WI-GR-004 ป้ายกำกับอายุสินค้า
- วัตถุประสงค์
เอกสารฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดการสินค้า DMG ในส่วนของการป้องกันและจัดการสินค้าหมดอายุ เพื่อเป็นวิธีปฏิบัติงานให้กับพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบและนำไปปฏิบัติให้เป็นแนวทางเดียวกัน
- ขอบข่าย
เป็นมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการในการป้องกันและจัดการสินค้าหมดอายุ เพื่อให้เข้าใจและปฏิบัติงานไปในแนวทางเดียวกัน
- คำจำกัดความ
- สินค้า DMG คือ สินค้าที่เกิดจากการชำรุด เสียหาย เสื่อมสภาพ หมดอายุ
- หน้าที่และความรับผิดชอบ
4.1. เจ้าหน้าที่รับสินค้า (GR) มีหน้าที่
- ตรวจรับสินค้า พร้อมกับตรวจเช็ควันหมดอายุของสินค้าประเภทที่มีอายุบันทึกลงไปในแบบฟอร์มที่รับเข้าทุกครั้ง (สินค้าที่มีอายุและสินค้าที่มีอายุต่ำกว่า 6 เดือน)
ตาม W-GR-106 คู่มือปฏิบัติสินค้ามีอายุ
- ติดป้ายแยกสีระบุวันที่ผลิต และ วันที่หมดอายุ ตาม Lot สินค้าที่เข้ามา ให้เป็นสีเดียวกัน ตามระยะเพื่อให้สามารถรู้ได้ว่าสินค้ามีอายุการใช้งานโดยกำหนดสีคือ แดง=1เดือน,เหลือง=2 เดือน ชมพู = 3 เดือน , เชียว= 4 เดือน , ส้ม=5 เดือน , ฟ้า= 6 เดือน ตามลำดับ
- สินค้าประเภทซิลิโคน ให้แผนกคอมฯ จัดทำโปรแกรมพิมพ์ระบุวันที่หมดอายุติดตรง Barcode หรือจุดที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน
4.2. Section Manager ส่วนคลังสินค้า มีหน้าที่
- ตรวจเช็คสินค้าก่อนรับสินค้าเข้าคลัง
- ตรวจป้ายกำกับสินค้าที่พาเลท แยกสีตาม LOT นั้นๆ
- จัดเรียงสินค้าตามระบบ First In First Out (FIFO) ตามเอกสารคู่มือ : WI-WH-001
- จ่ายสินค้าที่รับเข้าก่อนหรือสินค้าที่ใกล้จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง
- ตรวจสอบป้ายควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือนพร้อมทั้งถ่ายภาพและรายงานให้ ICC รับทราบ
- ตรวจเช็คสต๊อคสินค้า ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง สินค้าหมดอายุ ทุกสิ้นเดือน
4.3. Section Manager ส่วนค้าปลีก มีหน้าที่
- ติดป้ายกำกับสินค้าที่ชั้นวาง(shelf) แสดงสัญญลักษณ์สินค้ามีอายุ
- จัดเรียงสินค้าขายตามระบบการจัดเรียงสินค้า ตามเอกสารคู่มือ : SA1-WO3
- ให้พนง.หรือ พีซี สินค้านั้นๆจัดทำ Stock card ระบุวันที่รับเข้า วันหมดอายุ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง
- จ่ายสินค้าที่รับเข้าก่อนหรือสินค้าที่ใกล้จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง
- ตรวจสอบป้ายควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือนร่วมกับพนักงาน PC พร้อมทั้งถ่ายภาพและรายงานให้ IC รับทราบ
4.4. เจ้าหน้าที่ตรวจนับสินค้า ( IC ) มีหน้าที่
- สุ่มตรวจสอบสินค้าที่มีวันหมดอายุในกระบวนการตรวจนับสินค้าทุกเดือน(ทุกวันที่ 20)ตาม
เอกสารที่เกี่ยวข้อง : คู่มือการตรวจนับสต๊อก - ตรวจสอบป้ายกำกับอายุของสินค้าว่าไม่มีสีของเดือนที่ตรวจนับคงค้างอยู่
- รายงานความเสียหายเกี่ยวกับสินค้าที่ตรวจแล้วมีอายุเหลือไม่ถึง 1 ปี
4.5. เจ้าหน้าที่บริหารสินค้า (MC) มีหน้าที่
- ตรวจสอบสินค้าว่าสามารถเคลมกับ Vendor ได้หรือไม่ได้
- แจ้งผลการเคลมให้กับเจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสียทราบเพื่อดำเนินการขั้นตอนต่อไป
