7. จัดซื้อจัดจ้าง

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง

ชื่ออังกฤษ

Purchasing Officer

แผนก

บุคคล-ธุรการ

ฝ่าย

บุคคล-ธุรการ

ผู้บังคับบัญชา

หน.แผนกบริหารงานธุรการกลาง

ระดับตำแหน่งงาน

G3

  พัฒนาระบบการทำงานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อบริหารงานจัดการครุภัณฑ์ให้เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อควบคุมดูแลสินค้าคงคลังให้เป็นระบบมาตรฐานเพื่อลดความสูญเสียของทรัพย์สิน รวมถึงการประสานงานด้านธุรการ 

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

การจัดซื้อจัดจ้าง

- วางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง

- ติดต่อขอรายละเอียดจากผู้ขาย

- ติดต่อเจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไข

- ประสานงานกับหน่วยงานขอซื้อ

- ดำเนินการจัดซื้อ

- ส่งเอกสารการจ่ายเงินให้ฝ่ายบัญชี

- ติดตามผลการส่งมอบ

- มีสินค้าในสต๊อกเพียงพอต่อความต้องการ

- ได้วัสดุ/สินค้าตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ

- ราคาเหมาะสม

- ความถูกต้องของเอกสารครบถ้วน

- ได้สินค้าทันเวลา

- ไม่มีสินค้าขาดสต๊อก

- จำนวนครั้งที่เอกสารการสั่งซื้อผิดพลาด ไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน

- จำนวนครั้งที่ทำการจัดซื้อล่าช้า ไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน

- จำนวนครั้งของข้อร้องเรียนของผู้เบิกสินค้าไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน

การจัดเก็บ/คลัง

- การจัดเก็บสินค้าตามหมวดหมู่และสถานที่

- การตรวจสอบสภาพสินค้าที่จัดเก็บ

- จัดเก็บถูกต้อง รวดเร็ว

- มีสินค้าอยู่ครบถ้วน

- การจัดเก็บอย่างปลอดภัย

- พื้นที่จัดเก็บเพียงพอ

- สินค้าที่จัดเก็บไม่ชำรุดเสียหาย

- การทำความสะอาดภายในคลัง

- การจัดทำสรุปรายงานผลสต๊อกสินค้าครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ

- มีสินค้าครบถ้วนไม่สูญหาย
- ตรวจนับสต๊อกและรายงานผลการตรวจนับสต๊อกทุกเดือน

- ปรับปรุงผลการตรวจนับกับหน่วยงาน IC ให้เสร็จสิ้นภายใน 7 วัน

- ไม่มีสินค้าสูญหาย

- สต๊อกสินค้าครุภัณฑ์ตรงตามระบบ 100%

งานเบิกจ่าย

- จ่ายวัสดุสำนักงานและสินค้าสมนาคุณ

- สรุปใบเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานและสินค้าสมนาคุณประจำวัน

- เบิกจ่ายสินค้าตามระเบียบที่กำหนดไว้

- เบิกจ่ายถูกต้อง

- รวบรวมใบเบิกจ่ายสินค้าประจำวันให้ทางแผนกบัญชีครบถ้วนและถูกต้อง

- เบิกจ่ายสินค้าได้ไม่เกินวันที่ขอเบิก

- ไม่มีการจ่ายของผิดพลาด

- รวบรวมใบเบิกจ่ายสินค้าให้ทางแผนกบัญชีภายในวัน

- ต้องดูแลสินค้าหลายประเภท หลายชนิด ถ้าจัดเก็บไม่ดีอาจเกิดความผิดพลาดได้

- ต้องทำหน้าที่ทั้งจัดซื้อ รับ เก็บ และจ่าย บางครั้งงานเข้าพร้อมๆ กัน อาจทำให้ปฏิบัติงานยาก และเสี่ยงต่อการสูญหาย

- ต้องใช้ความสามารถในการหาแหล่งจัดซื้อใหม่ๆ และเปรียบเทียบราคา รวมทั้งการเจรจาต่อรอง

ตำแหน่ง (Position)

ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

ทุกหน่วยงาน

- กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ตามความต้องการ

ตรวจรับสินค้า

- รับสินค้าเข้าระบบ

ตามการสั่งซื้อ

ฝ่ายบริหารสินค้า

- แจ้งโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ

ตามโปรโมชั่น

ฝ่ายขาย/ส่วนจัดส่ง

- การจ่ายสินค้าสมนาคุณ

ตามโปรโมชั่น

บัญชี/การเงิน

- การเบิกเงินสดย่อย 

ตามความต้องการ

หน่วยงานภายนอก 

- สั่งซื้อสินค้าและบริการ

ไม่แน่นอน

ระดับปริญญาตรี สาขา การจัดการ  สาขาเศรษฐศาสตร์ สาขาสถิติ  สาขาเลขานุการ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง

1. ประสบการณ์งานด้านการจัดซื้อ-จัดจ้างอย่างน้อย 1-2  ปี  

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- รู้จักประเภทสินค้า

- ระบบการจัดเก็บ

- ผังการจัดเก็บสินค้า

- การวางแผนด้านการจัดซื้อและเอกสาร

- คอมพิวเตอร์

- ภาษาอังกฤษ

- การเจรจาต่อรอง

- การใช้ภาษา

- การประสานงาน

- การสื่อสาร

- มนุษยสัมพันธ์

- ความละเอียดรอบคอบ

- การให้บริการ

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........