WI-SA1-003 การควบคุมสินค้า SPO และสินค้า Back Order

1. วัตถุประสงค์

กำหนดแนวทางและขั้นตอนการสั่งสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) และสินค้าไม่มีในสต๊อก (Back Order) เพื่อ

• ลดปริมาณสินค้าคงเหลือที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้

• ป้องกันปัญหาสินค้าตกค้างจากการยกเลิกคำสั่งซื้อ การสั่งผิด หรือการทุจริต

• ควบคุมการสั่งซื้อให้เป็นระบบ

• แยกกรณีใดออกไปเป็นเอกสารใหม่ WI-SA-010 คู่มือการขายสินค้าคอนกรีตซีแพค

2. ขอบข่าย

ใช้เป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการสั่งซื้อสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) และสินค้าไม่มีในสต๊อก (Back Order) ของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด 

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

• คอมพิวเตอร์ที่มีระบบ BC Account

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

ตำแหน่ง	หน้าที่
1. พนักงานขาย	1.1 อธิบายรายละเอียดและเงื่อนไข SPO ให้ลูกค้าทราบก่อนสั่งซื้อ พร้อมบันทึกในใบเสนอราคา (QCV, QCN 1.2 รับคำยืนยันสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร (E-mail, ลายเซ็น, Line, Facebook ตาม e-Signature) 1.3 เรียกเก็บมัดจำ:       * Back Order: มัดจำ ≥ 30%       * PASS ส่ง: มัดจำ 100%       * ยกเว้นการเก็บมัดจำต้องมีอนุมัติจากผู้บริหาร 1.4 พนักงานขายแจ้งลูกค้าให้ทราบตั้งแต่ต้นเรื่องข้อตกลงการรับฝากสินค้า SPO ภายใน 30 วัน หากเกิน 30 วันจะมีการเรียกเก็บเงินค่าสินค้าเต็มจำนวนโดยรับเข้าเป็นมัดจำตามมูลค่าสินค้า 1.5 ลูกค้าฝากสินค้า SPO ครบ 60 วัน จะมีการเรียกเก็บค่าฝาก 3% ของมูลค่าสินค้า 1.5 ก่อนการสั่งซื้อสินค้าจะต้องมีแผนการรับสินค้าที่ชัดเจนให้กับแผนกบริหารสินค้าเพื่อวางแผนการสั่งซื้อและส่งสินค้าให้กับลูกค้า 1.5 ตรวจสอบรายงานค้างส่งในคลัง SPO ทุกวัน (GR114) 1.6 ดำเนินการคืนสินค้า (RTV) ภายใน 30 วัน หากสั่งผิด 1.7 หากลูกค้าไม่มารับของตามกำหนดที่ตกลงไว้ตั้งแต่ต้นให้แจ้งค่าฝากสินค้าตามนโยบาย และอาจขึ้น Blacklist
2. เจ้าหน้าที่จัดซื้อ	2.1 ตรวจสอบความถูกต้องของ Back Order และเงื่อนไขมัดจำ/ค่าขนส่ง 2.2 ประสานสั่งซื้อสินค้าที่ค้างส่งหรือฝากขายตามความเหมาะสม(กรณีลูกค้าสั่งผิดและขอทำฝากขายในนามลูกค้า) 2.3 เจรจากับ Supplier กรณีสินค้ามาก่อนกำหนดหรือสินค้าที่มีล๊อตการสั่งซื้อปริมาณมากแต่ลูกค้าทยอยรับตามงานที่ทำเสร็จ2.4 จัดซื้อสินค้าตาม Order โดยควบคุมไม่ให้เกิด Dead Stock
3. เจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า	3.1 ตรวจสอบความถูกต้องก่อนรับเข้า 3.2 แจ้งพนักงานขายเพื่อติดตามการส่งมอบลูกค้าภายใน 30 วัน 3.3 แยกสินค้า SPO และติด Back Order ให้ชัดเจน
4.พนักงานบัญชีสินค้าคงคลัง	4.1 จัดการเรื่องการผ่อนผันค่าฝาก (ขอผ่อนผันได้ 1 ครั้ง ไม่เกิน 30 วัน) 4.2. คิดค่าฝากสินค้า 3% ของมูลค่า หากเกินกำหนดผ่อนผันหากเก็บลูกค้าไม่ได้ให้ตั้งหนี้พนักงานโดยหักจากเงินค่าคอมมิชชั่น (แจ้ง Support ให้รับทราบ)  4.3 ดำเนินการตั้งหนี้พนักงาน/ลูกค้า กรณีสินค้าสั่งผิดหรือไม่รับสินค้า

