WI-CA-003 การรับชำระเงินผ่านจุดแคชเชียร์กลาง

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ “รับเงินค่าสินค้าผ่านจุด POS.”ของแคชเชียร์ เพื่อสนับสนุนงานด้านการขาย ของหน่วยงานขายปลีก ภายใต้ตัวชี้วัดของแผนกขายปลีกหน้าร้าน เพื่อให้บรรลุการวัดความพึงพอใจของลูกค้า

2. ขอบข่าย

เป็นการรับเงินค่าสินค้าจากการรับมัดจำ,ขายเงินสดเต็มรูปและอย่างย่อ,ขายเงินสดด้วยการส่งให้,และขายสินค้าด้วยการสั่งพิเศษ และ จองสินค้าไว้ ไม่รวมถึงการขายเงินเชื่อ และขายโดยการยิงผ่านบาร์โค๊ด

3. คำจำกัดความ

- แคชเชียร์กลาง หมายถึง จุดรับเงินที่แบ่งประเภทการขายเป็นการรับเงินมัดจำ,ขายเงินสดด้วยการส่งให้ และขายสินค้าที่มีการสั่งพิเศษ รวมถึงการขายสินค้าที่ต้องสั่งจอง อีกทั้งยังเป็นการขายสินค้าสำหรับลูกค้าประเภทที่  ได้รับอนุมัติให้มีส่วนลดเพิ่มเป็นการพิเศษจากราคาปกติหน้าร้าน

- ใบ Back Order หมายถึง ใบรับคำสั่งซื้อของลูกค้าที่พนักงานขายจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานการขอให้แผนกจัดซื้อทำการสั่งของประเภทที่ต้องสั่งพิเศษ หรือไม่มีของในสต๊อค

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

      พนักงานขาย

1. ทำการแนะนำสินค้า,อธิบายตอบข้อซักถามให้กับลูกค้า

2. ทำการปิดการขายโดยการจัดเอกสารรับคำสั่งซื้อ

-จัดทำใบสั่งขาย

-จัดทำใบสั่งจองสินค้า

-จัดทำใบ Back Order

พนักงานแคชเชียร์

1. จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสด กรณี รับเงินมัดจำ

2. จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสด กรณี ขายสดเต็มรูป

3. จัดทำใบกำกับภาษีอย่างย่อ/บิลเงินสด กรณี ขายสดอย่างย่อรับเอง

4. รับเงินตามบิลเงินสดที่จัดทำ

5. บันทึกการรับเงินค่าสินค้า

6. จัดพิมพ์ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง)

หัวหน้าแผนกแคชเชียร์

1. ตรวจสอบสำเนาใบกำกับภาษี/บิลเงินสด,หรือหลักฐานการรับเงินอื่น ๆ

2. ตรวจสอบเงินสด,บัตรเครดิต,เอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่นหลักฐานการโอนเงิน ,ตั๋วเงินรับ และคูปอง กับรายงานการขาย-รับเงินแผนกแคชเชียร์กลาง ทุกสิ้นวัน ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่

3. ให้คำแนะนำ , แก้ไขปัญหา , ตลอดจนจัดสรรกำลังคนในแผนกให้เป็นไปอย่างเรียบร้อย

4. ทำการนำฝากเงินระหว่างวันโดยส่งให้แผนกการเงิน-ออฟฟิตเป็นผู้จัดทำใบนำฝาก

5. นำเงินจากการขาย และตรวจสอบเงินทอนให้ถูกต้อง พร้อมนำเข้าตู้เซฟ

ผู้จัดการร้าน

1. ตรวจรับเงิน และรายงานการขายทุกจุดขายจากหัวหน้าแคชเชียร์ ทุกสิ้นวัน

2. ร่วมกับหัวหน้าแคชเชียร์ ในการนำเงินเข้าเซฟของแผนกขายปลีกทั้งหมด

5. เอกสารอ้างอิง

• PM-CH-001 : การชำระเงินผ่านจุด POS

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

                                 กระบวนการชำระเงินผ่านจุดแคชเชียร์กลาง

กระบวนการปิดงานเมื่อสิ้นวันของแคชเชียร์กลาง

ระหว่างวันหากมีเงินในเก๊ะเกิน20,000.-บาทให้หัวหน้าแคชเชียร์ทำการนำส่งแผนกการเงินเพื่อทำการนำฝาก

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1. ขั้นตอนการรับเอกสารการขายจากพนักงานขาย

เมื่อพนักงานขายแผนกลูกค้าสัมพันธ์ทำการแนะนำสินค้า,อธิบายตอบข้อซักถามให้กับลูกค้า และทำการปิดการขายพร้อมจัดทำเอกสารรับคำสั่งซื้อ โดยการจัดทำใบสั่งขาย,หรือจัดทำใบสั่งจองสินค้า, หรือจัดทำใบ Back Order แล้วแต่กรณี เช่นถ้าลูกค้าตกลงซื้อ ไม่ว่าจะขอรับของเองไป หรือส่งให้ พนักงานขายจะจัดทำเอกสารเป็นประเภทใบสั่งขาย, หรือถ้าลูกค้าจองสินค้าไว้ก่อนยังไม่รับของพนักงานก็จะต้องทำเป็นใบสั่งจองไว้ พร้อมขอรับเงินมัดจำ, หรือถ้าลูกค้าต้องการสั่งสินค้าพิเศษ ที่ต้องรอทำการสั่งซื้อ(ไม่มีสินค้าในสต๊อค) ในการนี้จะต้องมีการจ่ายมัดจำไว้ก่อนอย่างน้อย 30% กรณีนี้พนักงานขายจะต้องทำใบ Back Order ส่งให้แคชเชียร์กลางเป็นผู้จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสดต่อไป

6.2. ขั้นตอนการบันทึกรับเงินจากการขาย หรือขั้นตอนการรับเงินมัดจำ 

                  เมื่อรับเอกสารหรือคำสั่งจากพนักงานขาย และทำการบันทึกรายการแล้ว ให้ทำการแจ้งเก็บเงินจากลูกค้าตามจำนวนเงินที่บันทึก โดยใช้คำสุภาพ และยิ้มแย้มแจ่มใส ในการแจ้ง เช่น “ยอดเงินที่ต้องชำระทั้งสิ้น....บาทคะ/ครับ สะดวกที่จะชำระเป็นเงินสด หรือบัตรเครดิตคะ /ครับ 

6.3. ขั้นตอนการรับเงิน

    ในกรณีขายสดลูกค้าสามารถชำระด้วย เงินสด,บัตรเครดิต หรือแคชเชียร์เช็ค ก็ได้ สำหรับวิธีปฎิบัติ ให้ใช้วิธีเดียวกับ PM-CH-001 การชำระค่าสินค้าผ่านจุดPOS เช่นกัน  

ส่วนกรณีรับเงินมัดจำให้เพิ่มช่องทางการชำระเงินด้วยเช็คได้ แต่ให้แจ้งเงื่อนใขในการชำระด้วยเช็คเพิ่มเติมให้ลูกค้าได้รับทราบดังนี้.-

6.3.1. กรณีลูกค้าชำระด้วยเช็คเงินสดไม่ขีดคร่อมเข้าบัญชี ไม่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ และเป็นเช็คของธนาคารที่มีสาขาใกล้เคียงสามารถออกไปแลกเงินได้ทันที และลูกค้าต้องการใช้ของด่วน ก็สามารถให้ Messenger  นำไปขึ้นเงินที่ธนาคารเป็นเงินสดได้เลย

6.3.2. กรณีลูกค้าชำระด้วยเช็คขีดเข้าบัญชี หรืออยู่สาขาที่ไกลจากตัวเมืองของเรามากไม่สามารถวิ่งไปขึ้นเงินได้ ให้แจ้งลูกค้าว่าทางบริษัทฯ จะส่งของให้ทันทีที่เช็คผ่าน โดยมีระยะเวลาการเคลียริ่งเช็คเข้าบัญชี หรือเช็คต่าง Bank ต่างสาขาดังนี้

- เช็คธนาคารใดก็ตามภายในอำเภอเมือง จ.เชียงใหม่ ใช้เวลาเข้าบัญชีได้ทันทีโดยการทำใบ Pay-inไปนำฝากธนาคารสาขาที่ระบุในเช็คใบนั้นได้เลย หรือ นำเข้าบัญชีประจำของบริษัทฯ แต่ต้องใช้เวลาในการเคลียริ่งอีก 1 วันทำการจะทราบผลประมาณ หลังเทียงวันของวันถัดไป

