WI-HR-009 การตรวจสอบพนักงานลาออก

• วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นขั้นตอนในการปฏิบัติเมื่อพนักงานลาออก หรือ พนักงานขาดงานเกินกว่า 3 วัน ซึ่งจะอธิบายถึงขั้นตอนการลาออกของพนักงาน การตรวจสอบสต๊อกสินค้าที่ดูแลรับผิดชอบ หนี้สินของพนักงานที่คงค้างและค่าใช้จ่ายอื่นใดที่พนักงานจะต้องชำระก่อนวันที่จะลาออก เพื่อนำไปหักค่าใช้จ่ายจากเงินประกันของพนักงาน

• ขอบข่าย

เอกสารฉบับนี้เป็นขั้นตอนในการลาออกของพนักงานในบริษัท นพดลพานิช จำกัด ซึ่งจะถือเป็นแนวปฏิบัติของพนักงานทั้งสาขาสำนักงานใหญ่และสาขาแยกต้นเปา สันกำแพง 

• คำจำกัดความ

เงินประกันพนักงาน  หมายถึง เงินที่ทางบริษัทได้เรียกเก็บจากพนักงานเพื่อเป็นหลักประกันหากเกิดความเสียหายขึ้นระหว่างที่พนักงานทำงานอยู่ที่บริษัท
การปรับปรุงสินค้า   หมายถึง การนำรายงานผลต่างจากการตรวจนับสินค้ามาปรับจำนวนสินค้าในระบบกับจำนวนสินค้าที่นับได้จริงให้ตรงกัน

• หน้าที่และความรับผิดชอบ

หัวหน้างาน/Store Manager

• พิจารณาการลาออกของพนักงาน
• ร่วมตรวจนับสต๊อกสินค้ากับพนักงานที่จะลาออก
• พิจารณาและประเมินค่าเสียหายจากการตรวจนับสต๊อก

ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการ

• สอบถามการลาออกของพนักงาน
• ให้ใบลาออกกับพนักงานที่ต้องการลาออก
• ตรวจเช็คหนี้สินคงค้างของพนักงานและเงินประกันพนักงาน
• สรุปเงินประกันพนักงานหลังหักค่าใช่จ่าย

เจ้าหน้าที่ ICC

• ตรวจสอบและยืนยยันผลการนับสต๊อกของพนักงาน
• ปรับปรุงสต๊อกสินค้า

พนักงานที่จะลาออกk

• แจ้งความประสงค์การลาออกต่อหัวหน้างาน/Store Manager และผู้จัดการส่วนบุคคล
• ตรวจนับสต๊อกสินค้าที่ดูแลรับผิดชอบ
• ดำเนินการขอปรับปรุงสินค้าหลังาจากที่ตรวจนับ

เจ้าหน้าที่แผนกบัญชี

• ตรวจสอบเอกสารสรุปค่าเสียหาย , หนี้สินคงค้าง และเงินประกันพนักงาน

เจ้าหน้าที่การเงิน

• เบิกเงินและปิดบัญชีเงินประกันพนักงานของพนักงานที่จะลาออก
  
  

  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

  
  
  

                         

ตรวจสอบสต๊อกสินค้า

6. รายละเอียดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน

การลาออกของพนักงาน มีดังนี้

6.1. พนักงานขาดงานเกินกว่า 3 วัน 

        6.1.1 หัวหน้างานดำเนินการตรวจสอบว่าพนักงานขาดงานเนื่องจากสาเหตุใด หากไม่สามารถติดต่อพนักงานได้และไม่มาทำงานเกินกว่า 3 วันทำการให้ทางหัวหน้างานแจ้งแผนกบุคคล (HR) ให้ทำหนังสือแจ้งพ้นสภาพงาน
        6.1.2 เมื่อพนักงานขาดการติดต่อ 3 วัน แผนกบุคคลทำเอกสารแจ้งพ้นสภาพพนักงานทันทีพร้อมติดตามผลการตรวจนับสต๊อกของหัวหน้างาน เพื่อตรวจสอบความเสียหาย 
        6.1.3 หัวหน้าแผนกตรวจสอบผลสต๊อกและเซ็นต์รับทราบผลการตรวจนับสต๊อกและส่งให้ทางแผนกบุคคล
        6.1.4 สรุปผลสต๊อกและให้ทางแผนกบัญชีเซ็นต์รับเอกสารเพื่อดำเนินการพิจารณาหักเงินประกันการทำงานของพนักงาน 
        

6.2. พนักงานประสงค์ที่จะลาออก 

ซึ่งแจ้งหัวหน้างานให้ทราบ ล่วงหน้า 30 วัน โดยมีขั้นตอนการตรวจสอบพนักงานลาออกดังนี้

6.2.1. เมื่อพนักงานที่ประสงค์จะลาออกแจ้งหัวหน้างานแล้ว ทางหัวหน้างาน/Store manager ได้สอบถามเหตุผล รายละเอียดต่างๆของการลาออกและอนุมัติการลาออกของพนักงานแล้ว พนักงานสามารถไปขอใบลาออกได้ที่แผนกบุคคล

