WI-CD-014 การติดตามหนี้สิน

1. วัตถุประสงค์

เพื่อควบคุมการติดตาม และเร่งรัดหนี้สิน ตลอดจนจัดเก็บหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สัมฤทธิ์ผลตาม KPI ของแผนกสินเชื่อ คือ “ยอดหนี้ที่ค้างเกินกำหนดชำระมากกว่า120วัน ต้องไม่เกิน28 ล้านบาท ต่อเดือน“

2. ขอบข่าย

การวัดผล KPI วัดจากลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้าเงินเชื่อ และได้จัดกลุ่มตามที่ได้รับการอนุมัติแล้วคือลูกหนี้กลุ่ม      10-50 เท่านั้น ซึ่งมีรายละเอียดคำอธิบายของชื่อกลุ่มที่ใช้วัดผลดังนี้

10 – ลูกค้าเงินสด

20 – ลูกค้าเงินเชื่อระยะสั้น

30 – ลูกค้าเงินเชื่อทั่วไป 

40 – Overdue-ชำระล่าช้าเป็นประจำแต่ยังไม่เสี่ยง

41 - ลูกหนี้พนักงาน และกิจการที่เกี่ยวข้องกัน

42 – ลูกหนี้ตัดบัญชีระหว่างบริษัทฯ

50 - Late Overdue-เริ่มมีพฤติกรรมล่าช้า

60 – ลูกหนี้ที่อยู่ระหว่างผ่อนชำระ

70 – อยู่ระหว่างเจรจา-ยังไม่แน่นอนว่าจะได้เมื่อใด

82 – ลูกหนี้ผู้บริหารรับรอง

     ส่วนลูกหนี้ที่มีปัญหารหัสกลุ่ม 80-81 ไม่ใช้รวมในการวัดผล แต่แผนกสินเชื่อยังคงต้องมีการจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

80 – หนี้สงสัยจะสูญ-อยู่ระหว่างฟ้องร้องบังคับคดี

81 – หนี้สงสัยจะสูญ-ขาดอายุความ

3. คำจำกัดความ

แผนการติดตาม  คือ การวางแผนให้พนักงานสินเชื่อ และ พนักงานติดตามหนี้สิน ได้รับผิดชอบลูกหนี้ที่ได้รับมอบหมาย ให้ติดตามหนี้สิน แก้ปัญหา และสรุปผลการติดตามให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

4.1.  พนักงานสินเชื่อ

-   ออกรายงานลูกหนี้ค้างชำระตามกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย

-   ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารการขายเชื่อและใบวางบิล

-   ติดตามหนี้สิน ,ทำจดหมายทวงถาม และเก็บเงินตามนัด 

   -   ออกไปติดต่อกับลูกค้ากรณีจำเป็น และเร่งด่วน 

-   เป็นผู้รับเงินจากลูกค้า  และนำส่งเงินให้พนักงานการเงินรับ

4.2.  พนักงานเก็บเงิน

   -   รับรายงานลูกหนี้ค้างชำระตามกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย จากหัวหน้าแผนกสินเชื่อ

-   ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารการขายเชื่อและใบวางบิล จากพนักงานสินเชื่อ

-   เป็นผู้นำใบวางบิลไปวางบิลให้แก่ลูกค้า หรือนำส่งทางไปรษณีย์

-   ติดตามหนี้สิน และเก็บเงินตามนัด 

-   ออกใบเสร็จรับเงินชั่วคราวกรณีออกไปเก็บเงินหน้างาน

-   นำส่งเงินให้พนักงานการเงินรับทุกสิ้นวัน

4.3.  พนักงานการเงินรับ

-   เป็นผู้รับเงินจากลูกค้า,พนักงานเก็บเงิน,พนักงานสินเชื่อ,พนักงานขาย หรือพนักงานจัดส่ง

-   ออกใบเสร็จรับเงิน ส่งใบเสร็จให้กับลูกค้าโดยวิธีฝากพนักงานเก็บเงินไป  หรือจัดการส่ง  ทางไปรษณีย์

4.4.  หัวหน้าแผนกสินเชื่อ

-   รับแผนการติดตามหนี้โดยการจัดแบ่งกลุ่มลูกค้าที่ต้องติดตาม

-   ติดตามหนี้สินกลุ่มที่รับผิดชอบ

-   ดูแลและแก้ไขปัญหาให้กับพนักงานในแผนก

-   ออกไปพบลูกค้ากรณีจำเป็นและเร่งด่วนในการเจรจาหนี้

-   ทำการสรุปผล และปัญหาในการติดตามหนี้สิน

-   ติดต่อประสานงานกับทนายความกรณีทางกฎหมายและรับมอบอำนาจดำเนินการฟ้องบังคับคดี

4.5.  ผู้จัดการส่วนสินเชื่อ – การเงิน

-   วางแผนการติดตามหนี้,ออกแบบเอกสาร, ออกแบบรายงานเพื่ออำนวยความสะดวกต่อการติดตามหนี้ 

-   ร่วมแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการติดตามหนี้เพื่อให้สัมฤทธิ์ผลตาม KPI ที่วางไว้

-   ประเมินผลการติดตามหนี้ โดยการจัดทำรายงานประเมินผลการติดตามหนี้สินรายเดือน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. การรับแผนการติดตามลูกหนี้

หัวหน้าแผนกรับแผนการติดตามหนี้โดยจัดกลุ่มลูกค้าให้สอดคล้องกับนโยบายที่ให้ และ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานสินเชื่อและพนักงานเก็บเงินให้ชัดเจน เช่น ลูกค้าประเภทร้านค้า กำหนดให้เป็นหน้าที่ของพนักงานเก็บเงินคนไหน  หรือพนักงานสินเชื่อคนนี้ดูแลลูกค้ากลุ่มไหน แล้วทำการบันทึกพนักงานผู้นั้นเป็นผู้รับผิดชอบ โดยกำหนดให้เข้าไปบันทึกที่ช่องพนักงานเร่งรัดหนี้สิน

2 . กำหนดการออกรายงานผู้รับผิดชอบ

        พนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ออกรายงานลูกหนี้ค้างชำระในส่วนที่ตนรับผิดชอบสัปดาห์ละครั้ง เพื่อทำการติดตามหนี้ แก้ไขปัญหา ตลอดจนทวงถามเพื่อให้ได้รับเงินตามกำหนดทุกราย

3. ทำใบวางบิลและตรวจสอบหลักฐานการวางบิล

เมื่อกำหนดแผนและแบ่งความรับผิดชอบการทำงานแล้ว พนักงานบัญชีลูกหนี้จะทำใบวางบิล ทุกสัปดาห์กรณีเครดิตระยะสั้น และทุกสิ้นเดือนกรณีเครดิต 30 วันขึ้นไป พนักงานสินเชื่อ และพนักงานเก็บเงินที่รับผิดชอบให้ทำการแยกเอกสารวางบิลตามสายงาน ตรวจเช็คความถูกต้องครบถ้วนของชุดวางบิล เช่น มีหลักฐานการเซนต์รับสินค้าครบหรือไม่  มีคำสั่งให้วางบิลภายในวันที่กำหนดหรือไม่ ฯลฯ   

4. ขั้นตอนการวางบิล / นัดรับเงิน

ให้พนักงานเก็บเงินนำเอกสารที่ตรวจเช็คถูกต้องไปวางบิลกับลูกค้า ในบางรายพนักงานสินเชื่อก็จะทำการวางบิลโดยส่งชุดวางบิลทางไปรษณีย์ (ในกรณีที่ลูกค้าอยู่ต่างจังหวัด)  เมื่อพนักงานเก็บเงินไปวางบิล ให้ลูกค้าเซนต์รับวางบิล และนัดวันเก็บเงินในต้นฉบับใบแจ้งหนี้  เพื่อจะได้ทำการบันทึกวันนัดรับเงินตามที่ลูกค้านัด ส่วนเอกสารที่ต้องให้ลูกค้าเมื่อวางบิลคือ สำเนาใบแจ้งหนี้ , สำเนาใบกำกับภาษี  หรือ ต้นฉบับใบกำกับภาษีกรณีที่ลูกค้าให้นำส่งตอนวางบิล ทุกสิ้นวันจะต้องสรุปผลการทำงานในใบรายงานติดตามหนี้ประจำวัน FM-CD-010 เพื่อให้หัวหน้าแผนกทำการตรวจสอบ ตามบิลที่นำออกไปวางบิล และที่ลูกคัานัดเก็บเงิน บันทึกข้อมูลรายละเอียดเช่น ไมล์รถ,วันนัดรับเงิน เป็นต้น ฯลฯ

5. ขั้นตอนการเก็บเงินตามนัด/การนำส่งเงิน

เมื่อถึงวันที่นัดหมาย พนักงานเก็บเงินก็จะนำต้นฉบับใบแจ้งหนี้ (ใบวางบิล) ไปเก็บเงินที่ลูกค้า แล้วออกใบเสร็จรับเงินชั่วคราวให้กับลูกค้า   เมื่อกลับเข้ามาในร้านพนักงานเก็บเงิน จะต้องนำส่งเงินพร้อมต้นฉบับชุดวางบิล  สำเนาใบเสร็จรับเงินชั่วคราวให้พนักงานการเงินรับ เพื่อชำระเงิน/ออกใบเสร็จในระบบ และจัดส่งให้ลูกค้าต่อไป   กรณีลูกค้าเข้ามาชำระเงินเอง พนักงานสินเชื่อจะนำเงินส่งให้พนักงานการเงินรับออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า ทันทีและทุกสิ้นวันจะต้องสรุปผลการติดตามในใบรายงานติดตามหนี้ประจำวัน FM-CD-010 เพื่อให้หัวหน้าแผนกทำการตรวจสอบ และบันทึกข้อมูลผลการติดตาม

กรณีที่ลูกค้าชำระหนี้เป็นเงินสด ไม่ว่าจะออกไปเก็บเงินนอกสถานที่ หรือลูกค้ามาชำระเองในสำนักงาน หากมีเงินสดเกิน 20,000.- บาท ให้พนักงานที่ถือเงินสดนั้นให้ทำการนำฝากธนาคารทันที โดยให้ฝากธนาคารกรุงเทพจำกัดเท่านั้น แต่หากไม่มีธนาคารกรุงเทพจำกัดเป็นทางผ่าน  ก็ให้นำฝากธนาคารใดก็ได้ที่สะดวก    ที่ต้องเน้นธนาคารกรุงเทพก่อนนั้น  เพื่อเป็นการลดการใช้เงินเบิกเกินบัญชีที่มีอยู่

6. ขั้นตอนการสรุปการติดตามหนี้

หลังจากที่มีการติดตามหนี้และเก็บเงินตามนัดหมายแล้วหัวหน้าแผนกสินเชื่อ จะต้องสรุป และวิเคราะห์ผลการติดตามหนี้สินรายวัน และรายสัปดาห์ แล้วส่งให้ผู้จัดการส่วนสินเชื่อ-การเงิน เป็นผู้ประเมินผลการติดตามต่อไป

7. ขั้นตอนลูกค้านัดแล้วเก็บเงินไม่ได้

เมื่อพบปัญหาในการติดตามหนี้ไม่ได้ตามกำหนด หัวหน้าแผนกสินเชื่อ จะต้องทำการแจ้งให้พนักงานขาย หรือผู้จัดการส่วนขายส่ง ที่ดูแลรับผิดชอบการขาย ให้ได้รับทราบอย่างต่อเนื่องและทันเหตุการณ์ ทั้งนี้หัวหน้าแผนกสินเชื่อจะต้อง ติดตามสถานะ,แก้ไขปัญหา และออกไปเจรจาลูกหนี้ที่หน้างานกรณีจำเป็นและเร่งด่วน เพื่อให้ได้รับเงินภายในกำหนดที่ได้วางแผนไว้โดยมีขั้นตอนของการทวงถามดังนี้.

7.1 เกินกำหนดชำระ 1 เดือน 

• ใช้วิธีโทรทวงถาม และกำหนดให้ชำระภายใน 7 วัน
• ลูกค้านัดเกิน 7 วัน นับจากวันที่ครบกำหนด ให้ทำจดหมายทวงถามฉบับที่ 1 แจ้งพร้อมค่าล่าช้า
• แจ้งพนักงานขายให้รับทราบ

7.2 เกินกำหนดชำระ 2 เดือน

• ทำจดหมายทวงถามฉบับที่ 2 แจ้งพร้อมค่าล่าช้า
• แจ้งปัญหาที่ประชุมรับทราบ
• ลดวงเงินที่ลูกค้าได้รับลง 50%
• แจ้งผู้ค้ำประกันรับทราบ กรณีมีผู้ค้ำประกันไม่ว่าจะเป็นบุคคลค้ำ หรือธนาคารค้ำ หรือหลักทรัพย์ค้ำ

7.3 เกินกำหนดชำระ 3 เดือน

• ทำจดหมายทวงถามฉบับที่ 3 แจ้งพร้อมค่าล่าช้า และจะดำเนินการตามที่เห็นสมควร
• กรณีมีหนังสือค้ำประกันแจ้งลูกค้า และธนาคารเพื่อขอเคลม
• ลดวงเงินที่ลูกค้าได้รับลง 50%

7.4 เกินกำหนดชำระ 4 เดือน

• ลดวงเงินที่ลูกค้าได้รับลง 50%
• ขออนุมัติจากคณะกรรมการสินเชื่อเพื่อขอยื่น Noitce 
• ขออนุมัติฟ้องร้องบังคับคดี 

           การออกจดหมายทวงถามเพื่อให้ครบ 3 ครั้งนี้เพื่อเพื่อประโยชน์ในการเรียกเก็บเงินจากการค้ำประกันด้วย LG หรือหนังสือค้ำประกันธนาคาร หากล่าช้าอาจทำให้หนังสือค้ำประกันหมดอายุไปก่อนก็ได้ 

ยกตัวอย่าง    วงเงินลูกค้า  200,000 บาท

จดหมายทวงถามครั้งที่ 2   ลด 50%  เหลือ   100,000 บาท

จดหมายทวงถามครั้งที่ 3   ลด 50%  เหลือ   50,000 บาท

จดหมายทวงถามครั้งที่ 4   ลด 50%  เหลือ   25,000 บาท

ข้อควรระวังข้อที่ 1. แผนกสินเชื่อต้องทราบอายุความของเอกสารการขายเงินเชื่อที่ไม่เคลื่อนไหวเพื่อฟ้องร้องบังคับคดี  ตามกฎหมายมีอายุความเพียง 2 ปีนับแต่วันที่เกิดหนี้ 

ข้อควรระวังข้อที่  2. การใช้ประโยชน์ในทางภาษีนั้นมีกำหนดอายุความของหนี้เพียง 1 ปี(กรณีไม่ถูกฟ้องร้องบังคับคดี)  

ข้อควรระวังข้อที่  3. แผนกสินเชื่อจะต้องทราบหลักเกณฑ์อื่นในการจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีไว้ดังนี้.-

1. ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนไม่เกิน 100,000 บาทด้วย ปรากฏว่าได้มีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควรแก่กรณีแล้วแต่ไม่ได้รับชำระหนี้ และหากจะฟ้องลูกหนี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชำระ กรณีนี้ให้ทำการตัดเป็นหนี้สูญได้เลยโดยไม่ต้องฟ้องร้องบังคับคดี  
2. ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนไม่เกิน 500,000 บาท ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้

2.1 ให้ติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควรแก่กรณี โดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามอย่างชัดแจ้งและไม่ได้รับ   ชำระหนี้ โดยปรากฏว่า 

       (ก) ลูกหนี้ถึงแก่ความตายเป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไปและไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชำระหนี้ได้ 

     (ข) ลูกหนี้เลิกกิจการและมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นมีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อน เป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้ 

2.2  ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่งและศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้วหรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูก   เจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่งและศาลได้มีคำสั่งรับคำขอนั้นแล้ว หรือ 

2.3 ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลายและศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้วหรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่  ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลาย และศาลได้มีคำสั่งรับคำขอรับชำระหนี้นั้นแล้ว 

    ในกรณีตาม 2.2 หรือ  2.3 กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลผู้เป็นเจ้าหนี้ต้องมีคำสั่งอนุมัติให้จำหน่ายหนี้นั้นเป็นหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น (ศาลประทับรับฟ้องในปีใดก็ให้จำหน่ายหนี้สูญในปีนั้น)

3.   ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนเกิน 500,000 บาทขึ้นไป ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้ 

3.1. ให้ติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควรแก่กรณี โดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามอย่างชัดแจ้งและไม่ได้รับชำระหนี้ โดยปรากฏว่า 

         (ก) ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไปและไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชำระหนี้ได้ 

        (ข).ลูกหนี้เลิกกิจการและมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นมีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้ 

3.2. ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่งหรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่ง และในกรณีนั้นๆได้มีคำบังคับหรือคำสั่งของศาลแล้วแต่ลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินใดๆ จะชำระหนี้ได้ หรือ 

3.3. ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลายหรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลาย และในกรณีนั้น ๆ ได้มีการประนอมหนี้กับลูกหนี้โดยศาลมีคำสั่งเห็นชอบด้วยกับการประนอมหนี้นั้นหรือลูกหนี้ถูกศาลพิพากษาให้เป็นบุคคลล้มละลายและได้มีการแบ่งทรัพย์สินของลูกหนี้ครั้งแรกแล้ว 

8. ขั้นตอนการฟ้องร้องบังคดี - ขั้นตอนปรับกลุ่มลูกค้า

กรณีที่ได้ทำการทวงถามจนถึงที่สุดแล้วตามขั้นตอนตั้งแต่ 7.1 ถึง 7.4 แล้วแต่ก็ยังไม่ได้รับชำระหนี้ให้หัวหน้าแผนกสินเชื่อทำการขออนุมัติต่อผู้อำนวยการฝ่ายบริหารงานกลางเพื่อส่งเรื่องให้สำนักงานทนายความทำการฟ้องร้องบังคับคดีตามขั้นตอนของกฎหมายทั้งนี้มีกำหนดอายุความของเอกสารการขายเงินเชื่อมีอายุเพียง 2 ปีนับแต่วันที่ซื้อครั้งสุดท้าย หากเลยกำหนดนี้ไม่สามารถฟ้องร้องบังคับคดีได้

หากคณะกรรมสินเชื่อไม่อนุมัติให้ สนง.ทนายความฟ้องอาจจะเนื่องจากไม่คุ้มค่าธรรมเนียมที่เสีย หรือเหตุผลอื่น ๆ ก็ตาม  ให้พนักงานสินเชื่อที่รับผิดชอบดำเนินการทวงถาม และติดตามความเคลื่อนไหวของลูกหนี้รายนี้อีกต่อไปจนถึงที่สุด และเมื่อถึงขั้นตอนนี้ให้หัวหน้าแผนกสินเชื่อแจ้งต่อ ผอ.บริหารงานกลางเพื่อดำเนินการปรับกลุ่มลูกหนี้ตามความเหมาะสมต่อไป อันได้แก่

ลูกหนี้กลุ่ม 80 – หนี้สงสัยจะสูญ-อยู่ระหว่างฟ้องร้องบังคับคดี

ลูกหนี้กลุ่ม 81 – หนี้สงสัยจะสูญ-ขาดอายุความ

9. ขั้นตอนการประเมินผลการติดตาม

ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ผู้จัดการส่วนสินเชื่อ-การเงิน จะทำการสรุปผลการติดตามหนี้สิน พร้อมออกรายงานนำเสนอต่อผู้อำนวยการฝ่ายบริหารกลาง พร้อมนำเสนอปัญหา และแผนการติดตามใหม่ (ถ้ามี)

เอกสารอ้างอิง

• CH3-F01 ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ของแผนกการเงิน
• CH3-F02 ใบรับเงินชั่วคราว
• CH3-F03 ใบเสร็จรับเงินเขียนมือ 

บันทึกคุณภาพ (แบบฟอร์ม, รายงาน)

