WI-HR-004 ขั้นตอนเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามา

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของส่วนบุคคล - ธุรการ ในเรื่องของ

“การรับพนักงานใหม่” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ การสรรหาคัดเลือกพนักงาน (PM-HR-001) เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการรับพนักงานใหม่

ขอบข่าย

เอกสารฉบับนี้เป็นวิธีการรับพนักงานใหม่ ของบริษัท นพดลพานิช จำกัด เพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของฝ่ายบุคคล

อุปกรณ์/เครื่องมือ

คอมพิวเตอร์

หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานสวัสดิการค่าจ้าง

เปิดแฟ้มประวัติพนักงานใหม่
ชี้แจงกฎระเบียบ และ สวัสดิการที่พนักงานได้รับ
แจกคู่มือพนักงาน
แนะนำพนักงานใหม่กับเพื่อนพนักงานทุกแผนก
จัดทำเอกสารทะเบียนใช้งานระบบคอมพิวเตอร์
บันทึกประวัติลงโปรแกรม Payroll

พนักงานสรรหา – ฝึกอบรม

ถ่ายรูปพนักงาน
จัดทำบัตรพนักงาน

พนักงานป้องกันการสูญเสีย

แจกอุปกรณ์ป้องกันภัยในการทำงาน

พนักงานธุรการ

แจกชุดฟอร์มบริษัท, กุญแจตู้ล็อคเกอร์

ผู้จัดการส่วนพัฒนาระบบ

เพิ่มสิทธิ์การใช้งานระบบคอมพิวเตอร์

คำจำกัดความ

Job Description เป็นคำบรรยายลักษณะงาน บอกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ และคุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ รวมถึงการขึ้นตรงกับสายการบังคับบัญชา

เอกสารอ้่างอิง

PM-HR-001 การสรรหาคัดเลือกพนักงาน

วิธีปฏิบัติงาน

7.1 เปิดแฟ้มประวัติพนักงานใหม่

พนักงานสวัสดิการค่าจ้างต้องนำประวัติพนักงานที่รับเข้ามาทำงานใหม่ เขียนชื่อ – นามสกุล ลงสมุดแฟ้มประวัติพนักงาน เพื่อเรียงลำดับรหัสพนักงาน และให้เบิกแฟ้มแขวนเพื่อนำเอกสารเก็บใส่แฟ้ม พร้อมจัดทำหัวแฟ้มโดยใส่ชื่อ – นามสกุล พร้อมตั้งรหัสพนักงาน

การตั้งรหัสพนักงานใหม่มีทั้งหมด 5 หลัก xxxxx โดยให้ 2 ตัวหน้าเป็นรหัสปีพุทธศักราชของไทย แล้วต่อด้วยเลขท้ายอีก 3 หลัก เช่น นายสมนึก บุญคง เข้ามาเริ่มงานวันที่ 14/5/50 เป็นพนักงานใหม่คนที่ 11 ของปี จะมีรหัสพนักงานดังนี้ 50011

7.2 การจัดทำสัญญาจ้าง

สำหรับพนักงานรายเดือน ให้ใช้แบบฟอร์ม สัญญาจ้างทดลองงาน (FM-HR-017) โดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้กรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนแล้วให้ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการลงลายมือชื่อในช่องแทนนายจ้าง และพนักงานใหม่ลงลายมือชื่อในช่องลูกจ้าง

สำหรับพนักงานรายวัน ให้ใช้แบบฟอร์ม หนังสือสัญญาจ้างพนักงานรายวัน (FM-HR-019) โดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้กรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนแล้วให้ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการลงลายมือชื่อในช่องบริษัท และพนักงานใหม่ลงลายมือชื่อในช่องพนักงาน

7.3 พนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้ชี้แจงกฎระเบียบ, สวัสดิการของบริษัทให้พนักงานใหม่ทราบ พร้อมทั้งบอกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบโดยแนบเอกสาร Job Description และคู่มือพนักงาน.แจกให้พนักงานใหม่

- พนักงานธุรการดำเนินการแจกชุดฟอร์มให้กับทุกตำแหน่งงาน ส่วนกุญแจตู้ล็อกเกอร์สำหรับพนักงานในส่วนโฮมมาร์ทแม็กซ์ และบางตำแหน่งงานในส่วนสำนักงานที่จำเป็นต้องใช้

- เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสียเป็นผู้แจกอุปกรณ์ป้องกันภัย สำหรับพนักงานแผนกคลังสินค้า, จัดส่ง

- พนักงานสรรหา-ฝึกอบรมเป็นผู้ดำเนินการถ่ายรูปเพื่อทำบัตรประจำตัวพนักงาน

7.4 การแนะนำพนักงานใหม่กับเพื่อนพนักงานจะดำเนินการโดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้าง โดยนำพนักงานใหม่เดินแนะนำที่ละแผนก ขั้นตอนต้องแนะนำกับตำแหน่งผู้จัดการ หัวหน้างานของแผนกนั้น ๆ ก่อนแล้วจึงไล่ลำดับไปที่พนักงานแต่ละคนจนครบทุกคนในแต่ละแผนก แล้วจึงส่งพนักงานใหม่ให้กับหัวหน้างาน

7.5 การจัดทำทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ จัดทำโดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้าง เข้าระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีขั้นตอนดังนี้ ไฟล์ Q:\HR\01 แบบฟอร์ม\ แบบฟอร์มงานบุคคล\ ทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อเลือกไฟล์ได้ถูกต้องแล้วให้กรอกรายละเอียด รหัสพนักงาน ชื่อ-นามสกุลภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ตำแหน่งงาน แผนกที่สังกัด เมื่อกรอกครบถ้วนให้ออกรายงานแล้วนำส่งผู้จัดการส่วนพัฒนาระบบ เพื่อเพิ่มสิทธิการใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ เอกสารตามรูปภาพข้างล่าง

5.1 แบบฟอร์มทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์

7.6 พนักงานสวัสดิการค่าจ้างทำการเปิดแบบฟอร์ม บันทึกสถิติการทำงาน (FM-HR-022) ให้กับพนักงานใหม่ โดยกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานใหม่ รหัสพนักงาน ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ วันเดือนปีเริ่มงาน ตำแหน่งงาน แล้วนำแบบฟอร์ม บันทึกสถิติการทำงาน (FM-HR-022) เก็บใส่แฟ้มสถิติพนักงานรายเดือน – วัน เพื่อลงเวลามาทำงานของพนักงาน

7.7 การบันทึกประวัติพนักงานใหม่ในระบบคอมพิวเตอร์

7.7.1 คลิก Nopadol เพื่อใส่รหัสผ่าน

7.7.2 ให้เลือกไอคอนโปรแกรมเงินเดือนตามรูป

7.7.3 ใส่รหัสผ่านแล้วคลิก ถูกต้อง

7.7.4 เมื่อใส่รหัสผ่านถูกต้อง จะเข้ามาสู่หน้าจอแฟ้มพนักงานให้ชี้ลูกศรบนพื้นที่เปล่าด้านขวามือแล้วคลิกขวาจะมีแถบเมนูขึ้นให้คลิกเลือกเมนู เพิ่มพนักงาน ตามรูป