WI-MK-002 การใช้คูปองเงินสด

การใช้คูปองเงินสด

1. วัตถุประสงค์

• เพื่อใช้เป็นเครื่องมือทางการตลาด
• เพื่อลดการลดราคาสินค้าจากราคาตั้งขาย
• สร้างความภักดีของลูกค้าให้มีต่อบริษัท นพดลพานิช
• เพื่อให้เกิดระบบที่สามารถควบคุมและตรวจสอบได้

2. ขอบข่าย

• เป็นวิธีการใช้คูปองเงินสดที่ทางบริษัท นพดลพานิช จำกัด เป็นผู้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นการตอบแทนลูกค้าที่มาใช้บริการกับทาง นพดลพานิช

3. หน้าที่ความรับผิดชอบ

•  ฝ่ายการเงิน มีหน้าที่ ควบคุมการเบิกจ่ายคูปองให้กับฝ่ายที่ต้องการใช้คูปอง
•  ฝ่ายบริหารสินค้า/ฝ่ายขาย มีหน้าที่ จ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้าตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้

4. คำจำกัดความ

•  ไม่มี

5. เอกสารอ้างอิง

•  ไม่มี

6. รายละเอียดการใช้คูปอง

6.1 รูปแบบการใช้งาน

• ใช้แถมกับสินค้าเป็นโปรโมชั่น (FREE ITEM) โดยฝ่ายบริหารสินค้า เช่น ซื้อสินค้าตามเงื่อนไขที่กำหนดจะได้รับคูปองเงินสด
• ใช้แลกแต้ม/จับรางวัล/ของชำร่วย (PREMIUM) โดยแผนกการตลาด เช่น ใช้ร่วมกับการจัดกิจกรรมการตลาด เมื่อลูกค้ามีการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้
• ใช้ลดราคาสินค้า (PRICE WAR) โดยฝ่ายขาย เช่น ใช้เมื่อลูกค้าเปรียบเทียบราคาหรือสิ่งที่จะได้รับกับร้านคู่แข่งรายอื่น  

6.2 รายละเอียดคูปอง

• คูปองส่วนลดเงินสด มูลค่า 20 บาท 

      รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x , รหัสลูกค้า xxxxxxxxxx/ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัท , รหัสสมาชิก : xxxxxxx

• คูปองส่วนลดเงินสด มูลค่า 100 บาท 

      รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x , รหัสลูกค้า xxxxxxxxxx/ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัท , รหัสสมาชิก : xxxxxxx

• คูปองส่วนลดเงินสด มูลค่า 200 บาท 

      รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x , รหัสลูกค้า xxxxxxxxxx/ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัท , รหัสสมาชิก : xxxxxxx

รูปแบบด้านหน้าของคูปอง

• คูปองส่วนลดเงินสด มูลค่า 500 บาท รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x

      รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x , รหัสลูกค้า xxxxxxxxxx/ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัท , รหัสสมาชิก : xxxxxxx

รูปแบบด้านหน้าของคูปอง

• คูปองส่วนลดเงินสด มูลค่า 1,000 บาท รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x

      รหัสคูปอง WDxxxx-xxxx-x , รหัสลูกค้า xxxxxxxxxx/ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัท , รหัสสมาชิก : xxxxxxx

รูปแบบด้านหน้าของคูปอง

ตัวอย่างปริ้นด้านหน้าของคูปอง

รูปแบบด้านหลังของคูปอง

6.3 การเบิกจ่ายคูปองเงินสดภายในบริษัท

คูปองเงินสดจะได้รับการเก็บรักษาไว้โดยฝ่ายการเงิน เมื่อฝ่ายขายหรือหน่วยงานใดที่ต้องการใช้สามารถทำการเบิกจ่ายได้โดยทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ผู้จัดการฝ่ายที่ต้องการใช้คูปองเงินสดทำเรื่องเบิกคูปองเงินสดจากฝ่ายการเงิน พร้อมลงลายมือชื่อผู้ขอเบิกและระบุรายละเอียดดังนี้

