การจัดการสินค้าติดลบ

กระบวนการสินค้าติดลบ เป็นแนวทางในการควบคุมกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการ การตรวจสอบสินค้าติดลบและการส่งเอกสารปรับปรุง ให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้เป็นช่องทางในการดำเนินการได้อย่างถูกต้องตามกระบวน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ขั้นตอนการดำเนินงาน

1. ออกรายงานสินค้าติดลบ

รายงานสินค้าติดลบ แยกตาม Section เพื่อทำการตรวจสอบเอกสาร และตรวจสอบสินค้าติดลบในส่วนงานต่าง ๆ ของ Section Manager และ Division

2. วิเคราะห์ปัญหา 

ทำการวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานฯ ในข้อที่ 1 ดังต่อไปนี้

    * ยอดสินค้าในระบบ BC โดยกระทบยอดสินค้าระหว่างคลังกับชั้นเก็บ
    * ตรวจสอบรายงานความเคลื่อนไหวสินค้าในระบบ BC
    * ตรวจสอบจากรายงาน Wh202 รายงานเคลื่อนไหวสินค้าใน Intranet
    * ตรวจสอบเอกสารการรับสินค้าเข้าคลัง
    * ตรวจสอบข้อมูลในระบบ BC รายละเอียดสินค้า การกำหนดคลังเริ่มต้น คลังซ้อ คลังขาย ที่เก็บ อัตราส่วน หน่วยนับ

สามารถแบ่งออกได้เป็นลักษณะต่าง ๆ ดังนี้

1. ขายสินค้าผิดที่เก็บ
2. การออกเอกสารซื้อสินค้าเป็น Back Order นำสินค้าขายให้ลูกค้าผ่านจุด Pos
   
3. การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด
   
4. การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด
   
5. การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ Vender / Show
6. การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้า ไม่ทำการเปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น
   
7. สินค้า ISP
8. เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขาย เป็นสินค้าซื้อขาด ทำเอกสารขายเป็นสินค้าฝากขาย
   
9. ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้

3. หาสาเหตุ

ขายสินค้าผิดที่เก็บ:

แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง

1. การออกเอกสารเป็น Back order (SPO) นำสินค้าขาย จุด Pos:

ตรวจสอบพนักงานผู้ทำการสั่งซื้อสินค้า ตรวจสอบลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นคนเดียวกันหรือไม่ ในกรณีที่เป็นคนเดียวกันทำการยกเลิก Back Order ในกรณีที่เป็นคนละคนกัน ต้องดำเนินการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อทำการจัดหาสินค้าให้ลูกค้าทดแทนที่ขายออกไปทันที

2. การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด:

แจ้งหน่วยงานจัดซื้อเพื่อดำเนินการแก้ไขข้อมูลคลังขายสินค้า ให้ถูกต้องตามสินค้า

3. การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด:

ดำเนินการตรวจสอบหากพบว่าอัตราส่วนผิด ให้แจ้งแผนกจัดซื้อ เพื่อทำการเปลี่ยนอัตราส่วนใหม่ให้ถูกต้อง

4. การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ VND/SHW:

แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง

5. การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้าไม่เปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น:

พนักงานผู้ทำการเคลื่อนย้ายสินค้าหรือปรับเปลี่ยนที่อยู่สินค้าจากคลังหรือที่เก็บหนึ่งไปยังที่เก็บหนึ่ง จัดทำบันทึกการเปลี่ยนคลัง /ชั้นวาง

6. การปรับปรุงสินค้าจากการนับสต๊อค: 

ทำการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่จริงในสต๊อค ตรวจสอบรายงานเคลื่อนไหวสินค้า หากพบว่าเป็นการปรับปรุงจากการตรวจนับ ให้ระบุเลขที่เอกสารดังกล่าว จัดทำเอกสาร FM-IC-103 ใบขอปรับปรุงสินค้า ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วนพร้อมแนบเอกสารการตรวจนับสินค้า เซ็นเอกสารให้ครบทุกช่อง นำส่งเอกสารทั้งหมดให้กับหน่วยงาน ICC เพื่อดำเนินการปรับปรุงสินค้า

7. สินค้า ISP:

ICC จัดพิมพ์เอกสารตรวจนับสินค้าส่งให้พนักงานประจำสินค้าตรวจนับ พนักงานประจำสินค้าตรวจนับสินค้าตามเอกสารและสินค้าใกล้เคียง ส่งเอกสารการตรวจนับให้กับพนักงาน ICC ตรวจสอบ พนักงาน ICC ระบุเหตุผล สาเหตุ เพื่อขออนุมัติปรับปรุงต่อไป

8. เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขาย เป็นซื้อขาดแต่ออกเอกสารบิลขายเป็นสินค้าฝากขาย:

พนักงานประจำสินค้าต้องดำเนินการตามกรณีที่ 2.1

9. ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้:

ให้พนักงานประจำสินค้า จัดพิมพ์ใบเอกสารตรวจนับสินค้าและ ใบตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง เมื่อดำเนินการตรวจนับเรียบร้อยแล้ว ส่งให้ ICC เป็นผู้ตรวจสอบเอกสารดังกล่าว

สรุปใจความสำคัญ

• หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะต้องดำเนินการตรวจสอบสินค้าติดลบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทราบสาเหตุและดำเนินการแก้ไขได้อย่างถูกต้อง
• สาเหตุของสินค้าติดลบสามารถแบ่งออกได้เป็นหลายลักษณะ ขึ้นอยู่กับการดำเนินการของพนักงานในแต่ละหน่วยงาน
• การดำเนินการแก้ไขสินค้าติดลบจะต้องเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด เพื่อไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำอีก