JD-CA-004 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้เครือ SCG

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้เครือ SCG

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Cashier Receive Staff

แผนก

การเงิน-สินเชื่อ

ฝ่าย

การเงิน-สินเชื่อ บัญชี

ผู้บังคับบัญชา

หัวหน้าแผนกการเงิน

ระดับตำแหน่งงาน

G3

1. ติดตามความครบถ้วนของใบสั่งซื้อและการรับเข้าสินค้าในเครือ SCG

2. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด ในเครือ SCG

3. ทำการรับวางบิลจากช่องทาง E-mail และ Webmail ทุกบริษัทของ SCG

4. ทำการตรวจสอบชุดเตรียมจ่ายชำระหนี้โดยการเข้าระบบ E-Ordering ควบคู่ไปกับระบบของบริษัท

5. จัดทำใบสำคัญจ่าย หรือใบจ่ายเงินล่วงหน้า/สร้างรายการจ่ายโดยวิธีโอนเข้าบัญชีทางอินเตอร์เน็ต

6. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพื่อทำการอนุมัติรายการโอนเงิน

7. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ในเครือ SCG ทั้งหมด

8. ประสานงานกับผู้แทนขายและฝ่ายบัญชีของ SCG ที่พบปัญหา

งานด้าน (Key Responsibilities)

กิจกรรมหลัก (Key Activities)

ผลที่บริษัทคาดหวัง

1. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ SCG เอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1. ตรวจสอบความครบถ้วนของ PO ที่รับมาจากแผนกจัดซื้อโดยการบันทึกในระบบ Add-on และจัดเก็บเอกสารเรียงตามเลขที่เพื่อรอสินค้าเข้าสต๊อก
2. นำใบรับเข้าที่ได้รับการตรวจสอบจากแผนกบัญชีประกบ PO และใบกำกับภาษีที่ได้รับ(ที่ได้รับตามข้อ1)
3. ทำการตรวจสอบใบกำกับภาษีซื้อ ตามPOและใบรับเข้า และทำการตั้งเจ้าหนี้เมื่อพบว่ายอดจำนวนและเงินตรงกับ PO โดยการทำหมายเหตุในใบกำกับด้วยเลขที่ตั้งหนี้
4. หากพบว่าจำนวนสินค้า/จำนวนเงินใน invoice ไม่ตรงกับใบรับเข้าและPOจะทำใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา vendor ให้กับแผนกจัดซื้อทำการแก้ไขต่อไป                                                                                       4.1  กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด                                                                                                                                4.2 กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เแจ้งปัญหาไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR                                                                                                4.3 กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice                                                                                                      4.4 กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป                                                                                  4.5 กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้ให้ตรงกับใบกำกับภาษี                                                                                                                        4.6 เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

• กรณีเครดิตการจ่ายเงินไม่ตรงตาม PO แจ้งแผนกจัดซื้อให้ตรวจสอบอีกครั้ง และแก้ตามเครดิตที่ถูกต้อง                                                                                                                4.7 ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อแจ้งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด                                                                                    4.8 ตรวจสอบการออกบิลขายของสินค้าDrop Ship ,SPO ก่อนวางบิล

• Invoice ไม่ตรงตาม Po
• การตั้งหนี้ลอย

เอกสารถูกต้องสามารถเสียภาษีได้ทันกำหนด

2. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง ระบบE-Ordering ,E-mail,และไปรษณีย์

-พิมพ์ใบวางบิลจาก ระบบE-Ordering ,E-mail ประจำวัน และบันทึกการวางบิลในระบบBC

• ปริ้นใบวางบิล
• บึนทึกใบวางบิลในระบบ BC

ต้องมีความถูกต้องครบถ้วนในการจ่ายชำระ และป้องกันการจ่ายเงินล่าช้ากว่ากำหนด

3. จัดทำใบจ่ายเงินล่วงหน้า หรือใบสำคัญจ่าย พร้อมสร้างรายการโอนเงินผ่าน Internet หรือพิมพ์เช็ค  เพื่อส่งให้ผู้บริหารอนุมัติ

จัดทำชุดจ่ายเงินล่วงหน้า (PDV) และใบสำคัญจ่ายเงิน(PM/PX) ในระบบBC และลงบัญชีจัดสรรผลประโยชน์แต่ละCAT เมื่อมี Rebate พร้อมกับออกภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพื่อส่งให้แผนกบัญชีเสียภาษี และสร้างรายการโอนเงินผ่านระบบธนาคารต่างๆ

• ธนาคารกรุงเทพ
• ธนาคารกรุงไทย
• ธนาคารกสิกร
• ธนาคาร SCB

เจ้าหนี้ได้รับเช็ค , เงินโอน ,เงินสด ถูกต้องตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ 

