JD-AM-001 หัวหน้าแผนกธุรการ
|
ชื่อตำแหน่ง(ไทย) |
หัวหน้าแผนกธุรการ |
ชื่ออังกฤษ |
Administration Manager |
|
แผนก |
บุคคล-ธุรการ |
ฝ่าย |
บุคคล-ธุรการ |
|
ผู้บังคับบัญชา |
ผู้จัดการแผนกบุคคล-ธุรการ |
ระดับตำแหน่งงาน |
G4 |
วัตถุประสงค์ (Job Purpose)
|
รับผิดชอบการกำหนดนโยบายในการบริหารงานธุรการ งานจัดซื้อ-จัดจ้าง งานอาคารสถานที่ งานความปลอดภัย งานยานพาหนะ และงานป้องการความสูญเสีย เพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่างๆ |
ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
|
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) |
วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) |
ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators) |
|
งานจัดซื้อ-จัดจ้าง - กำหนดแนวทางและวางแผนงานระบบงานจัดซื้อ-จัดจ้าง - ควบคุมดูแลสต๊อกวัสดุครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ - ควบคุมดูแลและตรวจสอบใบเบิกจ่ายสินค้า |
- มีการวางแผนการจัดซื้อได้พอดีกับความต้องการ - สต๊อกสินค้าถูกต้อง - เอกสารการเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง |
- ไม่มีสินค้าขาดสต๊อกและสินค้า Deadstock - สต๊อกสินค้าถูกต้อง 100% - เอกสารเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง 100% |
|
งานธุรการ - ตรวจสอบดูแลเรื่องการรับส่งเอกสารให้ถูกต้อง - ดูแลเรื่องความสะอาดภายในพื้นที่บริษัท - ดูแลและจัดการในส่วนงานหอพัก |
- การรับส่งเอกสารมีความถูกต้องและรวดเร็ว - ภายในพื้นที่บริษัทมีความสะอาด - เพิ่มรายได้จากหอพักและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในส่วนงานหอพัก |
- ต้องไม่มีข้อผิดพลาดของการรับส่งเอกสาร - ข้อร้องเรียนในเรื่องความไม่สะอาด ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน - ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก |
|
งานซ่อมบำรุงและอาคารสถานที่ - กำหนดแนวทางการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่ - ควบคุมดูแลค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง |
- เครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานและมีความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน - การใช้อาคารสถานที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด - มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมในการซ่อมบำรุง |
- ดำเนินการซ่อมบำรุงทันที่ที่มีการแจ้งซ่อม - ไม่มีการเกิดอุบัติเหตุเนื่องจากไม่ได้มีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่ |
|
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) |
วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) |
ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators) |
|
งานความปลอดภัย - กำหนดแนวทางในการบริหารงานด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน - ควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติงานในสถานที่ทำงานให้มีความปลอดภัย - กำหนดระเบียบการปฏิบัติงานให้เกิดความปลอดภัย |
- สถานที่ทำงานมีความปลอดภัยทั้งภายในและรอบบริเวณบริษัท - ปฏิบัติตามกฏหมายเรื่องความปลอดภัยในการทำงาน |
- ต้องไม่มีอุบัติเหตุร้ายอันเนื่องจากการปฏิบัติงานจนต้องหยุดงานเกิน 3 วัน |
|
งานยานพาหนะ - ควบคุมดูแลและตรวจสอบการซ่อมบำรุงยานพาหนะ - ควบคุมเรื่องค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะ - ควบคุมไม่ให้เกิดอุบัติเหตุจากการใช้ยานพาหนะ |
- มีการซ่อมบำรุงยานพาหนะตามแผนที่กำหนดไว้ - ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะมีความเหมาะสม - ผู้ขับขี่และทรัพย์สินมีความปลอดภัย |
- ต้องดำเนินการตรวจสอบ/ซ่อมตามขั้นตอนภายในวันที่รับแจ้ง - รถเสียระหว่างการใช้งานไม่เกิน 2 ครั้ง/คัน/เดือน - ต้องไม่มีการต่อทะเบียนรถยนต์ล่าช้าภายในระยะเวลาที่กำหนด |
|
งานตรวจสอบเพื่อป้องกันการสูญเสีย - ควบคุมดูแลพื้นที่ภายในบริษัทไม่ให้เกิดความสูญเสียทั้งด้านทรัพย์สินและบุคลากร |
- ตรวจสอบและสอดส่องพนักงานไม่ให้ส่อไปในทางทุจริต - ติดตามและร่วมแก้ไขกรณีเกิดเหตุการณ์ทุจริตหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นภายในบริษัท - เสนอแนะวิธีการแก้ไข หรือแนวทางที่เป็นประโยชน์เพื่อป้องกันการสูญเสีย |
- สืบสวนข้อเท็จจริงและสรุปผลให้เสร็จสิ้นภายใน 5 วัน |
|
การจัดการทั่วไป - บริหารบุคลากรภายใต้บังคับบัญชา - วางแผนและจัดทำงบประมาณประจำปี - เข้าร่วมกิจกรรมบริษัทฯ ตามที่ได้รับมอบหมาย - งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย |
- พนักงานปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ - ความแม่นยำในการวางแผนงบประมาณ - การเข้าร่วมกิจกรรม - ผลสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมาย |
- ความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไม่เกิน 20 % - อัตราการเข้าร่วมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาไม่น้อยกว่า 90% |
ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)
|
- ต้องดูแลงานบริการที่หลากหลายให้กับทุกคนในบริษัทและบุคคลภายนอก โอกาสเกิดข้อร้องเรียนมีมากเพราะความต้องการแต่ละคน แต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน ในขณะที่บริษัทมีทรัพยากรจำกัด - ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลา - ยากต่อการควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา เพราะบางงานต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ - ต้องมีศิลปะในการสื่อสาร มอบหมายงานและติดตามงาน เพื่อลดความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน - การดึงความรู้ความสามารถของพนักงานออกมาใช้เพื่อประโยชน์ในงานของบริษัท |
ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)
|
ตำแหน่ง (Position) |
ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope) |
|
พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง |
จัดซื้อวัสดุสำนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการ |
|
พนักงานป้องกันการสูญเสีย |
แนวทางป้องกันการทุจริตหรือสูญหายของทรัพย์สินบริษัท |
|
พนักงานซ่อมบำรุงอาคารสถานที่ |
อำนวยความสะดวกด้านการจัดอาคารสถานที่และการซ่อมแซมต่างๆ |
|
พนักงานธุรการ |
รับผิดชอบด้านเอกสาร การรับส่ง และการอำนวยความสะดวกต่างๆ |
|
พนักงานธุรการยานยนต์ |
รับผิดชอบด้านการดูแล บำรุงรักษา การจัดตารางการใช้งานยานยนต์ |
อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)
|
เรื่อง (Item) |
ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level) |
||
|
อนุมัติได้เอง (Own Decision) |
ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) |
นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval) |
|
|
อนุมัติเบิกจ่าย ครุภัณฑ์ |
/ |
||
|
อนุมัติขอใช้รถยนต์บริการ |
/ |
||
|
อนุมัติค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมต่างๆ |
/ |
||
การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)
|
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ |
เรื่องที่ต้องติดต่อ |
ความถี่ |
|
ทุกหน่วยงาน |
ประสานงานแก้ไขปัญหาในงานธุรการ |
ไม่แน่นอน |
|
ฝ่ายบัญชีและการเงิน |
เบิกจ่ายค่าใช้จ่าย |
ทุกสัปดาห์ |
|
ให้บริการบุคคลภายนอก |
เจรจาเงื่อนไขการให้บริการ ประสานงานแก้ไขปัญหา |
ไม่แน่นอน |
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)
วุฒิการศึกษา (Education Background)
|
ระดับปริญญาตรี ไม่จำกัดสาขา |
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences
|
-ประสบการณ์ด้านการบริหารธุรการ ไม่น้อยกว่า 10 ปี |
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
|
ความรู้ (Knowledge) |
ทักษะ (Skills) |
ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities) |
|
- ลักษณะการดำเนินธุรกิจของบริษัท - โครงสร้างการบริหารงาน - แผนผังของอาคารสถานที่ - ความรู้เกี่ยวกับการบริหารอาคาร ยานพาหนะ - กฎหมายที่เกี่ยวข้อง - ระเบียบการติดต่อราชการ |
- คอมพิวเตอร์ - ภาษาอังกฤษ - สามารถขับรถยนต์ได้พร้อมมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ |
- การวางแผน - การตัดสินใจแก้ไขปัญหา - การประสานงาน - ภาวะผู้นำ - มนุษยสัมพันธ์ - การควบคุมอารมณ์ - มีทัศนะคติเชิงบวก |
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
|
สามารถปฏิบัติงานนอกเวลาทำงานปกติได้ และสามารถปฏิบัติงานได้ทั้งในและนอกสถานที่ |
No Comments