5. คำจำกัดความ

• สินค้าสั่งพิเศษ (Special-Order Item) คือ สินค้าสั่งพิเศษ, สินค้าสั่งผลิต, สินค้าสั่งตัดเฉพาะงาน เช่น ผนังวิลลี่ , ไม้พื้นลามิเนต , ประตูไซด์พิเศษ เป็นต้น
• สินค้าไม่มีในสต๊อก (Back order) คือ สินค้าที่มีขายในร้านปกติแต่สินค้าหมดสต๊อกชั่วคราว แต่จะมีการสั่งสินค้ามาเพิ่มภายหลัง
  (การสั่งสินค้า Backorder เป็นการจองสินค้าไว้ก่อน)
• เงินรับมัดจำ (Deposit) หมายถึง เงินขั้นต้นจำนวนหนึ่งที่ผู้สั่งซื้อชำระแก่ผู้ขาย เพื่อเป็นหลักประกันยืนยันว่าผู้ซื้อจะไม่ยกเลิกคำสั่งซื้อในภายหลัง หากลูกค้ายกเลิกการรับสินค้าในภายหลัง จะไม่สามารถเรียกคืนเงินมัดจำได้ และพนักงานจะต้องออกใบจองสินค้า ควบคู่กับใบรับเงินมัดจำ เพื่อให้สามารถระบุสินค้าที่มัดจำไว้ได้  

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• ใบสั่งขาย
• ใบสั่งจอง
• ใบรับเงินมัดจำ

• Link นโยบายสินค้า SPO (ฉบับล่าสุด 2568)
  

7. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

7.1 ขั้นเตรียมการ

1. พนักงานขายรับคำสั่งซื้อ → อธิบายรายละเอียดและเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรในใบเสนอราคา (QCV, QCN) 

2. สอบถามกำหนดการรับสินค้าหรือการทยอยรับ → ส่งข้อมูลแผนการรับให้ฝ่ายบริหารสินค้าวางแผนการสั่งซื้อหรือ PASS ส่ง

3. ขอเอกสารยืนยันการสั่งซื้อ (E-mail, ลายเซ็น, e-signature, ใบสั่งซื้อของลูกค้า)

4. เรียกเก็บเงินมัดจำ

   • Back Order: มัดจำ ≥ 30%

   • PASS ส่ง: มัดจำ 100%

   • SPO: มัดจำ 100% (เว้นแต่ได้รับอนุมัติยกเว้น)

7.2 ขั้นดำเนินการ

        1. ส่งเอกสารให้ฝ่ายจัดซื้อสั่งสินค้า
        2. Supplier ส่งสินค้า → PASS ส่ง: ส่งตรงถึงลูกค้า
             เข้าบริษัท: GR ตรวจรับ → โอนเข้าคลัง (SPO หรือ BOD) → แจ้งติดตามพนักงานขาย
        3. พนักงานขายแจ้งลูกค้า → นัดรับหรือส่งมอบ พร้อมแจ้งยอดคงค้าง
        4. ครบกำหนด 30 วันลูกค้าปฏิเสธการรับสินค้าเนื่องจากหน้างานไม่พร้อมพนักงานขายแจ้งเรียกเก็บเกินค่าสินค้า 100% ตามข้อตกลงที่ได้แจ้งลูกค้าไว้ตั้งแต่ตอนต้น ลูกค้าสามารถฝากสินค้าต่อได้อีก 30 วัน 
        5. เมื่อครบ 60 วัน ลูกค้ายังไม่มารับสินค้าฝ่ายขายแจ้งลูกค้าเพื่อคิดบริการค่าฝากสินค้า 3% ของมูลค่าสินค้า 
        4. ลูกค้ารับสินค้า/ชำระเงินคงค้าง → ออกบิลขาย

