WI-LP-004 กระบวนการจัดการสินค้าแตกหักเสียหาย

1. วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดการสินค้า DMG ในส่วนของการจัดการสินค้าแตกหัก เสียหาย ชำรุด เพื่อเป็นวิธีปฏิบัติงานให้กับพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบและนำไปปฏิบัติให้เป็นแนวทางเดียวกัน

2. ขอบข่าย

เป็นมาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการในการจัดการสินค้าแตกหักเสียหาย ชำรุด จากสาเหตุใดๆก็ตาม เพื่อให้เข้าใจและปฏิบัติงานไปในแนวทางเดียวกัน

3. คำจำกัดความ

สินค้า ที่เกิดจากการแตกหัก เสียหาย ชำรุด เสื่อมสภาพ จากสาเหตุใดๆก็ตามเช่น จากการเก็บรักษา , จากพนักงาน, จากอุบัติเหตุในการทำงาน หรือสาเหตุอื่นใดที่ทำให้สินค้าเกิดความเสียหาย ไม่สามารถจำหน่ายได้

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

4.1. เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย (LP) มีหน้าที่

รับแจ้งปัญหาสินค้าเสียหาย เสื่อมสภาพ
ดำเนินการติดตามการแก้ไขปัญหา สินค้าเสียหายนั้นๆ กับแผนกที่เกี่ยวข้อง

4.2. เจ้าหน้าที่บริหารสินค้า (MC) มีหน้าที่

ตรวจสอบสินค้าว่าสามารถเคลมกับ Vendor ได้หรือไม่ได้
แจ้งผลการเคลมให้กับเจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสียทราบเพื่อดำเนินการขั้นตอนต่อไป
พิจารณาการจัดการสินค้าเสียหายในขั้นตอนสุดท้ายว่าจะ ทิ้ง,บริจาค,ขาย,โปรโมชั่น

4.3. เจ้าหน้าที่รับสินค้า (GR) มีหน้าที่

โอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง หรือระหว่างสาขา
ตรวจสอบสภาพสินค้า วันหมดอายุ ชื่อ ประเภทของสินค้าที่รับเข้าตรงตามใบ PO สภาพสินค้าสมบูรณ์ วันหมดอายุมากกว่า 3 เดือน

5. กระบวนการ

6. รายละเอียดกระบวนการ

6.1. เมื่อพนักงานพบสินค้าแตก หัก เสียหาย เสื่อมสภาพ หมดอายุ ให้แจ้งพนักงานป้องกันการสูญเสีย(LP) เข้าตรวจสอบทันที
6.2. แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมตรวจสอบและวินิจฉัยปัญหา ถ่ายภาพ และ เก็บข้อมูล ส่งเรื่องให้ทาง OD เพื่อพิจารณาเข้าสู่กระบวนการระบบคุณภาพ
6.3 ประสานบริหารสินค้าเพื่อพิจารณาการเคลมสินค้ากับ Vender
กรณีส่งคืน Vender
เคลมได้เก็บสินค้าไว้เพื่อส่งคืน Vendor ให้ทำการแจ้งแผนกคลังสินค้า ให้ทำเรื่องโอนย้ายสินค้าที่มีปัญหาเข้าคลัง RTV เพื่อรอส่งคืน พร้อมระบุวันที่ ที่ทาง Vendor จะมารับสินค้าคืน ในแบบฟอร์ม FM-LP-004 รายงานการสอบสวนและให้แจ้งแผนกบัญชีตั้งหนี้ Vendor เมื่อทาง Vendor ส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยนให้ ทำใบลดหนี้ หรือ ได้รับเงินจากการชำระค่าสินค้าเสียหายดังกล่าวจาก Vendor แล้ว ออกใบเสร็จรับเงิน ให้ทาง Vendor
กรณีไม่ส่งคืน Vender
เคลมได้ไม่เก็บสินค้าไว้เพื่อส่งคืน Vendor ให้แจ้งแผนกบัญชีตั้งหนี้ Vendor เมื่อทาง Vendor ส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยนให้ ทำใบลดหนี้ หรือ ได้รับเงินจากการชำระค่าสินค้าเสียหายดังกล่าวจาก Vendor แล้ว ออกใบเสร็จรับเงิน ให้ทาง Vendor ส่วนสินค้าที่ไม่รับคืนนั้นให้ดำเนินตามความเห็นชอบของแผนกจัดซื้อ ดังนี้

