พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Cashier Receive Staff

แผนก

การเงิน-สินเชื่อ

ฝ่าย

การเงิน-สินเชื่อ บัญชี

ผู้บังคับบัญชา

หัวหน้าแผนกการเงิน

ระดับตำแหน่งงาน

G3

1. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด

2. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง E-mail, Fax.

3. ทำการตรวจสอบชุดเตรียมจ่ายชำระหนี้

4. จัดทำใบสำคัญจ่าย พร้อมพิมพ์เช็คจ่าย/สร้างรายการจ่ายโดยวิธีโอนเข้าบัญชีและจัดทำใบภาษีหัก ณ.ที่จ่าย

5. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพ่ือทำการอนุมัติรายการโอนเงินและเซ็นเช็คสั่งจ่าย

6. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั่วไปทั้งหมด

7. ประสานงานกับเจ้าหนี้ทั่วไปที่พบปัญหา/และติดต่อประสานงานกับ PC กรณีสินค้าฝากขาย

งานด้าน (Key Responsibilities)

กิจกรรมหลัก (Key Activities)

ผลที่บริษัทคาดหวัง

1. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1.1 กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

1.2 กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 

1.3 กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 

1.4 กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป

1.5 กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ

1.6 เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

• กรณีเครดิตน้อยกว่า PO ให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขเครดิต

• กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

1.7 ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด

1.8 กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้

จ้าหนี้ได้รับเงินสดถูกต้องครบถ้วน

เจ้าหนี้ได้รับเช็คถูกต้องครบถ้วน

เจ้าหนี้ได้รับเงินโอนอย่างถูกต้องครบถ้วน

เจ้าหนี้ได้รับเงินตามตั๋วแลกเงินอย่างถูกต้อง

2. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง E-mail, Fax.

2.1 พิมพ์ใบวางบิลจาก E-mail/Fax. ประจำวัน

2.2 ทำการรับวางบิลในระบบ BC 

เจ้าหนี้ได้รับเช็ค , เงินโอน ,เงินสด ถูกต้องตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

3. ทำการตรวจสอบชุดเตรียมจ่ายชำระหนี้

3.1 ตรวจสอบการเปิดบิลคลัง SPO / PASS

เจ้าหนี้ได้รับเช็ค /เงินสด ถูกต้องครบถ้วนตามกำหนด

4. จัดทำใบสำคัญจ่าย พร้อมพิมพ์เช็คจ่าย/สร้างรายการจ่ายโดยวิธีโอนเข้าบัญชีและจัดทำใบภาษีหัก ณ.ที่จ่าย

4.1 นำชุดใบสำคัญจ่ายที่จัดทำแล้วพร้อม

      โอนเข้าบัญชี, ส่งเช็คให้ หรือตัดบัญชีระหว่างกันแนบเช็คจ่ายให้เจ้าหนี้เซ็นรับเช็ค/เงินสด

4.2 กรณีโอนเงินเขียนใบนำฝากพร้อมแนบเช็ค

     ส่งให้ธนาคารเพื่อทำการโอนเงินให้เจ้าหนี้

     และแฟกซ์ใบโอนให้เจ้าหนี้

4.3 กรณีส่งเช็ค ให้ถ่ายสำเนาเช็คและใบสำคัญ   จ่ายจำนวน 2 ชุด ส่งให้เจ้าหนี้ 1 ชุด พร้อมแนบเช็ค อีก 1 ชุดเก็บไว้ที่แผนกการเงิน

4.4 กรณีตัดบัญชีระหว่างกันนำเอกสารที่ทาง

     บัญชีได้ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วนำมาทำ

     ใบสำคัญจ่ายในระบบแล้วส่งให้การเงินรับ

     เพื่อนำมาตัดบัญชี

เก็บรักษาเช็คไว้อย่างปลอดภัยและครบถ้วน

5. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพ่ือทำการอนุมัติรายการโอนเงินและเซ็นเช็คสั่งจ่าย

นำเช็คที่ผู้บริหารเซ็นอนุมัติเรียบร้อย

เพื่อรอให้เจ้าหนี้มารับอย่างปลอดภัย

แล้วเก็บไว้ในที่ปลอดภัย

6. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั่วไปทั้งหมด

- ทำการควบคุมดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย

7. ประสานงานกับเจ้าหนี้ทั่วไปที่พบปัญหา/และติดต่อประสานงานกับ PC กรณีสินค้าฝากขาย

- หากเจ้าหนี้มีปัญหาต้องการความช่วยเหลือจะต้องประสานงานและแก้ไขปัญหาโดยเร็ว

- กรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับสินค้าฝากขาย ให้พนักงานประสานกับ PC

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

1.เจ้าหนี้

การจ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้

ทุกวัน

2.ธนาคารและสถาบันการเงิน

การโอนเงิน การถอนเงิน

ทำตั๋วสัญญาใช้เงิน

ทุกวัน

3.แผนกบัญชี

เกี่ยวกับการนำส่งและค้นหาเอกสาร

ทุกวัน

4.แผนกแคชเชียร์

การจ่ายเงินค่าแถบสีของลูกค้า

ทุกวัน

5.ผู้บริหาร

กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว,และเซ็นต์อนุมัติ

ตามสถานะการณ์

      ปริญญาตรีขึ้นไป-ด้านการเงิน-การบัญชี

      มีประสบการณ์ด้านการเงินและการบัญชีอย่างน้อย 1 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- มีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายทางการเงินบัญชี และภาษีอากร

- มีความรู้เรื่องระบบบัญชีการเงินบริษัท

- มีความรู้เชี่ยวชาญทางด้านตราสารทางการเงินเป็นอย่างดี

- คอมพิวเตอร์โปรแกรม Microsoft Office

- พิมพ์ดีดภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ได้คล่อง

- ความละเอียดรอบคอบ

- ความรับผิดชอบและซื่อสัตย์

- การสื่อสาร/การประสานงาน

- มีความอดทนสูงและขยัน

- กระตือรือร้นและมนุษย์สัมพันธ์ดี

- เคยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป BC Account หรือโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ

- ไม่เป็นบุคคลที่มีหนี้สินล้นพ้นตัว

- ไม่มีประวัติความผิดทางด้านการเงิน

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........