• วัตถุประสงค์ในการใช้คูปองเงินสด
• ประเภทคูปองเงินสดที่ต้องการ
• จำนวนคูปองเงินสดที่ต้องการใช้
• จำนวนคูปองเงินสดที่คงเหลืออยู่
• จำนวนคูปองเงินสดที่ต้องการเบิก เพิ่มหมายเหตุ (ถ้ามี)
• ผู้อำนวยการฝ่ายตรวจสอบรายละเอียดการเบิกจ่ายคูปอง พร้อมลงลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย 
• แจ้งฝ่ายคอมพิวเตอร์เพื่อจัดทำทะเบียนคูปองเงินสด และจัดทำบาร์โค๊ด
• ติดบาร์โค๊ดลงบนคูปองเงินสด โดยเลขที่บาร์โค๊ดและคูปองเงินสดจะต้องตรงกัน
• ทำการประทับนูนตราบริษัทบนคูปอง ผ่านผู้บริหาร
• ผู้จ่ายคูปองเงินสดและผู้รับคูปองเงินสด ลงลายมือชื่อการเบิกจ่าย ระบุวันที่เบิกจ่าย และระบุเลขที่คูปองที่จ่าย
• ฝ่ายการเงินเป็นผู้จัดเก็บแบบฟอร์มเบิกจ่ายคูปอง และการรักษาคูปองเงินสดดังกล่าวจะอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ขอเบิก

6.4 การจ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้า

เงื่อนไขการจ่ายคูปองเงินสด

• กรณีใช้แถมกับสินค้าเป็นโปรโมชั่น (FREE ITEM) โดยฝ่ายบริหารสินค้า มีเงื่อนไขการจ่ายคูปองดังนี้
• ผู้อำนวยการฝ่ายทำการอนุมัติรายการโปรโมชั่นดังกล่าวแล้ว
• ทำการระบุสาเหตุการจ่ายคูปองเงินสดที่รายละเอียดการจ่ายคูปองเงินสดบริเวณต้นขั้วคูปอง โดยระบุรวมถึง เลขที่เอกสารอ้างอิง
• ได้รับการอนุมัติการจ่ายคูปองจากผู้จัดการระดับฝ่ายหรือสูงกว่า
• กรณีใช้แลกแต้ม/จับรางวัล/ของชำร่วย (PREMIUM) โดยแผนกการตลาด มีเงื่อนไขการจ่ายคูปองดังนี้
• ผู้อำนวยการฝ่ายทำการอนุมัติกิจกรรมการตลาดดังกล่าวแล้ว
• ทำการระบุสาเหตุการจ่ายคูปองเงินสดที่รายละเอียดการจ่ายคูปองเงินสดบริเวณต้นขั้วคูปอง โดยระบุรวมถึง เลขที่เอกสารอ้างอิง
• ได้รับการอนุมัติการจ่ายคูปองจากผู้จัดการระดับฝ่ายหรือสูงกว่า
• กรณีใช้ลดราคาสินค้า (PRICE WAR) โดยฝ่ายขาย มีเงื่อนไขการจ่ายคูปองดังนี้
• ไม่เป็นการออกคูปองควบคู่กับการให้ส่วนลดเงินสด
• ราคาขายสินค้าหักมูลค่าคูปองส่วนลดต้องไม่ต่ำกว่าทุนตลาด
• ทำการระบุสาเหตุการจ่ายคูปองเงินสดที่รายละเอียดการจ่ายคูปองเงินสดบริเวณต้นขั้วคูปอง โดยระบุรวมถึง มูลค่าการซื้อ กำไรคงเหลือ เลขที่เอกสารอ้างอิง
• ได้รับการอนุมัติการจ่ายคูปองจากผู้จัดการระดับฝ่ายหรือสูงกว่า

ขั้นตอนการจ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้า

คูปองเงินสดที่ผ่านขั้นตอนการเบิกจ่ายคูปองเงินสดภายในบริษัทแล้ว ให้ถือว่าความรับผิดชอบในการเก็บรักษาเป็นของผู้จัดการฝ่ายที่ทำเรื่องขอเบิก โดยมีขั้นตอนในการจ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้า ดังต่อไปนี้