4. เตรียมชุดจ่ายชำระหนี้ที่ทำการสร้างเรียบร้อยแล้วส่งให้ผู้บริหารอนุมัติในระบบธนาคาร

นำชุดใบสำคัญจ่ายที่จัดทำแล้ว ส่งให้ผู้บริหารเพื่อทำการโอนเงินประจำทุกวัน หรือเซ็นต์เช็ค 

  - กรณีโอนเงินผ่าน Internet ให้ส่งชุดใบสำคัญจ่ายให้ผู้บริหารโอนและเซ็นต์อนุมิติ 

  - กรณีเซ็นต์เช็ค เขียนใบนำฝากพร้อมแนบเช็ค

ส่งให้ธนาคารเพื่อทำการโอนเงินให้เจ้าหนี้ และส่งเมล์ใบโอนเงินให้เจ้าหนี้

เจ้าหนี้ได้รับเงินโอน/เช็คนำฝากเข้าบัญชีอย่างถูกต้องเพื่อทำการตัดยอดและรายการที่จ่ายชำระแล้วอย่างถูกต้องครบถ้วน 

5. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพื่อทำการอนุมัติรายการโอนเงินหรือเซ็นต์เช็คสั่งจ่าย

- นำชุดใบสำคัญจ่าย SCG ที่ผู้บริหารทำการโอนผ่าน Internet หรือเซ็นต์อนุมิติเช็คเรียบร้อยแล้ว  ส่งให้แผนกบัญชี                                                                                 - ออกใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายส่งให้ SCG (ต้นฉบับ)                                                               

แผนกบัญชีได้รับเอกสารชุดจ่ายเงินครบถ้วน และส่งสำเนาใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ทางบัญชีเสียภาษีอย่างถูกต้อง

6. ทำการ Apply ชุดจ่ายเงินล่วงหน้าที่จ่ายเงินสด 1 วัน ให้กับ SCG

- เมื่อได้รับชุดจ่ายเงินล่วงหน้าจากแผนกบัญชีคืนกลับมาให้ทำการ Apply โดย แนบใบรับเข้าที่ได้จากแผนก GR และตรวจสอบบิลขาย ว่ามีขาดทุนหรือไม่

ส่งคืนให้กับแผนกบัญชีโดย Apply เป็นชุดใบสำคัญจ่ายให้เรียบร้อย ถูกต้อง ครบถ้วน

7. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ SCG

ทำการควบคุมดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ SCG ทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย

แยกเอกสารเครือ SCG เข้าแฟ้มแต่ละแฟ้ม เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย ครบถ้วน ถูกต้อง

8. ประสานงานกับเจ้าหนี้เครือ SCG ที่พบปัญหา

- หากเจ้าหนี้เครือ SCG มีปัญหาต้องการความช่วยเหลือจะต้องประสานงานและแก้ไขปัญหาโดยเร็ว

ทำให้การจ่ายเงินเป็นไปอย่างถูกต้อง และเรียบร้อย

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

1.บริหารสินค้า (จัดซื้อ)

ติดตามPOประจำวันและการเปิดPOที่ไม่ตรงตามInvoice

ทุกวัน

2.เจ้าหนี้

การจ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้

ทุกวัน

3.ธนาคารและสถาบันการเงิน

-การโอนเงิน การถอนเงิน

-ทำตั๋วสัญญาใช้เงิน

ทุกวัน

4.แผนกบัญชี

เกี่ยวกับการนำส่งและค้นหาเอกสาร

ทุกวัน

5.ผู้บริหาร

กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว,และเซ็นต์อนุมัติ

ตามสถานะการณ์

      ปริญญาตรีขึ้นไป-ด้านการเงิน-การบัญชี

      มีประสบการณ์ด้านการเงินและการบัญชีอย่างน้อย 1 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- มีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายทางการเงิน,บัญชี และภาษีอากร

- มีความรู้เรื่องระบบบัญชีการเงินบริษัท

- มีความรู้เชี่ยวชาญทางด้านตราสารทางการเงินเป็นอย่างดี

- คอมพิวเตอร์โปรแกรม Microsoft Office

- พิมพ์ดีดภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ได้คล่อง

- ความละเอียดรอบคอบ

- ความรับผิดชอบและซื่อสัตย์

- การสื่อสาร/การประสานงาน

- มีความอดทนสูงและขยัน

- กระตือรือร้นและมนุษย์สัมพันธ์ดี

- เคยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป BC Account หรือโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ

- ไม่เป็นบุคคลที่มีหนี้สินล้นพ้นตัว

- ไม่มีประวัติความผิดทางด้านการเงิน

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........