-เช็คธนาคารใดก็ตามที่ออกโดยสาขาต่างอำเภอ ต้องใช้เวลาในการนำฝากวันรุ่งขึ้น 1 วัน และใช้เวลาเคลียริ่งอีก 1 วัน จึงจะทราบผลในวันที่สามหลังเที่ยงวัน

-เช็คธนาคารใดก็ตามที่เป็นสาขาที่สั่งจ่ายเป็นต่างจังหวัด กรณีจะต้องใช้เวลาเคลียริ่งนานประมาณ 3-7 วัน กรณีนี้ต้องแจ้งลูกค้าว่าแน่นอนไม่ได้ต้องรอให้เงินเข้าบัญชีก่อนจึงจะส่งของให้ได้ ดังนั้นถ้าลูกค้ารีบ และต้องการใช้ของด่วน ก็ให้แนะนำโดยการจ่ายด้วยบัตรเครดิต หรือโอนเงินสดเข้าบัญชีให้บริษัทฯ  หรือนำเช็คต่างจังหวัดไปทำแคชเชียร์ก็ได้ (แคชเชียร์เช็คคือเช็คที่ทำมาจากธนาคารทำการรับรองแล้วสามารถขึ้นเงินได้แน่นอนไม่ว่าจะเคลียริ่งหรือไม่) จะสะดวกกว่า แต่ถ้าลูกค้าไม่รีบใช้ของก็ไม่เป็นไร สามารถรับเป็นเช็คต่างจังหวัดได้

6.3.3. กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีไม่ว่าจะด้วยวิธีโอนผ่าน ATM. หรือโอนโดยวิธีอื่นๆ ทางแผนกการเงินของบริษัทฯ ได้เพิ่มความสะดวกในการตรวจเช็คยอดเงินทาง Internet ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาไม่ว่ากรณีที่แผนกการเงิน-ส่วนออฟฟิตปิดทำการ หรือเป็นวันหยุดก็ตาม ก็สามารถตรวจสอบได้ดังนี้

ธนาคาร	เว็บไซด์เลขที่บัญชี	User ID , รหัสผ่าน
ธนาคารกรุงไทยจำกัด	www.ktb.co.th 520-6-05444-5	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารไทยพาณิชย์จำกัด	www.scb.co.th 549-3-02561-9	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกสิกรไทยจำกัด	www.kasikornbank.com 159-1-04260-9	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารยูโอบี	www.uob.co.th 109-1-00190-7	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกรุงศรีอยุธยาจำกัด	www.krungsrionline.com 025-0-04026-2	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกรุงเทพจำกัด	กำลังทำการสมัครยังไม่แจ้ง	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารทหารไทยจำกัด	www.tmb.co.th 322-1-05595-1	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว

     6.3.4. ขั้นตอนการออกใบเสร็จ หรือบิลเงินสด/ใบกำกับภาษี และใบจ่ายสินค้า

เมื่อได้รับเงินเรียบร้อยแล้วไม่ว่าจะรับด้วยประเภทใดให้แคชเชียร์กลางทำการบันทึกการรับเงินตามประเภทที่รับ และสั่งพิมพ์บิลเงินสด/ใบกำกับโดยนำต้นฉบ้บบิลเงินสด พร้อม เงินทอนส่งให้ลูกค้าได้เลยไม่ว่าจะเป็นการรับมัดจำหรือลูกค้าซื้อสินค้า ซึ่งกรณีหลังนี้ให้ทำการสั่งพิมพ์ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง)เพื่อใช้ในการรับสินค้า ของลูกค้าด้วย  ขณะส่งบิลเงินสด/เงินทอนและใบจ่ายสีเหลืองด้วยความสุภาพ ให้ลูกค้าอย่าลืมกล่าว “ขอบคุณคะ..โอกาสหน้าเชิญใหม่นะคะ” 

