช้เกณฑ์ว่า ฝ่ายขาย (Sale) จะต้องประสานงานการคืนสินค้ากับ Supplier ด้วยตัวเองเรียบร้อยแล้ว โดยทำการบันทึกข้อมูลในทะเบียนคุมสินค้าส่งคืน 

*โดยกำหนดจุดควบคุมต่อไปนี้ไว้ 

1. ชื่อเจ้าหน้าที่ฝั่ง Supplier พร้อมตำแหน่งงานที่รับเรื่อง

2. วันที่นัดส่ง/เข้ามารับ/เปลี่ยนสินค้า

3. หมายเลขโทรศัพท์ หรืออีเมล์ที่ใช้ติดต่อกับผู้รับผิดชอบดังกล่าว

4. พนักงานผู้รับผิดชอบ และหัวหน้าแผนก( Section Manager) ของกลุ่มสินค้าดังกล่าว

2. ซึ่งหากมีข้อมูลด้านการประสานงานดังกล่าวไม่ครบถ้วน GR มีสิทธิ์ปฏิเสธการรับสินค้าเข้าเก็บในพื้นที่ RTV 

3. GR โทรสอบถามเจ้าหน้าที่ฝั่ง Supplier และส่งเอกสาร F-GR-401 ใบแจ้งส่งคืนสินค้า Vender ทางอีเมล์ (หรือ Fax) เพื่อ “ยืนยัน” วันที่และรายละเอียดการส่งคืน ก่อนเก็บสินค้าเข้าห้อง RTV 

4. เมื่อตรวจสอบยืนยันได้แล้ว GR จึงบันทึกโอนสินค้าเข้า RTV จากจุดนี้ GR จะต้องรับผิดชอบเกณฑ์ “อายุสินค้าใน RTV” ต้องไม่เกิน 60 วันนับจากวันนี้เป็นต้นไป

5. เมื่อเซลล์มารับสินค้าตามกำหนด ให้ดำเนินการเปลี่ยนสินค้าใหม่คืนสินค้าเก่า แล้วจึงทำเรื่องขอโอนสินค้ากลับเข้าสต๊อคพร้อมขาย (AVL)

6. หากจำเป็นต้องส่งคืนสินค้าออกนอกพื้นที่สาขา จะต้องได้รับ “ใบลดหนี้เจ้าหนี้” จากแผนกบัญชีมากำกับเท่านั้น เมื่อได้รับสินค้าใหม่มาเปลี่ยน ให้ถือเป็นการซื้อสินค้าใหม่ จะต้องมีใบสั่งซื้อใหม่มากำกับเช่นเดียวกัน

7. สินค้าต้องมีกำหนดส่งคืนไม่เกิน 30 วันนับจากวันที่รับเข้า RTV 

1. กรณีที่ครบกำหนดส่งแล้ว หรือครบ 30 วันไม่มีการดำเนินการส่งคืนตามนัดหมาย ให้ทำอีเมล์/โทรแจ้งเตือน Vender CC: ให้กับ [email protected] และ [email protected] เพื่อให้เจ้าหนี้ใบลดหนี้ภายในสิ้นวัน

2. หากไม่ได้รับการแก้ไข/ติดต่อกลับภายใน 30 วันจากวันที่รับ ให้ GR จัดทำอีเมล์ เพื่อส่งหนังสือเตือนการตัดจ่ายกับ Supplier 

3. แจ้งต่อแผนกการเงินเพื่อให้หักบัญชี ส่งให้ผู้จัดการสาขาอนุมัติ 

4. ผู้จัดการสาขาพิจารณาตัดจำหน่ายในราคาพิเศษ หรือขายซาก หรือทำลายอย่างใดอย่างหนึ่ง 

