WI-IC-003 การตรวจนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวัง

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐาน IC  ในเรื่องของ “ การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง” เพื่อให้เกิดการตรวจนับทุกวัน ลดปัญหาสินค้าสูญหาย จ่ายสลับที่มักเกิดขึ้นซ้ำๆ กับสินค้าเฝ้าระวังคำจำกัดความ 

หน้าที่และความรับผิดชอบ

กระบวนการทำงาน 

รายละเอียดการปฏิบัติ

1. ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง เอกสารตรวจนับสินค้า

      หน่วยงาน  IC  BO   ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง  (จัดทำรายงานโดยแผนกคอมพิวเตอร์)  โดยเป็นเอกสารแบบฟอร์ม F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า  ภายใต้เงื่อนไข สินค้าเฝ้าระวัง ดังนี้  

 1.1  สินค้าจ่ายสลับไม่เกิน  2 เดือน (เกรด A)     4 - 6  เดือน (เกรด B)  และ 7  เดือนขึ้นไป
(เกรด C ) ข้อมูลนี้จะถูกปรับเปลี่ยนในกรณีที่สินค้าดังกล่าว ไม่มีผลต่างจากการตรวจนับ ในช่วง 1เดือน แรก(เกรด  A)  ก็จะปรับเปลี่ยนเป็น  4-6 เดือน (เกรด  B)    และ 7 เดือนขึ้นไป (เกรด C)  รายงานจะถูกเปลียนแปลงไปตามระยะเวลา
1.2  สินค้าขายดี  มี Stock ย้อนหลัง 3 เดือน  จำนวน 100  อันดับแรก (ตามความถี่การออกบิลขาย)
1.3  สินค้าขายดีมูลค่าสูง  หายง่าย  มูลค่าเกิน 10,000 บาท
1.4  สินค้าขายดี ไม่เคยหายในรอบปี  

2. ส่งเอกสารตรวจนับให้ Section 

เมื่อออกเอกสารใบตรวจนับสินค้าแล้ว  ส่งแบบฟอร์มให้กับ Section เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์  ในการตรวจนับ  ป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อแจ้งสินค้าที่ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ Section ต้องทำการติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อให้พนักงานรับทราบว่า เป็นการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง และหากต้องการจะทำการขายสินค้าดังกล่าวต้องแจ้งให้กับพนักงานผู้รับผิดชอบ หรือ Section ก่อนการนำสินค้าไปขาย

3. ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง   

ทำการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังทุกวันตามเอกสารระบุ เป็นระยะเวลา 2 เดือน  ตรวจนับทุกสัปดาห์ 2 เดือน  และ ตรวจนับรายเดือน อีก 2 เดือน รวมระยะเวลาการตรวจนับ จำนวน 6 เดือน  และบันทึกข้อมูลการนับได้ในเอกสารใบตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบยอดที่นับได้และยอดในระบบ และหากผลการตรวจนับสินค้าสูญหาย ให้ติดต่อตรวจสอบกล้องวงจรปิดภานใน 24 ชม. รวมถึงรายละเอียดการตรวจนับประจำวัน และมีสต๊อการ์ดควบคุมผลต่างจากการตรวจนับ 

4. ส่งเอกสาร ให้ IC ตรวจสอบ

เมื่อมีรายการสินค้าเฝ้าระวัง ผลการตรวจนับสินค้าไม่ตรง เกิดข้อผิดพลาด ทาง ICC  ร่วมกับ  Section   ร่วมกันตรวจสอบ ในด้านต่าง ๆ เช่น  การจ่ายสลับ  การลดหนี้    การออกเอกสารผิดที่เก็บ  ผิดคลัง  การโอนย้ายสินค้า ISP   ฯลฯ  

5. IC  พิจารณาสินค้า เอกสาร  หาสาเหตุ     

      เมื่อได้ทำการตรวจสอบสินค้าที่มียอดตรวจนับผิดพลาด โดย มีการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง และรู้สาเหตุการมียอดผลต่างแล้ว เข้าสู่กระบวนการต่อไป

นโยบายการตรวจนับสต๊อกและตรวจสอบสต๊อก

6. จัดทำเอกสารปรับปรุง

   ให้ Section จัดทำเอกสารแบบฟอร์มปรับปรุงสินค้า และให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์เอกสารให้เรียบร้อย

7.  IC ทำการปรับปรุงสินค้า

IC ดำเนินการปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง พร้อมบันทึกข้อมูลการปรับปรุง เพื่อจัดทำประวัติการปรับปรุงสินค้าต่อไป

8. ในการจัดทำเอกสารรายงานการตรวจนับสินค้ามีเงื่อนไขดังนี้

8.1 การบันทึกผลการตรวจนับต้องบันทึกตามจริง ห้ามดัดแปลงข้อมูลผลการตรวจนับ ส่งบุคคลภายนอก เช่น SCG เด็ดขาด รวมไปถึงข้อมูลทางบัญชีทุกเรื่อง
8.2 การนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวังหากมีผลต่างจากการตรวจนับแล้วไม่ปรับปรุงสต๊อกให้ตรงภายใน 7 วันหลังจากการตรวจนับครั้งสุดท้าต้องออกรายงานให้การเงินออกบิลเก็บเงินกับผู้รับผิดชอบ เฉลี่ยจ่ายตั้งแต่ผู้จัดการร้านลงมาจนถึงพนักงานสโตร์  (ตามกระบวนการตั้งหนี้พนักงานของแผนกสินเชื่อ)

เอกสาร แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

1. F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า (Count Sheet)
2. AC6-F03 ใบปรับปรุงสินค้า