6. ธุรการบุคคล

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานธุรการบุคคล

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Human Resource Admin

แผนก

บุคคล-ธุรการ

ฝ่าย

บุคคล-ธุรการ

ผู้บังคับบัญชา

หน.แผนกธุรการ

ระดับตำแหน่งงาน

G3

- เพื่อให้ระบบการสื่อสารภายใน และภายนอกมีประสิทธิภาพตรงตามวัตถุประสงค์ของงานนั้น

- รับผิดชอบในการรับ-ต่อโทรศัพท์ ต้อนรับแขกของบริษัท และรับส่งโทรสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกในการติดต่องานของหน่วยงานต่างๆ 

- รับผิดชอบการรับส่งเอกสารระหว่างบริษัทกับหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้รับเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา

- ดูแลและควบคุมการทำความสะอาดและความเรียบร้อยของส่วนงานแม่บ้าน

- ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงานและห้องประชุม

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

รับส่งเอกสาร / จดหมาย

- รับงานจากพนักงานเดินเอกสารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

- ทำการแยกประเภทเอกสารหรือจดหมาย

- คัดแยกจดหมายหรือพัสดุที่รับมาจากไปรษณีย์

- ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับเอกสาร

- จัดทำรายงานผลการรับส่งเอกสารประจำวันลงทะเบียน รับ-ส่ง

- วางแผนการเดินทาง

- รับส่งเอกสารได้ถูกต้อง ครบถ้วน

- รับส่งเอกสารได้ทันตามเวลา

- ผู้รับ-ส่ง เอกสารเกิดความพึงพอใจ

- เอกสารสมบูรณ์

- เอกสารไม่สูญหาย/เสียหาย

- ส่งเอกสารได้ทันเวลา 100% 

- เอกสารไม่สูญหาย 100%

ดูแลแม่บ้าน

- ตรวจสอบการทำงานของแม่บ้าน

- ควบคุมการทำงานของแม่บ้าน

- การจัดเตรียมห้องประชุมให้พร้อมใช้งาน

- ตรวจสอบความสะอาดและความเรียบร้อย

- การจัดห้องประชุมให้พร้อมใช้งานและทันเวลา

- จำนวนครั้งที่พบเจอการทำความสะอาดของแม่บ้านไม่เรียบร้อย ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน

- จำนวนครั้งที่จัดห้องประชุมไม่เสร็จทันตามเวลาที่กำหนดไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

งานดูแลหอพัก

- ประชาสัมพันธ์ในการจัดหาผู้เช่าห้องพัก

- จัดทำสัญญาเช่า รายได้และค่าใช้จ่ายหอพักเพื่อนำส่งบัญชี

- ประสานงานตรวจสอบความเรียบร้อยและซ่อมแซมหอพัก

- จัดทำทะเบียนการแจ้งซ่อมหอพักแต่ละห้อง

- จัดหาผู้เช่าให้ครบตามจำนวนห้องพัก

- การจัดทำสัญญาเช่า การเก็บเงินค้ำประกันเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระเบียบกำหนด

- การตรวจสอบและซ่อมแซมส่วนต่างๆ ภายในหอพัก

- ลงทะเบียนการแจ้งซ่อมและจัดเก็บข้อมูล

- ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก

- หอพักมีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย

- ลดจำนวนข้อร้องเรียนเรื่องการบริการหอพัก

ตู้ล๊อกเกอร์

- จัดทำทะเบียนตู้ล๊อกเกอร์

- จัดทำทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ให้เป็นปัจจุบัน

- การรับ-จ่าย กุญแจตู้ล๊อกเกอร์

- การตรวจสอบสภาพตู้ล็อกเกอร์

ว่างให้พร้อมใช้งาน

- ทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ต้องถูกต้อง 100%

- จัดตู้ล็อกเกอร์ได้เพียงพอกับความต้องการ

- ต้องรับ-ส่ง เอกสารจำนวนมากและหลายประเภท อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดได้

- มักมีงานด่วนแทรกเสมอ ทำให้การทำงานไม่เป็นไปตามแผน

- ต้องมีความคล่องตัวและรวดเร็วในการปฏิบัติงาน

ตำแหน่ง (Position)

ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)

พนักงานทำความสะอาด (คู่สัญญา)

ดูแลตรวจสอบการทำความสะอาดของพนักงานทำความสะอาด

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted by Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

ไปรษณีย์

รับ-ส่งเอกสาร

ทุกวัน

ฝ่ายสินเชื่อ การเงิน บัญชี

รับ-ส่งเอกสารทางบัญชี และเอกสารทางการเงิน

ทุกวัน

หน่วยงานภายนอก/ลูกค้า

รับ-ส่งเอกสาร งานบริการทำความสะอาด เอกสารสัญญาเช่าหอพัก

ทุกวัน

แผนกพัฒนาระบบ

รวบรวมและนำส่งข้อมูล KPI ของแผนกบุคคล-ธุรการ

เดือนละครั้ง

ทุกแผนก

รับ-ส่งเอกสาร และประสานงาน

ทุกวัน

ระดับ ปวส.- ปริญญาตรี สาขา การจัดการ , การบริหารธุรกิจ , สาขาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

- ต้องมีประสบการณ์ในการทำงานด้านธุรการอย่างน้อย 2 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- ขั้นตอนการรับ-ส่งเอกสาร

- ประเภทและลักษณะของเอกสาร

- ขั้นตอนการติดต่อประสานงาน

- ชื่อหน่วยงานและชื่อพนักงานในแต่ละหน่วยงาน

- ระเบียบขั้นตอนการรับโทรศัพท์

- ขับรถยนต์ได้

- ทักษะด้านภาษาอังกฤษในการสื่อสารเบื้องต้น

- การวางแผนการเดินทาง

- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

- การให้บริการ

- ความละเอียดรอบคอบ

- การจัดลำดับความสำคัญของงาน

- มีมนุษยสัมพันธ์ดี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- ข้อมูลเบอร์โทรศัพท์

- สัญญาเช่าและระเบียบการเช่าหอพัก

- สามารถปฏิบัติงานภายใต้สภาวะกดดันได้ดี

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........