บันทึกคุณภาพ	ชื่อ	วัตถุประสงค์เพื่อ	ผู้รับผิดชอบ	ระยะเวลาจัดเก็บ
CD1-F01	แบบฟอร์มสัญญาเปิดบัญชีเงินเชื่อ	เป็นหลักฐานการได้รับอนุมัติให้ขายเชื่อจากผู้บริหาร	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD1-F02	แบบฟอร์มตัวอย่างลายเซ็นต์ผู้มีสิทธิ์สั่งซื้อ	ใช้ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อว่าเป็นผู้มีสิทธิ์สั่งซื้อจริงตามที่แจ้งหรือไม่	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD1-F03	แบบฟอร์มสัญญาค้ำประกัน	เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บหนี้จากผู้ค้ำประกันแทนลูกค้าที่ไม่ชำระหนี้ตามกำหนด	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD1-F04	แบบฟอร์มสัญญาโอนสิทธิ์การรับเงิน	เป็นหลักฐานและข้อตกลงที่ลูกหนี้ยินยอมให้บริษัทฯ ไปรับค่างวดงานแทนลูกค้าเพื่อหักชำระหนี้	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD1-F05	แบบฟอร์มการขอใช้ชื่ออื่นในการเปิดใบกำกับ	เป็นหลักฐานที่ให้ลูกหนี้จ่ายเงินค่าสินค้าที่ใช้ชื่ออื่นแทนกรณีไม่ได้ใช้ชื่อบริษัทฯ ของลูกหนี้เอง	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD2-F01	แบบฟอร์มเอกสารใบแจ้งหนี้(ใบวางบิล)	เป็นการสรุปยอดหนี้ที่ต้องชำระในงวด ๆ หนึ่ง  เพื่อให้ลูกหนี้ทำการชำระหนี้ที่ถึงกำหนดในงวดนั้น	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD2-F02	แบบฟอร์มจดหมายทวงหนี้	เป็นหลักฐานในการติดตามหนี้โดยระบุถึงใครและคิดค่าติดตามล่าช้าเท่าไร	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD2-F03	แบบฟอร์มจดหมายแจ้งผู้ค้ำประกัน	เป็นหลักฐานที่ใช้ติดต่อกับผู้ค้ำประกันว่าลูกหนี้ที่ค้ำไว้นั้นผิดนัดการชำระเงิน	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
บันทึกคุณภาพ	ชื่อ	วัตถุประสงค์เพื่อ	ผู้รับผิดชอบ	ระยะเวลาจัดเก็บ
CD2-F04	แบบฟอร์มนำส่งเอกสารให้สนง.ทนายความ	เป็นหลักฐานเพื่อสรุปว่าเอกสารที่ส่งให้สนง.ทนายความมีอะไรบ้างป้องกันการทำหายภายหลังและแจ้งว่าไม่ได้รับ	พนักงานสินเชื่อ	5 ปี
CD2-F05	ใบรายงานการติดตามหนี้ประจำวัน	เพื่อเป็นหลักฐานการวางบิล,และติดตามหนี้ของพนักงานในแผนกทุกสิ้นวัน	พนักงานสินเชื่อ	1 ปี
R-CD-201	รายงานลูกหนี้ค้างชำระ	เป็นการสรุปยอดหนี้ค้างชำระของลูกหนี้แต่ละกลุ่มแต่ละประเภทว่ามียอดค้างหนี้เท่าไร	พนักงานสินเชื่อ	1 เดือน
R-CD-203	รายงานประเมินผลการติดตามหนี้	เป็นรายงานสรุปภาพรวมทั้งหมดว่าระยะเวลาที่ผ่านมามีผลการติดตามโดยภาพรวมเป็นอย่างไร	ผู้จัดการส่วนสินเชื่อ	1 ปี
R-CD-204	รายงานประวัติหนี้คงค้างของลูกค้า	เป็นรายงานประกอบการติดตามหนี้ของลูกหนี้รายนั้น ๆ ว่ามีประวัติหรือยอดรวมการเป็นอย่างไร	พนักงานสินเชื่อ	1 ปี