7.3 ขั้นควบคุมพิเศษ

• ห้ามรับสินค้าสั่งพิเศษเข้าคลังก่อนกำหนดลูกค้าเกิน 30 วัน

• เก็บค่าฝากสินค้า 3%/เดือน หากเกินกำหนด

• ติดตามสถานะสินค้าค้างทุกวัน และรายงานทุกสัปดาห์

8. เงื่อนไขการมัดจำและการอนุมัติยกเว้น

9. KPI และการควบคุมสต๊อก

• KPI Rank C: สินค้าที่ขายน้อยกว่า 5% ของกลุ่ม ต้องดำเนินการนำออกหรือเปลี่ยนสถานะ

• KPI Dead Stock 6 เดือน: สินค้าที่ไม่มีการซื้อซ้ำเกิน 6 เดือน ต้องผลักดันหรือส่งคืน

---

10. การแก้ปัญหา

• ลูกค้ายกเลิก SPO → ดำเนินการส่งคืนด่วน

• Supplier ส่งก่อนกำหนด → เลื่อนวันชำระเงินตามกำหนดเดิม

• พนักงานลาออก → ทีมรับผิดชอบร่วมกันในค่าฝาก
  

11. ความรับผิดชอบกรณีผิดพลาด

     1. พนักงานสั่งผิด: ผ่อนผัน 1 ครั้ง ครั้งละ 30 วัน หากยังขายสินค้าไม่ได้ ให้ตั้งหนี้และหักจากเงินเดือน/คอมมิชชั่น หรือฝากขายในนามพนักงาน
     2. ลูกค้าสั่งผิด/ไม่รับของ: เรียกเก็บเงิน 100% หรือฝากขายในนามลูกค้า
     3. ลูกค้าไม่มารับของตามกำหนด: ให้ติดตามแจ้งค่าฝากกับลูกค้า

12. กำหนดเวลาการรับสินค้าและส่งมอบ “สินค้าสั่งพิเศษ" (Special Order Item)

1. ห้ามรับสินค้าเข้าคลังก่อนกำหนดนัดลูกค้าเกิน 30 วัน หากไม่มีหมายเหตุ หรือเหตุผลอันควรแจ้งล่วงหน้ากับแผนกบริหารสินค้าเมื่อสั่งซื้อ พนักงานขาย หรือพีซี ที่สั่งจะต้องรับผิดชอบค่าฝากสินค้า หรือมิฉะนั้นแผนก GR ก็ห้ามรับสินค้าเข้าคลัง
2. ให้วางแผนร่วมกับลูกค้า ให้สามารถรับสินค้าเข้าไซต์งานภายใน 30 วัน หลังจากวันที่นัดส่ง  หากผิดจากเงื่อนไขฝ่ายการเงินจะคิดค่าฝากสินค้า 3% จากมูลค่าสินค้าต่อเดือน โดยนับจากวันแรกที่เกิน ซึ่งจะหักจากเงินมัดจำที่ลูกค้าวางไว้ 
3. หากลูกค้าไม่ยินยอมชำระ ให้หักค่าฝากสินค้า 3% นั้นจาก Incentive และ Commission ของพนักงานขาย 

การคำนวณการหักค่าฝากสินค้าสั่งพิเศษ

1. แจ้งสถานะทุกสัปดาห์

มีการรายงานแจ้งสถานะการคิดค่าบริการฝากสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ทุกวันจันทร์ของสัปดาห์ โดยแผนกคอมพิวเตอร์จะส่งให้กับพนักงานทุกท่านได้ทราบทาง e-mail  หรือสามารถติดตามได้จากรายงาน GR115 ประกอบ

2. คำนวนค่าบริการฝากสินค้า SPO ประจำเดือน

ทุกวันที่ 1 ของเดือน จะคำนวณสรุปค่าบริการฝากสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ของเดือนที่ผ่านมาระบบจะส่ง Mail รายงานสรุป ให้กับพนักงานได้ทราบ หรือสามารถติดตามได้จากรายงาน GR115 จากศูนย์กลางรายงาน

3. นำยอดคำนวณไปหักตามรอบการจ่าย Incentive 

ทุกวันที่ 28 ของเดือน จะมีการคำนวณการจ่ายค่า Incentive และนำค่าบริการฝากสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ที่คำนวณไว้เมื่อวันที่ 1 มาหักจากค่า Incentive ที่พนักงานขายได้รับ   

ข้อกำหนดในการจัดการปัญหาโดยทั่วไป            

1. กรณีลูกค้ายกเลิกสินค้า SPO ให้พนักงานขายติดตามส่งคืนร่วมกับบริหารสินค้าโดยด่วน
2. หากไม่สามารถส่งคืนสินค้าให้ Supplier ได้ พนักงานขายมีหน้าที่ร่วมกับผู้จัดการทีมขายผลักดันสินค้าออกจากร้าน
3. หากพนักงานลาออก ภาระค่าฝากสินค้าในแต่ละเดือนจะตกเป็นของทีมรับผิดชอบร่วมกัน หากไม่สามารถตกลงกันได้ ถือว่าหัวหน้าทีมจะต้องรับผิดชอบก่อน
4. หากต้องการผ่อนผัน ให้วางแผนแก้ไขปัญหามาเสนอกรรมการผู้จัดการก่อนสิ้นเดือน มิฉะนั้นรายงานจะถูกส่งให้กรรมการผู้จัดการลงชื่อเพื่อดำเนินการหักเงิน Incentive ตามข้อตกลงนี้

กรณีที่ Supplier ส่งสินค้ามาก่อนกำหนด 

ดังกล่าว บริษัทถือว่าเป็นการผลักภาระการสต๊อกสินค้า และจะถือว่ายังไม่ได้รับสินค้า โดยจะทดวันชำระเงินจากวันที่ครบกำหนดชำระจริงตามวันที่นัดส่งมอบเดิมตามใบสั่งซื้อ ด้วยจำนวนวันที่ส่งมาก่อนนัด 

ตัวอย่าง

PO นัดรับวันที่ 31 มกราคม  ครบกำหนดชำระในรอบบัญชี วันที่ 28 กุมภาพันธ์ Supplier ส่งสินค้ามาวันที่ 1 มกราคม  ระบบคอมพิวเตอร์ จะคำนวณวันนัดชำระเงินใหม่ เป็นรอบบัญชี วันที่ 31 มีนาคม

กรณีปกติ 

กรณีพนักงานขายหักเงินมัดจำกับสินค้าอื่นที่ไม่ได้จองไว้ 

ให้ใช้วิธีปฏิบัติงานการตัดเงินรับมัดจำ

กำหนด KPI เพื่อการควบคุม

• KPI สินค้า Rank C เป็นศูนย์

วัตถุประสงค์

เพื่อควบคุมไม่ให้สินค้าใหม่ที่ขายยาก หลุดเข้ามาค้างสต๊อคขายปลีก และเร่งให้ Vender รับคืนหรือเปลี่ยนสินค้าที่ขายดีมาแทน

กรรมวิธีวัดผล

ประมวลผลทุกวันอาทิตย์ตามยอดขายย้อนหลัง 12 สัปดาห์ (สามเดือน) จัดเรียงอันดับในแต่ละกลุ่มสินค้าย่อย (Sub Category) เฉพาะสินค้าสถานะ “สต๊อกขาย” (Sale Inventory/Re-Order) ไม่ว่าจะมีสต๊อคสินค้าหรือไม่ โดยการจัดอันดับนี้ไม่รวมยอดขายจากคลัง Drop-Ship (หรือคลังค้าส่ง) เพราะถือว่าสินค้าสต๊อคขายควรถูกประเมินจากการขายออกจากคลังค้าปลีกเท่านั้น หากนำยอดขายสินค้าจากการขาย Drop-Ship มาร่วมอาจทำให้เกณฑ์จัดอันดับคลาดเคลื่อนจากยอดขายงานโครงการซึ่งจะมียอดสั่งขายที่ไม่สม่ำเสมอ

โดย...

