JD-AM-002 ธุรการบุคคล
|
ชื่อตำแหน่ง(ไทย) |
พนักงานธุรการบุคคล |
ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ) |
Human Resource Admin |
|
แผนก |
บุคคล-ธุรการ |
ฝ่าย |
บุคคล-ธุรการ |
|
ผู้บังคับบัญชา |
หน.แผนกธุรการ |
ระดับตำแหน่งงาน |
G3 |
วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)
|
- เพื่อให้ระบบการสื่อสารภายใน และภายนอกมีประสิทธิภาพตรงตามวัตถุประสงค์ของงานนั้น - รับผิดชอบในการรับ-ต่อโทรศัพท์ ต้อนรับแขกของบริษัท และรับส่งโทรสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกในการติดต่องานของหน่วยงานต่างๆ - รับผิดชอบการรับส่งเอกสารระหว่างบริษัทกับหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้รับเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา - ดูแลและควบคุมการทำความสะอาดและความเรียบร้อยของส่วนงานแม่บ้าน - ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงานและห้องประชุม |
ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
|
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) |
วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) |
ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators) |
|
- รับงานจากพนักงานเดินเอกสารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง - ทำการแยกประเภทเอกสารหรือจดหมาย - คัดแยกจดหมายหรือพัสดุที่รับมาจากไปรษณีย์ - ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับเอกสาร - จัดทำรายงานผลการรับส่งเอกสารประจำวันลงทะเบียน รับ-ส่ง - วางแผนการเดินทาง |
- รับส่งเอกสารได้ถูกต้อง ครบถ้วน - รับส่งเอกสารได้ทันตามเวลา - ผู้รับ-ส่ง เอกสารเกิดความพึงพอใจ - เอกสารสมบูรณ์ - เอกสารไม่สูญหาย/เสียหาย |
- ส่งเอกสารได้ทันเวลา 100% - เอกสารไม่สูญหาย 100% |
|
ดูแลแม่บ้าน - ตรวจสอบการทำงานของแม่บ้าน - ควบคุมการทำงานของแม่บ้าน - การจัดเตรียมห้องประชุมให้พร้อมใช้งาน |
- ตรวจสอบความสะอาดและความเรียบร้อย - การจัดห้องประชุมให้พร้อมใช้งานและทันเวลา |
- จำนวนครั้งที่พบเจอการทำความสะอาดของแม่บ้านไม่เรียบร้อย ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน - จำนวนครั้งที่จัดห้องประชุมไม่เสร็จทันตามเวลาที่กำหนดไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน |
|
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) |
วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) |
ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators) |
|
ตู้ล๊อกเกอร์ - จัดทำทะเบียนตู้ล๊อกเกอร์ |
- จัดทำทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ให้เป็นปัจจุบัน - การรับ-จ่าย กุญแจตู้ล๊อกเกอร์ - การตรวจสอบสภาพตู้ล็อกเกอร์ ว่างให้พร้อมใช้งาน |
- ทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ต้องถูกต้อง 100% - จัดตู้ล็อกเกอร์ได้เพียงพอกับความต้องการ |
ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)
|
- ต้องรับ-ส่ง เอกสารจำนวนมากและหลายประเภท อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดได้ - มักมีงานด่วนแทรกเสมอ ทำให้การทำงานไม่เป็นไปตามแผน - ต้องมีความคล่องตัวและรวดเร็วในการปฏิบัติงาน |
ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)
|
ตำแหน่ง (Position) |
ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope) |
|
พนักงานทำความสะอาด (คู่สัญญา) |
ดูแลตรวจสอบการทำความสะอาดของพนักงานทำความสะอาด |
อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)
|
เรื่อง (Item) |
ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level) |
||
|
อนุมัติได้เอง (Own Decision) |
ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) |
นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval) |
|
การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)
|
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ |
เรื่องที่ต้องติดต่อ |
ความถี่ |
|
ไปรษณีย์ |
รับ-ส่งเอกสาร |
ทุกวัน |
|
ฝ่ายสินเชื่อ การเงิน บัญชี |
รับ-ส่งเอกสารทางบัญชี และเอกสารทางการเงิน |
ทุกวัน |
|
หน่วยงานภายนอก/ลูกค้า |
รับ-ส่งเอกสาร งานบริการทำความสะอาด เอกสารสัญญาเช่าหอพัก |
ทุกวัน |
|
แผนกพัฒนาระบบ |
รวบรวมและนำส่งข้อมูล KPI ของแผนกบุคคล-ธุรการ |
เดือนละครั้ง |
|
ทุกแผนก |
รับ-ส่งเอกสาร และประสานงาน |
ทุกวัน |
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)
- มีความคล่องตัวในการทำงาน
- มีความสามารถในการประสานงานที่ดี
- สามารถขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์
วุฒิการศึกษา (Education Background)
|
ระดับ ปวส.- ปริญญาตรี สาขา การจัดการ , การบริหารธุรกิจ , สาขาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง |
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
|
- ต้องมีประสบการณ์ในการทำงานด้านธุรการอย่างน้อย 2 ปี |
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
|
ความรู้ (Knowledge) |
ทักษะ (Skills) |
ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities) |
|
- ขั้นตอนการรับ-ส่งเอกสาร - ประเภทและลักษณะของเอกสาร - ขั้นตอนการติดต่อประสานงาน - ชื่อหน่วยงานและชื่อพนักงานในแต่ละหน่วยงาน - ระเบียบขั้นตอนการรับโทรศัพท์ |
- ขับรถยนต์ได้ - ทักษะด้านภาษาอังกฤษในการสื่อสารเบื้องต้น |
- การวางแผนการเดินทาง - การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า - การให้บริการ - ความละเอียดรอบคอบ - การจัดลำดับความสำคัญของงาน - มีมนุษยสัมพันธ์ดี |
|
ความรู้ (Knowledge) |
ทักษะ (Skills) |
ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities) |
|
- ข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ - สัญญาเช่าและระเบียบการเช่าหอพัก |
- สามารถปฏิบัติงานภายใต้สภาวะกดดันได้ดี |
No Comments