WI-AM-015 กระบวนการบริหารจัดการหอพัก

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดมาตรฐานการบริหารจัดการหอพัก ตั้งแต่การรับลูกค้า การจองห้อง การทำสัญญา การรับชำระเงิน การเรียกเก็บค่าน้ำ–ค่าไฟ การตั้งหนี้ ตลอดจนการติดตามทวงถามค่าเช่า ให้แต่ละหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานต่อเนื่องกันอย่างถูกต้อง ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดความผิดพลาดด้านการเงินและข้อมูลลูกค้า

2. หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

2.1 แผนกบุคคล (HR)

รับผิดชอบ

• รับลูกค้าและให้ข้อมูลห้องพัก
• ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
• รับเรื่องจองห้องพัก
• แจ้งช่องทางชำระเงินจองผ่าน QR Code ของบริษัท
• ตรวจสอบหลักฐานการชำระเงินเบื้องต้น
• บันทึกข้อมูลสมาชิก/ผู้เช่าในระบบ SYS9
• ส่งข้อมูลการจองเข้ากลุ่มดูแลหอพัก
• นัดหมายวันทำสัญญา
• บันทึก/ตรวจสอบเลขมิเตอร์น้ำและไฟ
• สรุปค่าน้ำ–ค่าไฟประจำเดือน
• นำข้อมูลค่าใช้จ่ายเข้าระบบ Merchant ตามกำหนด

2.2 แผนกบัญชี

รับผิดชอบ

• จัดทำสัญญาเช่า
• ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า
• ตรวจสอบอัตราค่าเช่าและเงื่อนไขในสัญญา
• บันทึกและตั้งหนี้ในระบบ
• ตรวจสอบยอดค้างชำระทางบัญชี
• บันทึกการย้ายออก/ปิดสัญญา

2.3 แผนกการเงิน

รับผิดชอบ

• ตรวจสอบเงินจอง
• รับเงินประกันห้องพัก
• รับค่าเช่าล่วงหน้า/ค่าเช่าเดือนแรก
• ออกหลักฐานการรับชำระ
• กระทบยอดเงินรับกับระบบ
• แจ้งผลการรับชำระแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

2.4 แผนกสินเชื่อ

รับผิดชอบ

• ตรวจสอบบัญชีลูกหนี้
• ติดตามค่าเช่าที่ถึงกำหนด
• แจ้งเตือนผู้เช่าที่มียอดค้างชำระ
• ติดตามและทวงถามตามลำดับขั้น
• รายงานลูกหนี้ค้างชำระต่อผู้รับผิดชอบ

3. กระบวนการรับจองห้องพัก

ขั้นตอนที่ 1 : รับลูกค้าและตรวจสอบห้องว่าง

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

เมื่อลูกค้าสอบถามห้องพัก ให้พนักงานตรวจสอบข้อมูล

• เลขห้อง
• ประเภทห้อง
• ค่าเช่ารายเดือน
• เงินประกัน
• ค่าน้ำ
• ค่าไฟ
• วันพร้อมเข้าอยู่
• เงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้อง

ห้ามยืนยันการจองโดยไม่ตรวจสอบสถานะห้องก่อนทุกครั้ง

ขั้นตอนที่ 2 : รับเงินจอง

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล / การเงิน

เมื่อลูกค้าตกลงจองห้อง

1. แจ้งจำนวนเงินจอง
2. ให้ลูกค้าชำระผ่าน QR Code ของบริษัทเท่านั้น
3. ตรวจสอบชื่อบัญชีและยอดเงิน
4. ถ่าย/รับสำเนาบัตรประชาชนผู้จอง
5. บันทึกหลักฐานการโอนเงิน
6. ส่งข้อมูลเข้ากลุ่ม ดูแลหอพัก

ข้อมูลที่ต้องแจ้งในกลุ่ม

• ชื่อ–นามสกุลผู้จอง
• เบอร์โทรศัพท์
• เลขห้อง
• วันที่จอง
• วันที่ต้องการเข้าอยู่
• จำนวนเงินจอง
• รูปบัตรประชาชน
• Slip การชำระเงิน
• ชื่อผู้รับเรื่อง

สถานะห้องเปลี่ยนจาก

ว่าง → รอทำสัญญา

ทันทีหลังตรวจสอบเงินจองเรียบร้อย

4. บันทึกข้อมูลลูกค้าใน SYS9

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

หลังได้รับเงินจองแล้ว ต้องสร้างหรือปรับปรุงข้อมูลสมาชิกในระบบ SYS9

ข้อมูลขั้นต่ำประกอบด้วย

• ชื่อ–นามสกุล
• เลขบัตรประชาชน
• เบอร์โทรศัพท์
• ที่อยู่
• เลขห้องพัก
• วันที่จอง
• วันที่เข้าอยู่
• จำนวนเงินจอง
• สถานะลูกค้า

ให้กำหนดสถานะ

“จองห้องพัก – รอทำสัญญา”

เพื่อให้ฝ่ายบัญชีและการเงินสามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากระบบเดียวกัน

หลักควบคุม

ไม่มีข้อมูลใน SYS9 = ถือว่ากระบวนการจองยังไม่สมบูรณ์

แม้ว่าจะมี Slip การชำระเงินแล้วก็ตาม

5. การทำสัญญาเช่า

ขั้นตอนที่ 3 : นัดทำสัญญา

ผู้รับผิดชอบ: บุคคล + บัญชี

เมื่อลูกค้ายืนยันวันเข้าอยู่

บุคคลนัดหมายลูกค้าเข้าทำสัญญากับแผนกบัญชี

บัญชีตรวจสอบ

• บัตรประชาชน
• ข้อมูลสมาชิกใน SYS9
• เลขห้อง
• ค่าเช่า
• เงินประกัน
• วันที่เริ่มสัญญา
• ระยะเวลาสัญญา
• เงื่อนไขการชำระเงิน

เมื่อลูกค้าลงนามเรียบร้อย

เปลี่ยนสถานะในระบบเป็น

รอชำระเงินประกัน / ค่าเช่า

6. การรับเงินประกันและค่าเช่า

ขั้นตอนที่ 4 : รับชำระก่อนเข้าอยู่

ผู้รับผิดชอบ: แผนกการเงิน

ก่อนส่งมอบห้อง ลูกค้าต้องชำระเงินตามเงื่อนไข ได้แก่

• เงินประกันห้องพัก
• ค่าเช่าเดือนแรก
• ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ตามสัญญา

ฝ่ายการเงินตรวจสอบและบันทึกการรับชำระ

หลังรับเงินครบแล้ว

เปลี่ยนสถานะเป็น

Active – ผู้เช่าปัจจุบัน

จึงสามารถดำเนินการส่งมอบห้องและกุญแจให้ลูกค้าได้

หลักควบคุม

ห้ามส่งมอบกุญแจห้องก่อน

1. สัญญาลงนามเรียบร้อย
2. เงินประกันชำระครบ
3. ค่าเช่าตามเงื่อนไขชำระครบ

7. การบันทึกข้อมูลก่อนเข้าอยู่

ก่อนส่งมอบห้อง ควรบันทึก

• เลขมิเตอร์น้ำ
• เลขมิเตอร์ไฟฟ้า
• จำนวนกุญแจ
• จำนวนคีย์การ์ด
• สภาพห้อง
• อุปกรณ์ภายในห้อง
• ภาพถ่ายห้องก่อนส่งมอบ

เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบเมื่อผู้เช่าย้ายออก

8. กระบวนการเรียกเก็บค่าเช่าประจำเดือน

ขั้นตอนที่ 5 : สรุปค่าน้ำและค่าไฟ

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

ให้ดำเนินการตรวจและสรุป

• ค่าเช่าห้อง
• ค่าน้ำ
• ค่าไฟ
• ค่าใช้จ่ายอื่น

กำหนดเวลา

ภายในวันที่ 27 ของทุกเดือน

ต้องตรวจสอบข้อมูลให้ครบทุกห้อง

9. ลงรายการในระบบ Merchant

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

กำหนด

ภายในวันที่ 28 ของทุกเดือน

ให้นำข้อมูลค่าใช้จ่ายของผู้เช่าแต่ละห้องเข้าสู่ระบบ Merchant

ประกอบด้วย

• ค่าเช่า
• ค่าน้ำ
• ค่าไฟ
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ยอดรวม

หลังลงข้อมูลแล้ว ต้องตรวจสอบยอดรวมกับเอกสารต้นทางอีกครั้ง

10. การตั้งหนี้

ขั้นตอนที่ 6 : บัญชีตั้งหนี้ในระบบ

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบัญชี

บัญชีตรวจสอบข้อมูลจาก Merchant และ SYS9

จากนั้นทำรายการตั้งหนี้ลูกค้า

ประกอบด้วย

• รหัสลูกค้า
• ชื่อผู้เช่า
• เลขห้อง
• ค่าเช่า
• ค่าน้ำ
• ค่าไฟ
• ค่าใช้จ่ายอื่น
• ยอดสุทธิ
• วันที่ครบกำหนดชำระ

หลังตั้งหนี้สำเร็จ ให้ตรวจสอบว่า

จำนวนห้องที่ตั้งหนี้ = จำนวนผู้เช่า Active

หากไม่ตรงกันต้องตรวจสอบก่อนส่งรายการไปฝ่ายสินเชื่อ

11. การติดตามเรียกเก็บค่าเช่า

ขั้นตอนที่ 7 : ติดตามลูกหนี้

ผู้รับผิดชอบ: แผนกสินเชื่อ

ฝ่ายสินเชื่อตรวจสอบลูกหนี้จากระบบและดำเนินการติดตามตามวันครบกำหนด

ระดับการติดตาม

ระดับ 1 — ก่อนครบกำหนด

ส่งข้อความแจ้งเตือนยอดที่ต้องชำระ

ระดับ 2 — ครบกำหนด

แจ้งยอดและช่องทางชำระเงิน

ระดับ 3 — เกินกำหนด

โทรศัพท์หรือส่งข้อความติดตาม

ระดับ 4 — ค้างชำระต่อเนื่อง

แจ้งแผนกบุคคล/บัญชี และผู้รับผิดชอบหอพัก

ระดับ 5 — ผิดนัดตามสัญญา

ดำเนินการตามเงื่อนไขในสัญญาเช่าและนโยบายของบริษัท

12. ตารางความรับผิดชอบ

กระบวนการ	บุคคล	บัญชี	การเงิน	สินเชื่อ
รับลูกค้า	●
ตรวจสอบห้องว่าง	●
รับเรื่องจอง	●		○
ตรวจสอบเงินจอง	○		●
บันทึก SYS9	●
นัดทำสัญญา	●	○
จัดทำสัญญา		●
รับเงินประกัน			●
รับค่าเช่า			●
จดมิเตอร์	●
คำนวณน้ำ/ไฟ	●
ลง Merchant	●
ตั้งหนี้		●
รับชำระ			●
ติดตามลูกหนี้		○	○	●

● = ผู้รับผิดชอบหลัก
○ = ผู้เกี่ยวข้อง/ผู้ตรวจสอบ

14. Timeline ประจำเดือน

วันที่	งาน	ผู้รับผิดชอบ
1–26	รับชำระค่าเช่า / ดูแลผู้เช่า	การเงิน / บุคคล
ภายใน 27	ตรวจมิเตอร์และสรุปค่าน้ำ–ค่าไฟ	บุคคล
ภายใน 28	ลงค่าใช้จ่ายใน Merchant	บุคคล
หลังวันที่ 28	ตรวจสอบและตั้งหนี้	บัญชี
วันครบกำหนด	ตรวจสอบการรับชำระ	การเงิน
หลังครบกำหนด	ติดตามลูกหนี้	สินเชื่อ
สิ้นเดือน	ตรวจยอดลูกหนี้คงค้าง	บัญชี + สินเชื่อ

15. จุดควบคุมสำคัญ

Control 1 — เงินต้องเข้าบริษัท

เงินจอง เงินประกัน ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายทั้งหมด ต้องรับผ่านช่องทางที่บริษัทกำหนดเท่านั้น

ห้ามใช้บัญชีส่วนตัวของพนักงาน

Control 2 — เงินต้องมีหลักฐาน

ทุกการรับชำระต้องสามารถตรวจสอบได้จาก

Slip → รายการเดินบัญชี → SYS9 / Merchant

Control 3 — คนต้องตรงกับห้อง

ก่อนทำสัญญาต้องตรวจสอบ

ชื่อผู้เช่า + เลขบัตรประชาชน + เลขห้อง + SYS9

ให้ตรงกัน

Control 4 — ห้องหนึ่งต้องมีสถานะเดียว

กำหนดสถานะห้องอย่างน้อย

1. ว่าง
2. รอทำสัญญา
3. Active / มีผู้เช่า
4. แจ้งย้ายออก
5. รอตรวจห้อง
6. รอซ่อม
7. พร้อมให้เช่า

Control 5 — ไม่รับเงินครบ ไม่ส่งมอบกุญแจ

ต้องผ่าน 3 เงื่อนไข

สัญญาครบ → เงินครบ → ข้อมูลครบ

จึงอนุญาตให้ส่งมอบห้อง

16. Checklist ลูกค้าใหม่

ตรวจสอบห้องว่าง

แจ้งค่าเช่าและเงื่อนไข

ลูกค้าชำระเงินจอง

ตรวจสอบ Slip

รับสำเนาบัตรประชาชน

ส่งข้อมูลเข้ากลุ่มดูแลหอพัก

สร้างสมาชิกใน SYS9

บันทึกเลขห้อง

เปลี่ยนสถานะห้องเป็น “รอทำสัญญา”

นัดวันทำสัญญา

ลูกค้าลงนามสัญญา

รับเงินประกัน

รับค่าเช่า

บันทึกเลขมิเตอร์

ถ่ายภาพสภาพห้อง

ส่งมอบกุญแจ/คีย์การ์ด

เปลี่ยนสถานะเป็น Active

17. หลักการบริหาร

เงินต้องตรง — คนต้องตรง — ห้องต้องตรง — ระบบต้องตรง

ทุกขั้นตอนต้องมีข้อมูลในระบบรองรับ ไม่ควรใช้เฉพาะการแจ้งข้อมูลผ่าน Line หรือกลุ่มสนทนาเป็นหลักฐานถาวร

กลุ่มดูแลหอพักใช้สำหรับ Communication

SYS9 / Merchant / ระบบบัญชี ใช้เป็น System of Record

เพื่อให้ทุกฝ่ายมองเห็นข้อมูลเดียวกันและตรวจสอบย้อนหลังได้