WI-WS-001 การจัดทำใบเสนอราคา

1.วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกค้าส่ง-โครงการ ในเรื่องของ “การจัดทำใบเสนอราคา” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเสนอราคา P-WS-3 เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการเสนอราคาที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในการพิจารณาสั่งซื้อสินค้า 

2.ขอบเขต

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ 

3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

• พิจารณาอนุมัติใบเสนอราคา

3.2 ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ

• รับผิดชอบเป้าการขาย

3.3 พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)

• นำเสนอขายต่อลูกค้า
• จัดทำรายงานการปฏิบัติงานประจำวัน
• จัดทำใบเสนอราคา

3.4 ธุรการขาย

• บันทึกทะเบียนใบเสนอราคา
• ประสานงานด้านการขาย

  4.คำจำกัดความ

• บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
• ลูกค้าส่วนค้าส่งโครงการ หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า และหน่วยงานราชการ ที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ 

• พนักงานขาย หมายถึง พนักงานที่ออกปฏิบัติงานนอกสถานที่ และพนักงานที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน
• ธุรการขาย หมายถึง พนักงานที่ประจำในสำนักงานเพื่อประสานงานด้านการขายระหว่างภายในและภายนอกองค์กร และบันทึกทะเบียนข้อมูล ต่าง ๆ ของแผนก        

5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

-

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

7.รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

7.1 กรณีโทรศัพท์สั่งซื้อสินค้า หรือโทรศัพท์ขอราคา

1. ให้บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งจากการโทรศัพท์ลงใน ใบแบบฟอร์มบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)
2. จัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) ในระบบ BC ดังนี้

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
• QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา (WS3-F01)
• บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา (F-WS-301) และสั่งพิมพ์

7.2 กรณีมีการส่งโทรสารใบสั่งซื้อ 

มีการทราบราคาแล้วในเบื้องต้น หรือมีการสั่งซื้อมาแล้วระยะหนึ่ง ให้จัดทำใบเสนอราคาในระบบ BC ประกบกับใบสั่งซื้อ ก่อนออกเอกสารการสั่งขายทุกครั้ง 

ให้นำข้อมูลจาก ใบสั่งซื้อของลูกค้า จัดทำเป็นใบเสนอราคา (WS3-F01) ในระบบ BC ดังนี้

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการเสนอราคา ดังนี้ 
• QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา 
• บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา และสั่งพิมพ์

7.3 กรณีส่งโทรสารด้วยใบขอราคา 

เพื่อขอทราบราคาเบื้องในการพิจารณาซื้อ ให้จัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) ด้วยระบบ BC ดังนี้ 

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
• QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา (WS3-F01)
• บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา (WS3-F01) และสั่งพิมพ์

หมายเหตุ 

1. กรณีเป็นการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อแก้ไข จากการต่อรองจากลูกค้าให้ระบุการ REVICE ครั้งใหม่ทุกครั้ง
2. พนักงานขายนำเสนอเพื่อขออนุมัติ โดยผ่านหัวหน้าแผนก, ผู้จัดการส่วนค้าส่ง และผู้อำนวยการฝ่าย 

• กรณีที่ไม่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้ย้อนไปแก้ไขในขั้นตอนการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อนำเสนอเพื่อขออนุมัติ
• กรณีที่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้นำใบเสนอราคา (WS3-F01) ลงบันทึกในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา (WS3-F02)
• กรณีผู้อำนวยการฝ่ายไม่อยู่ให้ ผู้จัดการส่วนค้าส่ง สามารถอนุมัติแทนได้
• พนักงานธุรการขาย บันทึกใบเสนอราคา (WS3-F01) ในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา (WS3-F02) พร้อมทั้งกำหนดสถานะของใบเสนอราคา (WS3-F01) ในกรณีที่ลูกค้าตอบรับการเสนอราคาให้ดึงไปทำใบสั่งขาย (F-WS-404)

8. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• ใบเสนอราคา
• ทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา