WI-WS-004 การติดต่อลูกค้า แผนกขายส่ง-โครงการ

1.วัตถุประสงค์

ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนค้าส่งโครงการ ถือเป็นแนวปฏิบัติ ในการติดต่อลูกค้า เพื่อขอข้อมูลเบื้องต้นในการขออนุมัติการเปิดบัญชีลูกค้าใหม่ หรือโครงการใหม่ที่ต้องขออนุมัติวงเงิน ของส่วนค้าส่ง เท่านั้น 

2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

ครอบคลุมการติดต่อลูกค้าในกรณีที่เป็นลูกค้าใหม่ หรือโครงการใหม่ ที่ต้องขออนุมัติการเปิดบัญชี หรือวงเงินโครงการสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น 

3.หน้าที่และความรับผิดชอบ

ผู้จัดการส่วน

• พิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้นการขออนุมัติวงเงิน
• สรุปรายงานโครงการใหม่

หัวหน้าแผนกสินเชื่อ

• พิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้นการขออนุมัติวงเงิน

หัวหน้าแผนก

• รับเป้าหมายการขาย

คณะกรรมการสินเชื่อ

• พิจารณาอนุมัติวงเงิน

พนักงานขาย

• เข้าพบเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ
• ดำเนินการเอกสารเบื้องต้นเพื่อขอเปิดบัญชี

พนักงานสินเชื่อ

• ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า

ธุรการขาย

• ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า

4.คำจำกัดความ

   บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด         

5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง 
   - 

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

    รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1 การรับเป้าหมายการขาย

     พนักงานขายรับแผนการขายส่งประจำแผนก ( WS1-F02 ) จากหัวหน้าแผนก 

6.2 การเข้าพบเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ

     พนักงานขายติดต่อลูกค้าเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้ 

• ติดต่อเพื่อขอพบอย่างเป็นทางการ ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
• เข้าพบโดยมิได้นัดหมาย ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
• นำเสนอสินค้าและบริการ พร้อมขอข้อมูลเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า
• ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการเข้าพบนอกสถานที่ ให้ลงบันทึกในรายงานการปฏิบัติงานนอกสถานที่ (WS2-F01) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน
• ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการโทรศัพท์ติดต่อหรือลูกค้ามาพบในบริษัทฯ ให้ลงบันทึกในรายงานการปฏิบัติงานในสำนักงาน(WS2-F02) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน

6.3 การขอเปิดบัญชีสินเชื่อ

• กรณีลูกค้ามีความสนใจต้องการเปิดบัญชีสินเชื่อ พนักงานขายรวบรวมเอกสารจากลูกค้าเพื่อขออนุมัติเปิดบัญชีลูกค้า โดยแนบเอกสารใบคำขอเปิดบัญชีเงินเชื่อเพื่อซื้อสินค้า (WS2-F03) และแบบฟอร์มขอเอกสารประกอบการเปิดบัญชีเงินเชื่อ (F-WS-204) เอกสารการขออนุมัติเปิดบัญชีลูกค้า ให้จัดเตรียมตามที่ระบุในแบบฟอร์มขอเอกสารการเปิดบัญชีเงินเชื่อ (F-WS-204) โดยต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดให้ครบจึงสามารถส่งให้พิจารณาอนุมัติเครดิต

6.4 การพิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้น

• ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ และหัวหน้าแผนกสินเชื่อ ลงความเห็นเบื้องต้น จากเอกสารที่ได้รับจากพนักงานขาย

6.5 การพิจารณาอนุมัติเปิดบัญชีสินเชื่อ

• คณะกรรมการสินเชื่อ พิจารณาอนุมัติการเปิดบัญชีลูกค้าใหม่ ผลการอนุมัติหรือไม่อนุมัติ ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้ง และหาช่องทางการขายด้วยวิธีอื่น เช่น ชำระเงินสด

6.6 การลงบันทึกข้อมูลลูกค้า

• พนักงานสินเชื่อ และธุรการขาย ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า ในทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง (WS2-F05)

6.7 การสรุปรายงานโครงการใหม่

• ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ รวบรวมข้อมูลจากทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง เพื่อจัดทำรายงานสรุปลูกค้าโครงการใหม่ (WS2-F06 )

7. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• แผนการขายส่งประจำแผนก 

• รายงานการปฏิบัติงานนอกสถานที่
• รายงานการปฏิบัติงานในสำนักงาน
• ใบคำขอเปิดบัญชีเงินเชื่อเพื่อซื้อสินค้า
• แบบฟอร์มขอเอกสารประกอบการเปิดบัญชีเงินเชื่อ
• ทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง
• รายงานสรุปลูกค้าโครงการใหม่