- พิจารณาการจัดการสินค้าเสียหายในขั้นตอนสุดท้ายว่าจะ ทิ้ง,บริจาค,ขาย,โปรโมชั่น
- ก่อนทำการสั่งซื้อสินค้ามีอายุจะต้องตรวจสอบว่าสินค้าที่เหลือมีจำนวนเท่าไหร่และหมดอายุเมื่อใดตามกระบวนการจัดซื้อ เอกสารคู่มือที่เกี่ยวข้อง : PM-BY-003
4.6. เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย (LP) มีหน้าที่
- รับแจ้งปัญหาสินค้าเสียหาย เสื่อมสภาพ หมดอายุ
- ดำเนินการติดตามการแก้ไขปัญหา สินค้าเสียหายนั้นๆ กับแผนกที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำรายงานผลการตรวจสอบที่มาที่ไปของสาเหตุ
การป้องกันสินค้าหมดอายุ
|
ขั้นตอนการปฏิบัติ |
วิธีการปฏิบัติงาน |
รายละเอียดการปฏิบัติงาน |
|
แผนกตรวจรับสินค้า(GR) |
||
|
1.รับสินค้าที่มีอายุหรือมีอายุต่ำกว่า 6 เดือน |
ดู วัน เดือน ปี หมดอายุของสินค้าก่อนรับเข้าถ้าสินค้ามีอายุต่ำกว่า 6 เดือน ห้ามรับสินค้าเข้าเด็ดขาด |
แผนก GR ตรวจสอบสินค้าที่รับเข้าว่าเป็นสินค้ามีอายุหรือไม่ หากพบว่าสินค้ามีอายุน้อยกว่า 1 ปี ให้แจ้งทาง MC เพื่อตรวจสอบว่าเป็นสินค้าประเภทใดหมุนเวียนเร็วหรือไม่ หากเป็นสินค้าที่มีอายุต่ำกว่า 6 เดือน ให้ประสานงาน MC เพื่อทำการส่งกลับ Vender ทันที |
|
2.ระบุวันที่หมดอายุท้ายรายการ |
ระบุวันเดือนปีหมดอายุของสินค้า ท้ายรายการเอกสารแบบฟอร์มและติดสติ๊กเกอร์ที่ตัวสินค้าหรือพาเลท เพื่อเฝ้าระวังสินค้ามีอายุการใช้งาน |
เมื่อตรวจสอบวัน เดือน ปี หมดอายุและทราบว่าเป็นสินค้าที่มีอายุการใช้งานให้ทางแผนก GR ระบุประเภทสินค้ามีอายุท้ายเอกสารและติดสติ๊กเกอร์ให้เห็นเด่นชัดว่าเป็นสินค้ามีอายุต้องเฝ้าระวัง |
|
คลังสินค้า/ค้าปลีก |
||
|
1.ตรวจสอบวัน เดือน ปี สินค้า ก่อนรับสินค้าเข้าคลัง |
ตรวจดูวัน เดือน ปี หมดอายุของสินค้าและป้าย กำหนดอายุของสินค้าก่อนเซ็นต์รับเข้าคลังทุกครั้ง |
ก่อนรับสินค้าเข้าคลังให้ Section Manager ตรวจสอบวัน เดือน ปี ที่หมดอายุของสินค้าก่อนรับสินค้าและตรวจดูว่ามีป้ายบ่งชี้สินค้ามีอายุต้องเฝ้าระวัง เพื่อสะดวกต่อการแยกประเภทในการจัดเก็บแบบ FIFO |
|
2.จัดเรียบสินค้าแบบ FIFO |
จัดเรียงสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านนอกหรือจัดโซนสินค้าที่มาก่อนให้เป็นสัดส่วนสามารถมองเห็นได้ชัด |
กำหนดจุดจัดเก็บสินค้าที่มีอายุให้เป็นสัดส่วนและให้นำสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านนอกสุด |
|
3. จ่ายสินค้าที่จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง |
ก่อนจ่ายสินค้าให้ดูวัน เดือน ปี ก่อนจ่ายทุกครั้งสินค้าที่มาก่อนให้จ่ายก่อน |
คลังสินค้าจัดโซนประเภทสินค้าที่มีอายุและจัดเรียงสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านหน้าเพื่อจ่ายสินค้าที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ ตามมาตรฐาน FIFO |
|
4.ตรวจสอบควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือน |
ทุกวันสิ้นเดือนให้ตรวจสอบและเฝ้าระวังสินค้าที่ใกล้หมดอายุ และทำการ Cleck List ป้ายสินค้าเฝ้าระวังพร้อมรูปถ่ายและรายงานให้ IC ทราบทุกเดือน |
ทุกสิ้นเดือนให้ตรวจสอบสินค้าและเฝ้าระวังสินค้าหมดอายุ หากพบสินค้าใกล้หมดอายุ 3 เดือน ให้ทำรายงานแจ้ง IC ให้มาตรวจสอบ |
|
แผนกควบคุมสินค้าคงคลัง IC (Inventory Control) |