• ผู้มีความประสงค์จ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้า แจ้งความจำนงต่อผู้มีอำนาจอนุมัติจ่ายคูปอง (ผู้จัดการระดับฝ่ายขึ้นไป)
• ผู้อนุมัติพิจารณาการอนุมัติจ่ายคูปองเงินสดและมูลค่าคูปองตามเงื่อนไขการจ่ายคูปองเงินสด
• หากพิจารณาอนุมัติ ทำการระบุสาเหตุการจ่ายคูปองเงินสดที่รายละเอียดการจ่ายคูปองเงินสดบริเวณต้นขั้วคูปอง พร้อมทั้งลงชื่อผู้อนุมัติ และระบุวันหมดอายุ บนคูปองเงินสด โดยมีหลักเกณฑ์เป็นแนวทางในการระบุวันหมดอายุของคูปองเงินสดดังนี้
• กรณีใช้แถมกับสินค้าเป็นโปรโมชั่น (FREE ITEM) อายุการใช้งานคูปองไม่เกิน 30 วัน หรือตามระยะเวลาโปรโมชั่น
• กรณีใช้แลกแต้ม/จับรางวัล/ของชำร่วย (PREMIUM) อายุการใช้งานคูปองไม่เกิน 30 วัน
• กรณีใช้เป็นส่วนลดพิเศษท้ายบิล (TRADE DISCOUNT) อายุการใช้งานคูปองไม่เกิน 15 วัน
• เจ้าหน้าที่ผู้มีความประสงค์จ่ายคูปองเงินสดให้กับลูกค้า มอบคูปองเงินสดให้ลูกค้า ลงลายมือชื่อผู้จ่ายและวันที่จ่าย พร้อมแจ้งรายละเอียดการใช้คูปอง
• ลูกค้าผู้ได้รับคูปองลงลายมือชื่อผู้รับ
• ประทับตรายางคูปองเงินสดพร้อมระบุเลขที่คูปองเงินสด ที่ใบเสร็จรับเงิน (กรณีที่มีการจ่ายคูปองเงินสดจาการขายสินค้า)
• ณ สิ้นวันผู้จัดการฝ่ายทำการตรวจสอบและสรุปรายงานการจ่ายคูปองเงินสด พร้อมรวบรวมส่งต้นขั้วคูปองเงินสดที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้แผนกการเงินเพื่อทำการตรวจสอบ

6.5 รายละเอียดการใช้คูปองเงินสด

เงื่อนไขการใช้คูปองส่วนลด

• คูปองเงินสดนี้ไม่สามารถทอนหรือเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ หรือรูปแบบชำระเงินอื่นได้
• สินค้าที่มีมูลค่ามากกว่าคูปองเงินสด ต้องชำระส่วนต่างเพิ่ม
• คูปองเงินสดนี้สามารถใช้แทนเงินสดในการซื้อสินค้าได้ทุกประเภท
• คูปองเงินสดนี้ ถ้าทำสูญหาย บริษัทฯ จะไม่รับผิดชอบและไม่พิมพ์ทดแทนให้ใหม่
• ยอดซื้อสินค้าที่คูปองใช้นี้ สามารถสะสมแต้มได้ตามปกติ
• บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงรายละเอียด และเงื่อนไขการใช้คูปองเงินสดโดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

ขั้นตอนการใช้คูปองเงินสด

• ลูกค้าที่ประสงค์จะใช้คูปองเงินสดมอบคูปองให้เจ้าหน้าที่แคชเชียร์เมื่อชำระเงินซื้อสินค้า ณ จุดชำระเงิน
• เจ้าหน้าที่แคชเชียร์รับคูปองจากลูกค้าพร้อมตรวจสอบรายละเอียดความถูกต้องของคูปอง ดังนี้

1. ลายมือชื่อผู้อนุมัติ ตราประทับบริษัท
2. บาร์โค้ด
3. มูลค่าสินค้ารวมที่ลูกค้าซื้อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด
4. วันหมดอายุคูปองเงินสด

• เมื่อตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์แล้วเจ้าหน้าที่แคชเชียร์ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้

1. ยิงบาร์โค๊ดสินค้าเพื่อคิดเงินตามปกติ
2. ยิงบาร์โค๊ดคูปองเงินสดเพื่อลดราคาสินค้า
3. ตรวจสอบรายละเอียดความถูกต้องบนหน้าจอว่าตรงตามคูปองหรือไม่โดยตรวจเช็ครายละเอียดดังนี้
   1. รหัสคูปอง
   2. มูลค่าส่วนลด
   3. วันหมดอายุคูปองเงินสด
4. กรอกรายละเอียดเลขที่บิลขายที่คูปองเงินสด
5. ประทับตรายางคูปองเงินสดพร้อมระบุเลขที่คูปองเงินสด ที่บิลขาย
6. กรณีที่ระบบบาร์โคดคูปองเงินสดไม่สามารถใช้ได้เจ้าหน้าที่แคชเชียร์สามารถปฏิบัติได้ตามขั้นตอนดังนี้
   1. ยิงบาร์โคดสินค้าเพื่อคิดเงินตามปกติ
   2. ทำการกำหนดคูปองเงินสด ในหน้าจอกำหนดคูปอง โดยระบุเลขที่คูปองเข้าในระบบ
   3. กรอกมูลค่าส่วนลดในหน้าจอคูปอง โดยดูได้จากส่วนลดที่แสดงบนคูปอง
   4. กรอก **ตามด้วยเลขที่คูปอง  ในหมายเหตุ
7. สิ้นวันเจ้าหน้าที่แคชเชียร์ส่งรายงานการใช้คูปองเงินสดพร้อมแนบคูปองเงินสดให้แผนกการเงิน

