WI-SP-003 การตรวจนับและเคลียร์สต๊อก

1. วัตถุประสงค์

• เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของฝ่ายขายปลีกและคลังสินค้า รวมไปถึงแผนก ICC ในเรื่องของ “การตรวจนับและเคลียร์สต๊อก” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการให้บริการในพื้นที่ขาย
• เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านความถูกต้องของสินค้าที่มีขายในบริษัททั้งด้านจำนวนและมูลค่าสินค้า 

2. ขอบเขต

• เพื่อเป็นแนวทางปฏิบติของพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสต๊อกสินค้า ทั้งพนักงานขายและพนักงานคลังสินค้าในการตรวจนับและเคลียร์สต๊อกสินค้าเพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดและสามารถตรวจสอบได้ว่าควรจะจัดซื้อสินค้าเพื่อสต็อกไว้ขายมากน้อยแค่ไหน

3. คำจำกัดความ

• สินค้าติดลบ หมายถึง สินค้าที่มีตัวตนจริงแต่ในระบบไม่มียอดสินค้าทำให้เวลาขายออกไปจึงติดลบ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

• Sale Division

1. ตรวจสอบผลการตรวจนับ
2. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 
3. อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์
4. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้
5. แจ้งความเคลื่อนไหวโดยรวมของสินค้าให้ Section ทราบ
6. พิจารณาผลการขอปรับปรุงสินค้าและเซ็นต์ชื่อเพื่อให้อนุมัติปรับปรุง
7. Section Manager

1. กำกับดูแลการตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
2. กำกับดูแลการจัดเรียงสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
3. กำกับดูแลการตรวจนับสินค้า
4. กำกับดูแลการบันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held
5. เซ็นต์รับผลการตรวจนับร่วมกับพนักงานขาย
6. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้
7. ตรวจสอบสินค้าที่เกิดปัญหาจากรายงานต่าง ๆ เช่นรายงานสินค้าติดลบ
8. ทำการตรวจนับสินค้าจริงในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบแล้วแก้ไขปัญหา
9. ควบคุมและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นอีก

• พนักงานขาย

1. ดูแลสินค้าที่ตนเองรับผิดชอบ
2. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
3. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
4. ตรวจนับสินค้า
5. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held
6. เซ็นต์รับผลการตรวจนับ

• ICC
  1. ทวนสอบผลการตรวจนับสินค้าของพนักงาน
  2. ปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่มีอยู่จริงให้ตรงกับในระบบตามคำขอปรับปรุงที่ Sale Division พิจารณาอนุมัติแล้ว

5. วิธีปฏิบัติงาน

                    ผู้รับผิดชอบ                                  กระบวนการ                             เอกสารที่เกี่ยวข้อง

รายละเอียดวิธีปฏิบัติงาน

• การตรวจนับสินค้า

1. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
2. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
3. ตรวจนับสินค้า
4. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held
5. Sale Division ตรวจสอบผลการตรวจนับ 
6. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 
7. พนักงานขาย Section Manager และ Sale Division เซ็นต์รับผลการตรวจนับ
8. Sale Division อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์
9. แผนกคอมพิวเตอร์จะประมวลผลการตรวจนับและส่งข้อมูลเข้าคลัง ISP

• การเคลียร์สต๊อกสินค้า1. กระบวนการรับข้อมูลสินค้าที่มีปัญหา
  • รับทาง Mail จากแผนกคอมพิวเตอร์

• • หรือรับแจ้งจากลูกค้าหรือพนักงาน

     2. กระบวนการตรวจสอบข้อมูล

2.1 นำรหัสสินค้าที่มีปัญหามาหาข้อมูลที่ BC Account ดังภาพประกอบ

• เลือกบันทึกรายละเอียดสินค้า
• เลือกที่ภาพ จะได้การค้นหารายการสินค้า

• เลือกรายการสินค้าที่ต้องการแล้วดับเบิ้ลคลิ๊ก
• เลือกรายการอื่นๆแล้วเลือกยอดคงเหลือตามคลัง

3. กระบวนการแก้ไข แบ่งเป็น 2 กรณี

• กรณีที่ 1 แก้ไขได้ทันทีสามารถทำได้โดยการโอนถ้าสินค้าอยู่ผิดชั้นเก็บหรือผิดคลังโดยการตรวจนับสินค้าจริงแล้วแจ้งให้แผนก GR โอนโดยบันทึกใน FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง
• กรณีที่ 2 ไม่สามารถแก้ไขได้ทันทีจะต้องเข้าสู่กระบวนตรวจนับสต๊อกให้ดำเนินการดังนี้
• NP_Menu เลือกโปรแกรม Moble Application

• ใส่รหัสผ่านโดยใช้รหัสเดียวกับ BC Account
• เลือกโหมดการทำงานและเลือกการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง
• ใส่ข้อมูลสินค้าที่เราต้องการ ตรวจนับ แล้วกดภาพตามหลังแล้วกด
• จะได้เอกสารที่มีข้อมูลสินค้าเพื่อไว้ตรวจนับชื่อ รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง
• ใส่จำนวนที่นับได้จริงพร้อมลงชื่อให้ครบทุกช่อง
• ถ้ายังหาสาเหตุไม่ได้ให้โอนยอดเข้า ISP เพื่อให้แผนก ICC หาสาเหตุต่อไป

4. กระบวนการขอปรับปรุง 

4.1 เมื่อตรวจนับสินค้าที่มีปัญหาและตรวจนับสินค้าใกล้เคียงหมดแล้ว

4.2 ส่งข้อมูลการตรวจนับที่มีลายเซ็นต์ครบถ้วนให้แผนก ICC เพื่อหาสาเหตุทางระบบต่อไป

4.3 เมื่อหาสาเหตุได้แล้วให้เขียน FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าพร้อมเอกสารประกอบเพื่อให้ผู้บริหารต่อไป

5. กระบวนการพิจราณา 

เมื่อผู้บริหาร ( Sale Division หรือ ผู้จัดการส่วนค้าปลีก ) พิจารณาเห็นสมควรให้ปรับปรุงจะลงชื่อในช่องผู้อนุมัติแต่ถ้าไม่พิจารณาก็จะส่งเอกสารกลับเพื่อไปตรวจสอบหาสาเหตุเพิ่มเติมใหม่

6. กระบวนการปรับปรุงของแผนกบัญชี 

เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสาร FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าที่มีลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารแล้วก็ให้ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบทันที

7.กระบวนการจัดเก็บเอกสาร 

7.1. เมื่อปรับปรุงข้อมูลในระบบแล้ว ทางแผนกบัญชีจะจัดเก็บเอกสารตามลำดับวันแล้วจัดเก็บเป็นสัปดาห์และเดือนต่อไป

7.2. กรณีสินค้ามีประวัติการจ่ายสลับ, สูญหาย หรืออื่นๆ ให้ถือว่าเป็น “สินค้าเฝ้าระวัง” ซึ่งจะถูกควบคุมโดยแผนก IC จะทำใบตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังให้พนักงานประจำสินค้าทำการตรวจนับสินค้าเดือนละครั้ง

**  หรือให้แผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานสินค้าที่เคยมีประวัติสูญหาย จ่ายสลับแต่ละเดือน ให้ Sale Division แจกจ่ายให้พนักงานทำการตรวจนับสต๊อกทุกเดือน **

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้า
• FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง
• รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง