JD-SE-001 เลขานุการ

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

เลขานุการ

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Secretary

แผนก

บุคคล

ฝ่าย

บุคคล

ผู้บังคับบัญชา

กรรมการผู้จัดการ

ระดับตำแหน่งงาน

G3

เพื่อติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆ บุคคลภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมกับดูแลเอกสาร จัดเก็บเอกสารต่างๆ ของผู้บริหารอย่างถูกต้อง

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

การจัดประชุม

- นัดหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก

- ติดตามประสานงานเรื่องสถานที่และเวลา

- บันทึกแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้อง

- จัดเตรียมรายละเอียดการประชุม

- บันทึกและจัดทำรายงานการประชุม

- ความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

- ประชุมได้ตรงตามกำหนด

- ผู้เข้าร่วมประชุมครบ

- ไม่มีปัญหาติดขัดในการประชุม

- จำนวนครั้งที่มีการแก้ไขจากผู้บังคับบัญชา

- จำนวนครั้งที่มีการท้วงติงจากหน่วยงานที่ติดต่อ

- จำนวนครั้งที่เอกสารผิดพลาด

- %งานที่ติดต่อล่าช้า

จดหมายผู้บริหาร

- จัดทำทะเบียนจดหมายเข้าออกลงรับเพื่อนำเสนอผู้บริหาร

- นำจดหมายจัดเก็บเข้าแฟ้มเมื่อผู้บริหารรับทราบแล้ว

- การโต้ตอบจดหมายกับบุคคลและหน่วยงานภายในภายนอก

- การจัดทำบันทึกภายใน

- ผู้บริหารรับทราบข่าวสารครบถ้วน ถูกต้อง ตรงเวลา

- การจัดเก็บเอกสารผู้บริหารได้อย่างถูกต้อง

- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารล่าช้า

- จำนวนครั้งที่จัดเก็บเอกสารผิดพลาด

- จำนวนครั้งที่หาเอกสารไม่เจอ/สูญหาย

การนัดหมายของผู้บริหาร

- เช็คตารางนัดหมาย

- บันทึกหมายลงตารางนัดหมาย

- ส่งเมลล์แจ้งตารางนัดหมาย

- แจ้งผู้บริหารก่อนวันนัดหมาย

- ติดตามและจดจำตารางนัดหมายผู้บริหาร

- แจ้งเตือนวันนัดหมายให้ผู้บริหารรับทราบ

- จำวนครั้งที่แจ้งตารางนัดหมายผิดพลาด

- จำนวนครั้งที่ลืมแจ้งเตือนก่อนวันนัดหมาย

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

การเดินทางของผู้บริหาร

- ประสานเรื่องการเดินทาง

- ประสานเรื่องที่พัก

- จองตั๋วการเดินทางตามตารางนัดหมาย

  กรณีต้องเดินทางไปต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ

- การเดินทางอย่างราบรื่นและเป็นไปตามกำหนดการ

- จำวนครั้งที่จองตั๋วการเดินทางผิดพลาด

งานประสานงานและงานต้อนรับ

- รับงานจากผู้บังคับบัญชา

- ติดต่อประสานงานกับบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก

- อำนวยความสะดวกระหว่างผู้บังคับบัญชากับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

- ความถูกต้องของเอกสาร

- ความชัดเจนของการสื่อสาร

- ทันเวลา

- ความพึงพอใจของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

- ประหยัดค่าใช้จ่าย

- จำนวนครั้งที่ประสานงานผิดพลาด

- จำนวนข้อร้องเรียนจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง

- จำนวนครั้งที่ประสานงานไม่ทันเวลา

งานเอกสาร

- รับโทรศัพท์

- จัดแฟ้มเอกสาร

- พิมพ์งาน

- ค้นหาเอกสารทำลายเอกสาร

- รับส่งเอกสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

- ความถูกต้องของเอกสาร

- ทันเวลา

- ความพึงพอใจของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

- จำนวนครั้งเอกสารผิดพลาด

- จำนวนครั้งที่เอกสารสูญหาย

- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารผิด

- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารล่าช้า

- จำนวนครั้งที่มีการร้องเรียน

งานอื่น ๆ

- งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหาร

- ดำเนินการเรียบร้อย ถูกต้อง ตรงเวลา

- ความพึงพอใจของผู้บริหาร

- ต้องทำงานกับผู้บริหารระดับสูงทั้งภายในและภายนอก

- ต้องทำงานที่เป็นเรื่องสำคัญและเป็นความลับขององค์กร/ผู้บริหาร

- ความผิดพลาดอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้

ตำแหน่ง (Position)

ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

การขอตั้งเบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ 

/

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

กรรมการผู้จัดการ

การแจ้งตารางนัดหมาย

ทุกวัน

หน่วยงานภายใน

ประสานงาน ติดตามงาน/ข้อมูล

ทุกวัน

บุคคลภายนอก

ประสานงานนัดหมาย/เลี้ยงรับรอง

ไม่แน่นอน

ปริญญาตรีการบริหารธุรกิจ สาขาเลขานุการ / การจัดการ 

มีประสบการณ์ในการทำงานด้านเลขานุการไม่น้อยกว่า 3 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- กฎระเบียบบริษัท

- การดำเนินงานของบริษัท

- ผังการบริหารงาน

- การประชุมบอร์ดบริหาร

- คอมพิวเตอร์

- ภาษาอังกฤษ

- การบันทึกรายงานการประชุม

- การประสานงาน

- ความละเอียดรอบคอบ

- มนุษยสัมพันธ์

- การติดตามงาน

- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

- การเจรจาต่อรอง

- ความคิดสร้างสรรค์

- บุคลิกภาพคล่องแคล่ว

- การสื่อสาร

- มีความรับผิดชอบ

- มีความซื่อสัตย์

- มีความตรงต่อเวลา

- สามารถทำงานภายใต้สภาวะกดดันได้