ข้อควรระวัง 

1. การสั่งพิมพ์บิลขายด้วยการตัดเงินรับมัดจำให้ตรวจสอบประเภทของเงินที่รับทุกครั้งเสมอ หากเป็นการรับเงินด้วยเช็ค ให้ทำการติดต่อกับแผนกการเงินทันทีก่อนว่าได้รับเงินตามเช็คหรือไม่(เช็คผ่านหรือไม่) ถ้าเช็คยังไม่ผ่าน หรือเช็คคืน ให้ระงับการพิมพ์บิล หรือไม่อนุมัติการพิมพ์ใบจ่ายของโดยเด็ดขาด ต้องให้ลูกค้าชำระเป็นเงินสดทันทีเท่านั้น และครั้งต่อไปก่อนการรับเช็คให้ตรวจสอบประวัติของลูกค้าว่ามีประวัติเช็คคืนหรือไม่ด้วย

2. ให้ตรวจสอบสำเนาใบรับมัดจำว่าลูกค้าจองสินค้า ด้วยใบสั่งจองสินค้าเลขที่อะไร สินค้าที่จองเป็นสินค้าสั่งพิเศษหรือไม่ เมื่อพนักงานขายให้จัดพิมพ์บิลขายให้ตรวจสอบโดยละเอียดว่าเป็นรายการเดียวกับใบสั่งจอง หรือใบรับเงินมัดจำหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ห้ามพิมพ์เอกสารเด็ดขาด เนื่องจากสินค้าสั่งพิเศษจะทำการเปลี่ยนเป็นอย่างอื่นหรือยกเลิกไม่ได้ หากจะทำการเปลี่ยนแปลงต้องติดต่อ หรือทำการขออนุมัติจากผู้จัดการส่วน และแผนกจัดซื้อก่อนเสมอ

3. การรับมัดจำค่าสินค้าถ้าเป็นสินค้าสั่งพิเศษให้ตรวจสอบว่าลูกค้าชำระเงินอย่างน้อย 30% ของราคาสินค้าที่ลูกค้าต้องการทั้งสิ้นหรือไม่ หากคำนวณแล้วค่ามัดจำไม่ถึง 30% ให้ติดต่อหัวหน้าแผนกขายปลีก เพื่อดำเนินการขอเก็บค่ามัดจำเพิ่ม หากลูกค้าไม่ยอมจ่ายค่ามัดจำเพิ่มให้ดำเนินการขออนุมัติจากผู้จัดการส่วน และแผนกจัดซื้ออีกที ข้อสังเกตว่าเป็นสินค้าสั่งพิเศษหรือไม่ ให้ดูจากถ้ามีใบ Black Order แปลว่าสินค้านั้นคือการสั่งพิเศษนั่นเอง

6.4. ขั้นตอนหัวหน้าแคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องเงินที่รับกับรายงานการขาย-รับเงิน

            ในระหว่างวันหากมีเงินในเก๊ะเกิน20,000.-บาทให้หัวหน้าแคชเชียร์ทำการนำส่งแผนกการเงินเพื่อทำการนำฝาก   และสิ้นวันทำการหัวหน้าแผนกแคชเชียร์จะทำการออกรายงานการขาย-รับเงินจุดแคชเชียร์กลางตรวจสอบกับเงินรับทั้งสิ้น และเงินทอน เมื่อพบปัญหาเงินขาด-เกิน ก็ให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับ PM-CH-001 

6.5. ขั้นตอนนำส่งเงินให้ผู้จัดการร้านทุกสิ้นวัน 

           ขั้นตอนนี้ให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับ PM-CH-001  เนื่องจากต้องนำส่งผู้จัดการร้านพร้อมกันกับจุดแคชเชียร์ POS ทั้งนี้ในการตรวจสอบ หรือปิดกะแต่ละจุดหัวหน้าแคชเชียร์จะเป็นผู้พิจารณาว่าจะปิด หรือนำส่งจุดไหนก่อนก็ได้

7. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-WS-002  ใบสั่งขายจากพนักงานขาย หรือแผนกลูกค้าสัมพันธ์

• FM-WS-003 ใบBack Order จากพนักงานขาย

• FM-GR-001  ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง) ของแผนก GR.

• FM-CH-012 บิลเงินสด/ใบกำกับภาษี

• FM-CH-019  บิลเงินสด/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• CH1-R01 ใบรายงานการขาย-รับเงินจุดแคชเชียร์กลาง

• CH1-R02  ใบสรุปการนำส่งเงินประจำวัน