• A = สินค้าที่ยอดขายสูงสุดรวม 75% ของยอดขายรวมในกลุ่มสินค้าเดียวกัน
• B = สินค้าที่กินยอดขายอีก 20% ถัดมา
• C = สินค้าที่เหลือ ที่มียอดขายไม่ถึง 5% ของยอดขายทั้งกลุ่ม

ตามหลักการจะถือว่า Rank C เป็นสินค้าที่ขายไม่ดี ควรพิจารณานำสินค้าส่งคืน/เปลี่ยนสินค้าใหม่ที่ขายดีมาทดแทน หรือ เปลี่ยนสถานะเป็น “สินค้าสั่งพิเศษ” (Special-Order) หรือ “หยุดซื้อ” (Stop buy) ในกรณีเปลี่ยนสถานะ จะต้องดำเนินการติดตามการคืน หรือผลักดันสินค้าออกไป

แต่อีกนัยหนึ่ง เป็นไปได้ว่าสินค้าที่ขายไม่ดีเพราะไม่มีสต๊อคสินค้า จึงไม่เกิดการขายขึ้น จึงควรพิจารณาสภาพสินค้าที่ติด Rank C ในมุมของโอกาสในการเพิ่มยอดขายด้วยเช่นกัน

Action และ จุดควบคุม

สินค้าใหม่ที่ซื้อครั้งแรกเข้ามาไม่เกิน 1 ปีที่ติด Rank C ต่อเนื่อง 12 สัปดาห์จะต้องเป็นศูนย์ โดยทำรายงานแจ้งเตือนภายในสัปดาห์ที่ 12 และภายใน 30 วันจะต้องนำออกจากร้าน เว้นแต่ในกรณีพบว่า 

1. ขายไม่ดีเนื่องจากไม่มีสต๊อค
2. เปลี่ยนสถานะเป็นสินค้าสั่งพิเศษ ซึ่งจะอนุญาติให้เหลือเพียงตัวโชว์ และจะถูกวัดผลใน KPI Dead stock 9 เดือนต่อไป

• KPI Dead Stock 6 เดือน

เพื่อควบคุมสินค้าสั่งพิเศษ, สินค้าสต๊อคขาย หรือสินค้าที่หยุดซื้อไปแล้วไม่มีการเคลื่อนไหวถูกติดตาม

เกณฑ์วัด

สินค้าที่ซื้อครั้งสุดท้ายเกินกว่า 6 เดือน ที่มีสต๊อคคงเหลือ แม้จะมีการขายอยู่ก็ตาม แปลว่าไม่มีการซื้อซ้ำ ควรถูกพิจารณาเปลี่ยนสถานะ หรือผลักดัน หรือส่งคืนออกจากระบบ

Action และ จุดควบคุม

1. รายงานสินค้าสั่งพิเศษแจกแจงตามอายุคลัง นับจากวันที่รับเข้า โดยมูลค่าสินค้าสั่งพิเศษ ที่มีอายุเกิน 30 วันควรจะลดลงเรื่อยๆ โดยจะแจกแจงมูลค่าตามช่วงอายุทุกๆ 30 วัน แจกแจงตามรหัสคลัง แยก SPO และ AVL ด้วย
2. มูลค่าสินค้าสั่งพิเศษที่จัดเก็บเข้า AVL ที่อายุเกิน 30 วัน ต้องถูกควบคุมป้องกันการผลักสินค้ามีปัญหาเข้าสู่ระบบ   ขายปลีก
3. รายงานการเรียกเก็บค่าฝากสินค้า

• โดยหักจากเงิน Incentive พนักงานขาย
• สินค้าห้าม Re-Order ที่มียอดสต๊อคอายุเกิน 30 วัน