||
|
1. ทำการสุ่มตรวจสอบสินค้าคงคลัง ประเภทที่มีอายุทุกสิ้นเดือน |
ประสานงานเจ้าของพื้นที่ให้มาตรวจสอบสินค้าเผ้าระวังหรือสินค้าใกล้หมดอายุ โดยการสุ่มตรวจทุกเดือน |
แผนก IC ทำการสุ่มตรวจสอบสินค้าที่มีอายุเพื่อเป็นการเฝ้าระวังร่วมกับ Section Manager และทำรายงานผลการดำเนินการตรวจสอบทุกเดือน |
|
2. รายงานสินค้าประเภทที่มีอายุเหลือไม่ถึง 3 เดือน |
จัดทำรายงานสินค้าใกล้หมดอายุให้กับ MC รับทราบ เพื่อทาง MC จะได้ประสาน การตลาดเพื่อจัดทำโปร หรือ ประสาน Vender เพื่อเคลมหรือคืนสินค้า |
เมื่อตรวจพบว่าสินค้าที่มีอายุน้อยกว่า |
|
แผนกบริหารสินค้า |
||
|
1.พิจารณาสินค้าก่อนรับเข้ากรณีสินค้ามีอายุการใช้งาน |
- เมื่อสั่งซื้อสินค้าเข้ามาและได้รับแจ้งจากทาง GR ว่าสินค้ามีอายุน้อยกว่า 1 ปี ให้ทาง MC พิจารณาการรับสินค้าเข้า และหากสินค้ามีอายุน้อยกว่า 6 เดือน ให้แจ้ง Vender เพื่อขอคืนสินค้าทันที -กรณีสินค้าที่ขายหมดก่อน 2 เดือนก็ให้จัดซื้อพิจารณาเซ็นต์รับทราบให้รับเข้าไปขายได้ - แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้อง PC หรือ Section ให้ค่อยตรวจสอบสินค้าที่ดูแล ทุก ๆ วัน ให้จัดเรียงสินค้าแบบ FiFo เข้าก่อนออกก่อน |
-เมื่อได้รับแจ้งปัญหาการรับเข้าสินค้าจากแผนก GR ว่าสินค้าหมดอายุก่อน 6 เดือน ให้ดำเนินการประสานงานกับ Vender เพื่อขอคืนสินค้าที่ใกล้หมด -GR ปริ้นกระดาษสีติดสินค้าทีรับเข้า พร้อมระบุวันผลิต และวันหมดอายุติดกับสินค้าที่รับเข้าวันนั้นๆ |
|
2.แจ้งผลการดำเนินงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง |
แจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องว่าจะมีการตรวจนับสินค้าในกลุ่มที่มีอายุ ทุก ๆ วันที่ 20 ของเดือนทำเป็นประจำทุกเดือน เพื่อตรวจสอบและลดปัญหาสินค้าหมดอายุ หากตรวจสอบเจอ ก็ประสานงานกับทาง Vender |
ประสาน Vender แจ้งสินค้าใกล้หมดอายุเพื่อติดต่อขอเคลม หรือ จัดทำโปรต่างๆ |
|
3. พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุ |
พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุหรือหมดอายุและประสาน Vender เพื่อแจ้งเคลม หรือการตลาดเพื่อจัดโปรโมชั่น ต่างๆ |
พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขปัญหาเช่น Vender เคลม หรือ จัดโปรโมชั่นต่างๆ และเมื่อพบรายงานสินค้าหมดอายุไปแล้วเคลมไม่ได้หรือ Vender ไม่รับคืนสินค้าให้ประสานแจ้ง LP ดำเนินการจัดการสินค้า DMG (PM-LP-001) |
|
แผนกป้องกันการสูญเสีย (LP) |
||
|
1. จัดทำรายงานผลการสอบสวนและจัดการสินค้าหมดอายุ |
หาสาเหตุของปัญหาสินค้าหมดอายุและจัดทำรายงานผลให้กับทาง MC ประสานผู้ที่เกี่ยวข้อง ให้มาดำเนินการแก้ไขปัญหา |
ดำเนินการตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน การจัดการสินค้า DMG (PM-LP-001) |
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ผู้รับผิดชอบ กระบวนการ เอกสารที่เกี่ยวข้อง
หมายเหตุ : ป้ายกำหนดการรับสินค้ามีอายุเข้าคลัง
- สีแดง เดือน มกราคม กับเดือน กรกฎาคม
- สีเหลือง เดือน กุมภาพันธ์ กับเดือน สิงหาคม
- สีชมพู เดือน มีนาคม กับเดือน กันยายน
- สีเขียว เดือน เมษายน กับเดือน ตุลาคม
- สีส้ม เดือน พฤษภาคม กับเดือน พฤศจิกายน
- สีฟ้า เดือน มิถุนายน กับเดือน ธันวาคม
No Comments