PAR67-HR-004 จัดทำกระบวนการและขั้นตอนในการเปิดสมุดบัญชีเงินสะสมพนักงาน
วันที่ออกเอกสาร 04/04/2567
ผู้แก้ไขปัญหา
ชื่อ/สกุล/แผนก บัญชี การเงิน และ บุคลล-ธุรการ
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาพบว่าพนักงานคือ นายพงศกร ดนตรี ตำแหน่ง Speedman S02 เบิกเงินประกันที่ฝากไว้กับ บัญชีธนาคาร UOB ไปใช้ส่วนตัว จึงขอให้แผนกที่เกี่ยวข้องร่วมกันวินิจฉัยปัญหาและทำกระบวนการหาแนวทางป้องกันเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ
| วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา |
มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน |
- การเปิดบัญชีเงินประกันพนักงานไม่สมบูรณ์
- เนื่องจากพนักงานไปเปิดบัญชีที่ธนาคารและธนาคารได้ฝากสมุดบัญชีและใบบันทึกข้อตกลงการเปิดบัญชีเงินประกันให้กับพนักงาน เพื่อนำมาให้ผู้บริหารลงนามเอกสาร และ Hold บัญชีไม่ให้ถอนเงินได้
- แต่พนักงานไม่ได้นำใบบันทึกข้อตกลงกลับมาคืนบริษัท และเอกสารสูญหาย ธนาคารไม่ได้รับเอกสารคืน ทำให้ไม่ได้ Hold บัญชี เมื่อพนักงานกด App ดูเห็นว่ามีเงินในบัญชีจึงกดมาใช้
|
- ประชุมเพื่อปรับกระบวนการในการเปิดบัญชี เงินประกันพนักงานลงในคู่มือปฏิบัติงาน กระบวนการเปิด-ปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน
- แจ้งธนาคารเพื่อขอจัดทำเอกสารบันทึกข้อตกลงชุดใหม่ให้ผู้บริหารลงนาม ซึ่งแผนกบัญชีนำเอกสารส่งคืนธนาคารเรียบร้อยแล้ว
- เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาซ้ำ แผนกการเงินและบัญชี ได้แจ้งธนาคารไม่ให้ฝากเอกสารการเปิดบัญชีพนักงานโดยให้พนักงานถือกลับมาอีก เป็นความรบผิดชอบของเจ้าหน้าที่ธนาคารเป็นคนนำส่งให้เจ้าหน้าที่การเงินของบริษัท เท่านั้น
- สำหรับพนักงานที่กดเงินออกไป 1,750 บาท แผนกบุคคลได้แจ้งให้พนักงานนำเงินมาคืน แต่พนักงานไม่มีเงิน จึงขอหักจากบัญชีเงินเดือน งวดละ 500 บาท จำนวน 4 งวด
- ปฐมนิเทศพนักงานเข้าใหม่เรื่องการเปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน ให้เรียบร้อยภายในวันที่ 25 ของทุกเดือน
|
No Comments