WI-GR-014 การบันทึกรับสินค้าเข้าในระบบ BC

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของส่วนตรวจรับสินค้า GR  ในเรื่องของ “ การรับสินค้า” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ PM-SP-001 การตรวจรับสินค้าและการควบคุม 

เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการรับสินค้า ให้เป็นไปในรูปแบบเดียวกันและเป็นแนวทางให้กับพนักงานให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

2. ขอบเขต

เป็นวิธีปฏิบัติงานในการบันทึกรับสินค้าเข้าคลังโดยใช้ระบบ BC Account หลังจากที่มีการตรวจสภาพสินค้า จำนวน 

3. คำจำกัดความ

การรับสินค้า หมายถึง การตรวจรับสินค้าเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ จากการตรวจนับของ End Control ส่วนตรวจรับสินค้า

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

ตำแหน่งงาน Admin GR   หน้าที่ 1. ตรวจสอบการบันทึกข้อมูลการบันทึกการรับเข้าของ End Control ส่วนงานรับสินค้า 

        2. บันทึกการรับสินค้าเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ 

        3. จัดพิมพ์เอกสาร FM-GR-006 ใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง

                4. เก็บรวบรวมเอกสารรับเข้าทั้งหมดส่ง ให้ผู้จัดการส่วนฯ เพื่อตรวจสอบต่อไป

5. วิธีปฏิบัติงาน

ขั้นตอนการบันทึกรับสินค้า CREDIT

5.1. การบันทึกรับสินค้าเริ่มจากเมื่อได้ตรวจนับความถูกต้องของสินค้ากับใบส่งของหรือใบ Invoice จาก Vendor แล้ว ให้ทำการบันทึกรับสินค้าเพื่อออกใบรับสินค้า โดยเริ่มจากการเรียกโปรแกรม BC ACCOUNT จะปรากฏ ข้อความให้ใส่  Connection , User ID

 (ชื่อผู้ใช้) , Password (รหัสผ่าน)  คลิก Connect  เพื่อเข้าสู่ระบบ

5.2. เมื่อชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านถูกต้อง จะเข้าสู่การ Set Work Date เพื่อกำหนดวันที่ทำงาน จากนั้นคลิก ตกลง

5.3. เมื่อทำการกำหนดวันที่ในการทำงานเรียบร้อยแล้ว ทั้งหมดจะเข้าสู่  MAIN MENU ดังนี้

5.4. ให้เข้า  MENU จัดซื้อ  

5.5. เข้า MENU  บันทึกซื้อสินค้าเชื่อ

 5.6. เข้า MENU บันทึกรับสินค้าจากการซื้อ

5.7. หน้าจอจะแสดงรายละเอียดสำหรับใส่ข้อมูลการบันทึกรับสินค้า Credit 

5.8. เลือกประเภทหัวเอกสาร ตามใบสั่งซื้อ  พร้อมคลิก หัวเอกสารนั้น ๆ  อันได้แก่

1. เอกสารใบสั่งซื้อ POV รับเข้าสินค้าเป็นหัวเอกสารเป็น RV

2. เอกสารใบสั่งซื้อ PON รับเข้าสินค้าเป็นหัวเอกสารเป็น RN

3. เอกสารใบสั่งซื้อ POE รับเข้าสินค้าเป็นหัวเอกสารเป็น RX

4. เอกสารใบสั่งซื้อ POC รับเข้าสินค้าเป็นหัวเอกสารเป็น CS

5.9.เมื่อคลิกเลือกหัวเอกสารแล้วจะปรากฎรายละเอียดดังภาพ จากนั้นให้คลิกเลือกใบสั่งซื้อสินค้า

5.10. จะปรากฏรายละเอียดใบสั่งซื้อสินค้าที่เป็นของ VENDOR รายนี้ คลิกตรงช่อง สีเหลี่ยม ตามใบสั่งซื้อที่ต้องการ แล้วคลิก OK

5.11. รายการสินค้าตามใบสั่งซื้อจะเข้าหน้าจอใบรับเข้าสินค้าโดยอัตโนมัติ 

5.12. ตรวจสอบจำนวนสินค้า  ราคาสินค้า รายละเอียดต่างๆ ให้ถูกต้องตามใบตรวจรับสินค้า

5.13. กด F5 เพื่อระบุหมายเหตุต่าง ๆ เช่น ผู้รับสินค้า เลขที่ใบสั่งขาย/สั่งจอง ในกรณีที่เป็นสินค้าสั่งพิเศษ ฯลฯ  จากนั้น คลิก ตกลง 

5.14. จากนั้นกด SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าในระบบ

5.15. เมื่อกด SAVE แล้วจะปรากฏ รายละเอียด ดังนี้

5.16. ตรวจสอบเลขที่เอกสารที่ได้  เลือก Select เป็นใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง.BFM คลิก เครื่องหมาย  √ ออกจาก GL Slip Form  คลิก  Preview 

5.17. จะปรากฏรายละเอียดของเอกสาร  คลิก Print

5.18. เลือกประเภทเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ  ขนาดกระดาษ จากนั้น คลิก OK 

5.19. จะได้เอกสารใบบันทึกผลการตรวจรับสินค้าเข้าคลัง เพื่อนำส่งให้ Checker เซ็นต์ผู้จ่ายสินค้า   พนักงานคลังเซ็นต์ผู้รับสินค้า  และ End Control เซ็นต์ผู้ตรวจสอบ 

5.20. เก็บรวบรวมเอกสารแนบกับเอกสารการตรวจรับสินค้า ใบกำกับภาษี Vender  เพื่อตรวจสอบ และส่งให้แผนกบัญชีต่อไป