WI-WS-007 การปิดการขาย แผนกขายส่ง-โครงการ

1.วัตถุประสงค์

   ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนค้าส่ง-โครงการ ถือเป็นแนวทางการปฏิบัติ ในการปิดการขาย ของส่วนค้าส่ง                               

2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

   ครอบคลุมกระบวนการปิดการขายสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น 

3.หน้าที่และความรับผิดชอบ

ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

• พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า 

ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ

• พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า 

พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)

• ติดตามผลการเสนอราคา เพื่อพิจารณาปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติมและต่อรองราคา
• ติดตามผลการสรุปซื้อ
• นำเสนอการพิจารณาอนุมัติวงเงินเบื้องต้น
• ปิดการขายและบันทึกรับข้อตกลง
• ออกเอกสารการสั่งขาย
• ตรวจสอบความเพียงพอของสินค้าเพื่อแจ้งขอสั่งซื้อด้วย BACK ORDER

ธุรการขาย

• จัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อจากลูกค้า
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งขาย
• จัดทำบันทึก BACK ORDER
• ส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ติดตามการสั่งซื้อสินค้า และตัดบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อ
• สรุปรายงานการสั่งซื้อ

ฝ่ายการเงินและสินเชื่อ

• พิจารณาอนุมัติวงเงิน และแจ้งผลการอนุมัติให้ทางลูกค้าทราบ

4.คำจำกัดความ

• บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
• ลูกค้าส่วนงานค้าส่ง หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า , หน่วยงานราชการ และลูกค้าทั่วไปที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ

5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง 

• ใบสั่งซื้อจากลูกค้า(เอกสารภายนอกบริษัท)

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1 การส่งใบเสนอราคา

• พนักงานขาย ส่งใบเสนอราคา (WS3-F01) ให้กับลูกค้า

6.2 การติดตามผลการสั่งซื้อ

• พนักงานขายติดตามผลการเสนอราคาด้วยการเข้าพบ, โทรติดตามผล 

6.3 การนำเสนอข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติม

• พนักงานขายนำเสนอเพิ่มเติม กรณีลูกค้าต้องการข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม เช่น ตัวอย่างสินค้า, เอกสารบ่งชี้ความสำคัญ, หนังสือรับรองคุณภาพ เป็นต้น เพื่อพิจารณาในการตัดสินใจซื้อเพิ่มเติม

6.4 การต่อรองราคา และเงื่อนไขพิเศษ

    กรณีที่ลูกค้า มีการต่อรอง ด้านราคา หรือเงื่อนไขพิเศษ ให้พนักงานขายบันทึกข้อมูลการต่อรองราคาหรือเงื่อนไขพิเศษใน ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)

    เมื่อมีการสรุปราคาและเงื่อนไขแล้ว ให้ดำเนินการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อแก้ไข จากการต่อรองของลูกค้าให้ระบุการ REVICE ครั้งใหม่ทุกครั้ง 

หมายเหตุ กรณีการต่อรองด้านราคา ให้ดำเนินการขออนุมัติการลดราคาตามลำดับอำนาจการตัดสินใจภายในฝ่ายขาย 

6.5 การรับคำสั่งซื้อ

   เมื่อลูกค้าตกลงตัดสินใจซื้อ พนักงานขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า โดยเป็นลักษณะเอกสารการสั่งซื้อ หรือกรณีที่มีการสั่งซื้อทางโทรศัพท์ ให้พนักงานขายบันทึกรายละเอียดในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) 

6.6 การตรวจสอบวงเงิน

   พนักงานขายตรวจสอบวงเงินสินเชื่อของลูกค้า ถ้าไม่เกินวงเงินให้ปฏิบัติตาม ข้อ 5 กรณีเกินวงเงินให้ปฏิบัติตามข้อ 7 

6.7 การขออนุมัติขายเกินวงเงิน

• พนักงานขายจัดทำใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน (F-WS-401) เสนอหัวหน้าแผนกสินเชื่อ เพื่อพิจารณาอนุมัติ

กรณีไม่อนุมัติให้พนักงานขายแจ้งลูกค้า และอาจแนะนำการซื้อด้วยเงินสดแทน 

6.8 การบันทึกรับข้อตกลง

   กรณีที่มีข้อตกลงอื่น ๆ เช่น จัดส่งสินค้ามากกว่า 1 จุด พนักงานขายจัดทำเอกสารในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) เพื่อส่งมอบให้ผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป 

6.9 การจัดทำใบ BACK ORDER

• กรณีที่สินค้าไม่เพียงพอต่อการจัดส่ง ให้พนักงานธุรการขายจัดทำใบ BACK ORDER (F-WS-402) และแนบสำเนาใบสั่งซื้อจากลูกค้า (ถ้ามี) เพื่อส่งมอบไปแผนกบริหารสินค้า เพื่อดำเนินการสั่งซื้อสินค้ามาให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ตามระเบียบปฎิบัติการจัดทำใบ BACK ORDER (P-GR-2)

การจัดทำใบ BACK ORDER ด้วยระบบ BC ดังนี้ 

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
• BCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• BCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• BHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• สั่งพิมพ์ด้วยโปรแกรมพิมพ์
• ธุรการขายลงทะบียนบันทึก BACK ORDER (WS4-F03) และติดตามเมื่อมีการรับสินค้าแล้วให้ดำเนินการตาม 10

6.10 การจัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ

• ธุรการขายรับใบสั่งซื้อ หรือใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) จากพนักงานขาย เพื่อพิจารณาลำดับการออกใบสั่งขาย โดยพิจารณาปริมาณความต้องการขายกับปริมาณสินค้าคงคลังน้อยกว่า ความต้องการขาย ให้พิจารณาลำดับตามความเหมาะสม

ธุรการขายจัดทำใบสั่งขาย (F-WS-404) ตามเอกสารการสั่งซื้อจากลูกค้า ด้วยระบบ BC ดังนี้ 

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ ใบสั่งขายสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
• SCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• SHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• SCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ROV คือ ใบจองสินค้า ส่งสินค้าให้
• บันทึกเงื่อนไขใบสั่งขาย พร้อมสั่งพิมพ์

6.11 การบันทึกใบสั่งขาย

• ธุรการขายลงบันทึกใบสั่งขาย ในทะเบียนบันทึกการสั่งขาย (F-WS-404) 

6.12 การส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

   ธุรการขายนำเอกสาร การสั่งขาย ให้แผนกคลังสินค้า ในกรณีดังนี้ 

• กรณีเงินสด
• กรณีเงินเชื่อ-รับเอง

   ธุรการขายนำเอกสาร การสั่งขาย ให้แผนกขนส่ง ในกรณีดังนี้ 

• กรณีเก็บเงินปลายทาง-ส่งให้
• กรณีเงินเชื่อ-ส่งให้

6.13 ติดตามการสั่งขายสินค้า

• ธุรการขายติดตามการสั่งขายสินค้าจากแผนกขนส่ง แล้วนำ ใบสั่งขายที่ทำการจัดส่งแล้ว มีการตรวจสอบพบว่าลูกค้าได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว ให้นำใบสั่งขาย (F-WS-404) และ ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) ออกจากแฟ้ม
• กรณีใบสั่งซื้อรอดำเนินการ เตรียมส่งให้แผนกสินเชื่อเพื่อดำเนินการขั้นต่อไป

7. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• ใบเสนอราคา

• ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า
• ใบเสนอราคา
• ใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน
• ใบ BACK ORDER 
• ใบสั่งขาย