6.2.2. เมื่อพนักงานไปขอใบลาออกจากแผนกบุคคลทางผู้จัดการแผนกบุคคลจะสอบถามเหตุผลในการลาออกอีกครั้ง จากนั้นจึงจะมอบใบลาออก (FM-HR-029) และแบบสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก (FM-HR-028) ให้กรอกและให้หัวหน้าแผนกเซ็นอนุมัติใบลาออก

6.2.3. ทางแผนกบุคคลดำเนินการตรวจสอบหนี้สินและเงินประกันของพนักงาน

6.2.4. พนักงานที่จะลาออกและหัวหน้างานร่วมกันตรวจนับสต๊อกสินค้าที่รับผิดชอบ ภายใน 14 วัน

6.2.5. เมื่อพนักงานและหัวหน้างานตรวจนับสต๊อกสินค้าเรียบร้อบแล้วจากนั้นนำส่งรายงานผลการตรวจนับสต๊อกสินค้าให้ทางแผนก ICC 

6.2.6. แผนก ICC เมื่อได้รับรายงานผลการตรวจนับสต๊อกสินค้าแล้ว ดำเนินการตรวจสอบสต๊อกสินค้าอีกครั้งเพื่อยืนยันผลการตรวจนับ ภายใน 7  วัน

• หากเกิน 21 วัน นำเข้าที่ประชุมแจ้งผู้บริหารทราบ  และติดตามทวงถามในที่ประชุม  
• หลังการติดตามแผนกบัญชี  ต้องได้รับผลการนับสต๊อค ภายใน 7 วัน หลังจากการทวงถามที่เกิน 30 วัน

6.2.7. เมื่อแผนก ICC ตรวจสอบและยืนยันสต๊อกสินค้าแล้ว นำส่งสรุปผลยืนยันการตรวจนับสต๊อกให้ทางหัวหน้าแผนก/Store Manager เพื่อประเมินค่าเสียหายของสินค้าที่ตรวจนับ โดยแยกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

• ไม่มีค่าเสียหายจากการตรวจนับสต๊อกสินค้าที่รับผิดชอบ ทางหัวหน้าแผนกดำเนินการส่งรายงานสรุปค่าเสียหายให้ทางแผนกบุคคลเพื่อสรุปเงินประกันพนักงานหลังหักค่าใช้จ่ายต่างๆ
• มีค่าเสียหายจากการตรวจนับสต๊อกสินค้าที่รับผิดชอบ ทางหัวหน้าแผนกดำเนินการสรุปค่าเสียหายและออกบิลเก็บเงินค่าเสียหายกับพนักงานพร้อมกับขอดำเนินการปรับสต๊อกสินค้ากับทางแผนก ICC จากนั้นส่งรายงานสรุปค่าเสียหายให้ทางแผนกบุคคลเพื่อสรุปเงินประกันพนักงานหลังหักค่าใช้จ่ายต่างๆ

6.2.8. เมื่อทางแผนกบุคคลสรุปเงินประกันพนักงานหลังหักค่าใช้จ่ายต่างๆแล้ว จากนั้นนำเสนอให้ทางผู้บริหารรับทราบและเซ็นอนุมัติใบลาออกให้กับพนักงาน 

6.2.9. เมื่อผู้บริหารเซ็นอนุมัติใบลาออก จากนั้นทางแผนกบุคคลจะส่งเอกสารใบลาออกและรายงานสรุปรายละเอียดค่าเสียหายสินค้าจากการนับสต๊อก , รายงานการปรับปรุงสินค้าจากแผนก ICC , รายงานหนี้สินคงค้างของพนักงาน , รายงานสรุปเงินประกันพนักงานหลังหักค่าใช้จ่าย ให้ทางแผนกบัญชีตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้องของเอกสาร 

• กรณีที่เอกสารไม่ถูกต้อง ครบถ้วน ทางแผนกบัญชีจะส่งเอกสารกลับไปยังแผนกบุคคลเพื่อแก้ไขและติดตามเอกสารให้ครบถ้วนก่อนจะนำส่งเอกสารให้แผนกการเงินเบิกเงินประกันพนักงานและปิดบัญชีเงินประกันของพนักงาน 
• กรณีที่เอกสารถูกต้อง ครบถ้วน ทางแผนกบัญชีจะนำส่งเอกสารให้แผนกการเงินเบิกเงินประกันพนักงานและปิดบัญชีเงินประกันของพนักงาน   รวมระยะเวลาในการตรวจสอบและคืนเงินประกันพนักงาน ๆ ต้องได้รับเงินประกันคืน  ภายใน 30 วัน หลังจากที่พนักงานลาออก

6.2.10. แผนกการเงินแจ้งให้พนักงานมารับเงินประกันคืน โดยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร หรือ เข้ามารับด้วยตัวเองที่แผนกการเงินจ่าย

6.เอกสารอ้างอิง

• ใบลาออก  (FM-HR-029)
• แบบสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก (FM-HR-028)
• รายงานการตรวจนับสินค้า