WI-IC-002 การตรวจนับสินค้าประจำวัน (Daily Count)

หลักการ

เพื่อให้มีการตรวจนับสินค้าขายดี และสินค้าเฝ้าระวังอย่างสม่ำเสมอเป็นงานประจำวันในทุกๆ วัน เพื่อให้เกิดการตรวจสอบและแก้ไขปัญหา หาสาเหตุการสูญหายหรือข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานได้ทันท่วงที โดยไม่ทำให้เพิ่มภาระงานมากจนเกินไป จะต้องมีการคัดสรรสินค้าเพื่อทำรายงานแจ้งให้แต่ละทีมขายในแต่ละพื้นที่ รับไปตรวจนับสินค้าประจำวัน 

แบ่งเป็นสินค้าสองกลุ่มดังนี้

1. สินค้าเฝ้าระวัง

สินค้าที่ทีถูกตรวจพบว่าสูญหาย สต๊อกไม่ตรง แผนก IC จะต้องแจ้งเพิ่มบัญชีสินค้าเฝ้าระวังทันที เพื่อให้เกิดการติดตามนับสต๊อก "อย่างเจาะจง" อย่างต่อเนื่องตามนโยบายดังนี้

โดยลดระดับการเฝ้าระวังลงไปในแต่ละเดือน หากครบ 6 เดือนไม่มีการสูญหายอีกจึงตัดออกจากบัญชีสินค้าเฝ้าระวัง กลายเป็นสินค้าทั่วไป

2. สินค้า Rank A

สินค้าที่มีความถี่ในการขายสูง ที่ถูกจัดอันดับตามระบบคำนวณอัตโนมัติ ABC Analysis เราจะทำการนับเฉพาะ A และ B โดยกำหนดนโยบายดังนี้

1. Rank A นับเดือนละครั้ง?
   

โดยสรุปต้องกำหนดปริมาณสินค้าที่จะนับประจำวันให้เหมาะสม ไม่ทำให้เกิดการนับไม่ทัน หรือเบียดเบียนเวลาขายสินค้าจนเกินไป

3. การทวนสอบstockเมื่อพนักงานลาออก

1. ต้องได้รับการส่งstockภายใน14วันจาก ผู้จัดการร้าน และ support
2. หากแผนกบัญชีเกิดข้อสงสัยหลังจาก ที่ได้รับใบลาออก  จะต้องทักท้วงและทวนสอบให้แล้วเสร็จภายใน7วันนับแต่วันที่ได้รับใบลาออก
3. หากมีข้อสงสัยและยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจนต้องนำเสนอต่อที่ประชุมผู้บริหาร

การปฏิบัติงาน

1. แผนกคอมพิวเตอร์ จัดทำรายงานแจ้งตรวจนับประจำวัน ตามเงื่อนไขข้างต้น จัดส่งให้หน่วยงานขายแยกตาม Section
2. แบ่งเนื้อหารายการตาม Zone, Row ให้สอดคล้องกับทะเบียนผู้รับผิดชอบ ที่กำหนดตาม Row ไว้ นำทางผู้ตรวจนับด้วยการจัดกลุ่มรายการตรวจนับเรียงตาม Location Code
3. ผู้รับผิดชอบพื้นที่ เตรียมพื้นที่ จัดเรียงสินค้าให้นับง่ายในตลอดทั้งวัน
4. เข้าตรวจนับในช่วงเย็นโดยใช้ Handheld ผ่านเมนู "ตรวจนับประจำวัน" โดยยิงป้าย Location และบาร์โค้ดของสินค้าทีจะนับ และระบุตัวเลขที่นับได้
5. อนาคตจะพัฒนาให้สามารถเดินตรวจนับตามคิวจากโปรแกรมได้เลย ไม่ต้องถือรายงานเดินหา โดรโปรแกรมควรจะแจ้ง Location ที่ต้องเดินไปนับได้เลย

ผู้รับผิดชอบ

1. แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง IC เป็นผู้แจ้งเพิ่มรายการสินค้าเข้าบัญชีฯ
2. แผนก IT ปรับปรุงรายงานแจ้งตรวจนับเฝ้าระวัง ให้ถูกส่งมอบกับผู้ปฏิบัติงานคลังแยกตาม Zone ทุกวันตามนโยบายที่กำหนด
3. คลังสินค้า รับผิดชอบส่งข้อมูลการตรวจนับเข้าระบบทุกวัน

มาตรการควบคุมที่แนะนำให้ใช้

การตรวจนับเฝ้าระวังแตกต่างจากการนับแบบหมุนเวียนคือ ไม่มีการปิดพื้นที่ตรวจนับ และต้องมีการ "หา" สินค้าว่าอยู่ตรงไหน ดังนั้นการจัดการเพื่อให้ "นับได้ง่าย" จึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยมีคำแนะนำดังนี้

1. กั้นสินค้า แบ่งให้ลูกค้าหยิบได้จำกัด
2. การกั้นสินค้าไม่ให้ลูกค้าหยิบเอง และติดป้าย "ต้องการสินค้าโปรดแจ้งพนักงาน"

มาตรการตรวจนับสินค้าโดยบุคคลที่สาม