นำไปทิ้ง ให้ทาง LP ทำใบเบิกภายใน , ขออนุมัตินำสินค้าไปทิ้ง และจัดรถขนทิ้ง
ทำเป็นสินค้าโปรโมชั่น ให้ทางแผนกคลังสินค้าโอนย้ายไปยังคลัง AVL โดยใส่รหัสโปรโมชั่น ราคาทุน = ราคาขาย
นำไปบริจาค ให้ทาง LP ทำใบเบิกภายใน , ขออนุมัตินำสินค้าไปบริจาค โดยระบุชื่อ สถานที่ ที่จะบริจาค และประสานทางผู้รับบริจาคให้มารับสินค้าเองที่บริษัท

กรณีเสียหาย เคลมไม่ได้ ต้องนำไปทิ้ง

กรณีสินค้าเสียหายเคลมไม่ได้ให้ทำเรื่องโอนย้ายสินค้าที่มีปัญหาเข้าคลัง DMG และรอการพิจารณาความรับผิดชอบ ความเสียหาย เช่น พนักงานรับผิดชอบ บริษัทฯ รับผิดชอบ หรืออื่นๆ หากสรุปแล้วพนักงานต้องรับผิดชอบในความเสียหายให้แจ้งฝ่ายขายเปิด บิลขายให้กับผู้ที่รับผิดชอบสินค้าที่มีปัญหาดังกล่าว ส่วนสินค้าให้ดำเนินตามความเห็นชอบของแผนกจัดซื้อ ดังนี้

นำไปทิ้ง ให้ทาง LP ทำใบเบิกภายใน , ขออนุมัตินำสินค้าไปทิ้ง และจัดรถขนทิ้ง
ทำเป็นสินค้าโปรโมชั่น ให้ทางแผนกคลังสินค้าโอนย้ายไปยังคลัง AVL โดยใส่รหัสโปรโมชั่น ราคาทุน = ราคาขาย
นำไปบริจาค ให้ทาง LP ทำใบเบิกภายใน , ขออนุมัตินำสินค้าไปบริจาค โดยระบุชื่อ สถานที่ ที่จะบริจาค และประสานทางผู้รับบริจาคให้มารับสินค้าเองที่บริษัท

9. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

FM-LP-004 รายงานการสอบสวน

ขั้นตอนการการโอนสินค้าเข้า DMG/RTV

เข้าหน้าเมนูหน้าเครื่อง Handheld กดคำว่า โอนสินค้า
กดเครื่องหมายบวก +
เลือกคลังสินค้าที่จัดเก็บปัจจุบัน
กดสร้างใบโอน
เลือกคลังเก็บปลายทาง DMG (กรณีสินค้าแตกหักเสียหาย) เลือกคลัง RTV (กรณีสินค้าต้องส่งคืนหรือขอเคลม Vender)
แล้วกดสร้าง
กดค้นหารหัสพนักงานผู้ยืนยันการสร้างใบขอโอน
ใส่รหัสผู้สร้างใบขอโอนหรือแสกนรหัสพนักงานที่เข็มกลัดหน้าเสื้อพนักงาน
จากนั้นเลือกเมนูผู้จ่ายสินค้าเพื่อเคลื่อนย้ายสินค้าออกจากคลังสินค้า
แสกนที่เข็มกลัดพนักงานผู้จ่ายอีกครั้ง
กดค้นหาที่เก็บสินค้า
แสกนป้ายกำกับสินค้าที่ต้องการโอนย้าย
ใส่จำนวนที่ต้องการโอน
เลือกกดตกลง