WI-HR-010 กระบวนการเปิดบัญชีและคืนเงินประกันพนักงาน

วัตถุประสงค์ 

          กระบวนการนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้การดำเนินงานประสานงานเกี่ยวกับกระบวนการเปิดบัญชี-คืนเงินประกันพนักงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นระเบียบปฏิบัติในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและปฏิบัติ

กระบวนการ

รายละเอียดกระบวนการเปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน UOB

1. เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาทำงานกับบริษัทฯ แผนกบุคคลทำการอบรมปฐมนิเทศทำสัญญาจ้างและแจ้งเงื่อนไขเรื่องเงินประกันหรือเงินสะสมพนักงานพนักงานทุกตำแหน่ง - ปฐมนิเทศ ชี้แจงกฏระเบียบ ข้อบังคับ
   - แจ้งเงื่อนไขการเก็บเงินประกันหรือเงินสะสมพนักงาน (พนักงาน 8,000 บาท/หัวหน้างาน 10,000 บาท)
2. เอกสารที่เกี่ยวข้อง
   พนักงาน
   1. ใบส่งตัวขอเปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน
   2.บันทึกข้อตกลงนำบัญชีเงินฝากประกันการทำงาน(ผู้บริหารลงนามแล้ว)
   3.ใบคำขอถอนเงินประกันการทำงาน
   4.หนังสือยินยอมหักเงินประกันการทำงาน
   แผนกบุคคล
   5. สรุปใบปะหน้าจำนวนพนักงานที่เปิดบัญชี

3. แผนกบุคคล  รวบรวมเอกสารเปิดบัญชีเงินประกัน ที่ลงนามแล้ว นำส่งเอกสารเปิดสมุดบัญชีเงินฝากสะสมให้กับ ธนาคาร UOB 

 -ทุกเช้าวันจันทร์  เจ้าหน้าที่ธนาคารมารับ เวลา 10.00 น.
-ทุกวันพุธ   พนักงานติดต่อเปิดบัญชี
- ทุกวันศุกร์ การเงินติดตามถามคืน สมุดบัญชี/ใบคำขอถอนเงินประกัน/ใบบันทึกข้อตกลง

4. ธนาคารส่งกลับสมุดบัญชีที่มีเลขที่บัญชีแล้ว  - การเงิน แจ้งเลขที่บัญชีให้แผนกบุคคล  พร้อมส่งเอกสารและใบปะหน้าให้แผนกบัญชี
- บัญชี  ตรวจสอบยอดเงินประกันในสมุดบัญชีและรายงานที่แผนกบุคคลสรุปให้ตรงกัน  และเก็บสมุดบัญชี+เอกสารทุกฉบับ

5. แผนกบุคคลทำการหักเงินประกันพนักงานเดือนละ 500 บาท กรณีพนักงานรายวันให้หักจากงวดการจ่ายเงินเดือนแบ่งเป็น 2 งวด งวดละ 250 บาท จนกว่าจะครบวงเงินประกันที่ตกลงหรือทำสัญญาไว้   หากต่ำกว่านี้ให้อยู่ในดุลพินิจและการพิจารณาการหักตามเห็นสมควร

6. แผนกบุคคลส่งรายงานเงินประกันที่มีเลขที่บัญชี     ส่งให้แผนกบัญชี ไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
- แผนกบัญชีบันทึกการหักเงินประกันพนักงาน
- แผนกบัญชีส่งเรื่องให้แผนกการเงินทำเช็คเพื่อนำฝาก 
- กรณีโอนเงินประกัน ผ่าน  BiBplus UOB แผนกบุคคลทำรายการเงินโอนธนาคาร UOB  ให้ผู้บริหารอนุมัติ

7. แผนกบุคคลแยกรายงานการเบิกเงินหรือนำฝาก 
   - พนักงานบัญชีบันทึกการเบิกเงิน DR.เงินประกันรอนำฝาก
   - นำสมุดกลับมาเพื่อตรวจสอบยอดเงินประกันหรือเงินสะสมพนักงานในบัญชี 

รายละเอียดกระบวนการปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน UOB และคืนเงินประกันพนักงาน

1. เมื่อพนักงานยื่นเอกสารใบลาออก
   - แผนกบุคคลเรียกพนักงานพูดคุยเรื่องการตรวจสอบความเสียหาย การส่งมอบงาน การตรวจสอบสินทรัพย์ในความดูแลของพนักงาน และการส่งผลการตรวจนับสต๊อกกรณีตำแหน่งที่ดูแลสินค้า ตรวจสอบการขายขาดทุนกรณี พนักงานขาย พนักงานจัดซื้อ พนักงานลูกค้าสัมพันธ์
   - แผนกบุคคลแจ้งหัวหน้างานติดตามผลและตรวจสอบความเสียหาย ตรวจสอบการส่งมอบงานให้กับคู่ Buddy และอนุมัติเอกสารการลาออกและเอกสารการส่งมอบงานรวบรวมเอกสารส่งให้กับทางแผนกบุคคลเพื่อพิจารณาเรื่องการคืนเงินประกัน

2. ผลการตรวจสอบเงินประกันพนักงาน
  - หากตรวจสอบแล้วไม่มีความเสียหายใดๆ ทางแผนกบุคคลส่งเอกสารผลการตรวจสอบให้กับแผนกบัญชีเพื่อทำเงินประกันคืนให้กับพนักงานภายใน 7 วันหลังจากพนักงานลาออก
  - กรณีพนักงานลาออกไม่ถูกต้องติดต่อไม่ได้ให้หัวหน้างานตรวจสอบสต๊อกและความเสียหายแทน หากพบความเสียหายให้หักล้างจากเงินประกันที่สะสม ส่วนต่างโอนคืนให้พนักงานภายใน 7 วัน หลังจากพนักงานลาออก
  - กรณีที่ความเสียหายมากกว่ายอดเงินประกันที่สะสมไว้ ให้ติดต่อและเจรจากับพนักงานเพื่อชดใช้ส่วนต่างที่เหลือ
  - กรณีพนักงานลาออกไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ยื่นเอกสารเช่น ขาดงานติดต่อเกิน 3 วัน และบุคคลไม่สามารถติดต่อเพื่อให้พนักงานรับเงินประกันได้เมื่อครบ 1 ปี ไม่มีปัญหาร้องเรียน แผนกบัญชีออกรายงานการขออนุมัติยึดเงินประกันการทำงาน บันทึกเลขที่ประกันเป็นรายได้อื่นๆ 

3.- แผนกบัญชีและสินเชื่อ  ตรวจสอบหนี้สินคงค้างของพนักงาน /เมคคาเฟ่ ฯลฯ

• ธนาคารส่งสมุดบัญชี+ใบนำฝากคืนบริษัท  หากมีเงินประกันคืนเข้าบริษัท แผนกการเงินบันทึกรับเงินค่าเสียหาย และส่งสมุดบัญชีและใบนำฝากให้แผนกบัญชีลงบันทึก ADE และเมื่อคืนเงินประกันแล้วจะบันทึก RTE ให้เรียบร้อย

รายละเอียดกระบวนการปิดบัญชีเงินประกันพนักงาน UOB กรณีไม่คืนเงินประกันกรณีพ้นสภาพและ/หรือออกไม่ถูกต้อง