รายละเอียดแบบฟอร์มใบขอส่งคืน RTV 

มีรายละเอียดดังนี้.-

• ชื่อผู้ติดต่อ

• ชื่อบริษัท ห้าง ร้าน

• วันที่ เดือน ปี

• สาเหตุที่จัดส่งสินค้าคืน

• รายละเอียด รหัสสินค้า จำนวนสินค้า หน่วยนับ เลขที่เอกสารการรับเข้า (ถ้ามี)

• วิธีการจัดส่ง พร้อมรายละเอียดการจัดส่ง

• เซ็นต์เอกสารผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องให้ครบทุกช่อง พร้อมมอบต้นฉบับให้ผู้รับคืน

• สำเนาฉบับที่ 2 สีเหลือง นำส่ง Admin GR เพื่อทำการตัดออกจากคลัง

• กระบวนการบันทึกการตัดยอดสินค้าออกจากคลัง

1.เข้า โปรแกรม NP-Menu กด BC Account เพื่อเข้าสู่โปรแกรม

2.ป้อนข้อมูล Connection ….. User ID ………

 

 

3.ใส่รหัส Password ……… ประจำตัวพนักงาน จากนั้น กด Connect เข้าสู่โปรแกรม

 

4.ระบุวันที่ที่จัดทำเอกสาร จากนั้นกด ตกลง เพื่อเข้าสู่หน้าจอของโปรแกรม BC Account

5.จะปรากฏหน้าจอเมนู ใน BC Account ดังรูป

 

6. เข้า เมนู จัดซื้อ

 

 

 

 

 

7.เข้า เมนู บันทึกซื้อสินค้าเชื่อ

8. บันทึกส่งคืนสินค้า

9. จะปรากฏหน้าจอบันทึกการส่งคืนสินค้า

10. คลิ๊ก เครื่องหมาย ! เพื่อเลือกรูปแบบการส่งคืน และป้อนข้อมูลวันที่ รายละเอียดตามรูปภาพที่ปรากฏ

 

11. จากนั้นป้อนข้อมูลรหัสเจ้าหนี้ ใบรับสินค้า (ถ้ามี)

12. จากนั้นคลิ๊กสาเหตุการส่งคืนเพื่อระบุว่าสินค้าที่ส่งคืนเนื่องจาก ดังรายละเอียด.-

 

13. ป้อนข้อมูลหมายเหตุสินค้าที่ทำการส่งคืน พร้อมระบุ เลขที่ใบส่งคืนสินค้า จากนั้นป้อนข้อมูล รหัสสินค้า คลัง ที่เก็บ ที่ต้องการส่งคืน จำนวนสินค้าที่ต้องการส่งคืน (ในกรณีที่เลือกข้างบนมีใบรับสินค้า ข้อมูลที่ถูกรับเข้าจะปรากฏทั้งหมด ให้ลบรายการที่ไม่ต้องการออกทั้งหมด คงเหลือไว้เฉพาะรายการที่ต้องการส่งคืน จำนวนส่งคืน)

 

 

 

14. เมื่อบันทึกข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดแล้ว กด SAVE ข้อมูลดังกล่าว

 

15. จะปรากฏหน้าจอ ดังภาพ เพื่อเลือกรูปแบบฟอร์มเอกสาร (Select Form) ที่ต้องการ

 

 

 

 

 

 

16.จะปรากฏ ตามรูปแบบเอกสาร ดังภาพ กด Preview

 

17. จะปรากฏรูปแบบ เอกสารใบบันทึกส่งคืนสินค้า กด PRINT

18. จะปรากฏหน้าจอเครื่อง Print

 

19. ทำการเลือกเครื่องพิมพ์ ที่ต้องการ ตามรายละเอียด ดังรูป

20. เมื่อเลือกเครื่องพิมพ์ได้แล้ว กด Properties… เพื่อเลือกกระดาษเป็นครึ่งหน้า จากนั้น กด OK

 

21. จะได้ใบบันทึกส่งคืนสินค้า แนบกับใบส่งคืนสินค้าสีเหลือง ส่งเอกสารให้แผนกบัญชีต่อไป