การบันทึกรับคูปองและการออกรายงานการรับคูปอง

กำหนดคูปอง

การบันทึกคูปองให้ใส่

• รหัส จะมีอักษรย่อนำเช่น woodstain จะใส่รหัสเป็น w0001 ก็ได้
• ชื่อ/รายละเอียด ว่าเป็นคูปองของอะไร หรือเกี่ยวกับอะไรเป็นต้น
• เลือกประเภทคูปองว่าเป็นคูปองประเภทอะไรมี 3 ประเภท คือ

• ใส่ยอดเงินตามคูปองที่ได้รับ  โดยยอดเงินจะเป็นของแต่ละใบ
• เมื่อคีย์ข้อมูลครบแล้ว ให้กลับไปหน้าขายทำการขายต่อไป 

• เวลารับคูปองให้ คีย์ 06 หรือ คลิ้กที่ แล้วเลือกประเภทคูปอง, รหัสคูปอง(ที่เราบันทึก) ,  จำนวนคูปองต้องเป็น 1 เท่านั้น และใส่จำนวนเงินของคูปองใบนั้น ต้องทำทีละใบ

• ออกรายงานต้องออกจากโปรแกรมแชมป์เท่านั้นโดยให้ไปที่

• ใส่วันที่จากวันไหน ถึงวันไหน   ประเภทคูปอง  และชื่อแคชเชียร์ที่รับคูปองนั้น ๆ

• เมื่อได้รายงานแล้วให้ตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่  ทั้งยอดเงินและจำนวนคูปองที่ได้รับ  แล้วนำรายงานที่ตรวจสอบแล้วแนบกับคูปองที่รับ

6.6 การคืนสินค้า

• กรณีเปลี่ยนคืนสินค้าที่จ่ายคูปองเงินสด

ขอสงวนสิทธิ์หักมูลค่าคูปองเงินสดในกรณีคืนหรือเปลี่ยนสินค้าที่มีการจ่ายคูปองเป็นส่วนลด โดยมูลค่ารับคืนหรือเปลี่ยนสินค้าเท่ากับมูลค่าขายหักมูลค่าส่วนลดคูปองเงินสด

• กรณีเปลี่ยนคืนสินค้าที่ใช้คูปองเงินสด

ขอสงวนสิทธิ์ไม่คืนคูปองเงินสดในกรณีคืนหรือเปลียนสินค้าที่ใช้คูปองเป็นส่วนลด โดยมูลค่าที่รับคืนหรือเปลี่ยนสินค้าเท่ากับมูลค่าขายหักส่วนลดคูปองเงินสด)

หมายเหตุ ใบเสร็จรับเงินที่เกิดขึ้นพร้อมการจ่ายคูปองเงินสดหรือมีการใช้คูปองเงินสด จะมีการประทับตรา “คูปองเงินสด” พร้อมระบุหมายเลขคูปอง เพื่อเป็นจุดสังเกตุในการเปลี่ยนคืนสินค้าและใช้ในการตรวจทาน

6.7 ระบบควบคุมคูปองเงินสด

• ระบบเบิกจ่ายคูปองเงินสด เพื่อควบคุมการโอนย้ายคูปองเงินสด

ตัวอย่างแบบฟอร์มเบิกจ่ายคูปองเงินสด

• ระบบ STOCK CARD เพื่อควบคุมการเบิกจ่ายคูปองเงินสด ที่ตนเองดูแลอยู่

 ตัวอย่าง STOCK CARD

• โปรแกรมกำหนดทะเบียนคูปองเงินสด(โปรแกรมเพิ่มและพิมพ์คูปอง) 
• โปรแกรมตรวจสอบของแถม (FREE ITEM)
  • โดยกรอกเลขที่ใบเสร็จในโปรแกรมตรวจสอบของแถม เพื่อให้แสดงจำนวนของแถมที่ได้รับ
  • การบันทึกรับคูปองและการออกรายงานการรับคูปองโปรแกรมจะทำการบันทึกการจ่ายของแถม และทำรายงานออกมาทุกครั้ง
  • หมายเหตุ ผ่านบริหารสินค้าจะต้องแจ้งรายการของแถมและเงื่อนไขการแถมมายังฝ่ายคอมพิวเตอร์
• โปรแกรมตัดสต๊อกคูปองเงินสด
• รายงานทะเบียนคูปองเงินสด
  • รายงานคูปองที่ขึ้นทะเบียน โดยระบุได้ถึง ชื่อกิจกรรม ระยะเวลา จำนวนสต็อกคูปอง จำนวนคูปองที่จ่าย จำนวนคูปองที่ถูกใช้