WI-CA-009 การออกใบลดหนี้

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดของสต๊อกสินค้า

ผังขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การลดหนี้ แคชเชียร์จะใช้งานในโปรแกรม BC

ลดหนี้ราคา  แคชเชียร์จะได้รับสำเนาบิลขายจากพนักงานขาย ในสำเนาเอกสารจะเขียนขอลดหนี้ราคาสินค้าเนื่องจากขายสินค้าสูงกว่าที่ตรวลง จะมีเอกสารใบเสนอราคาแนบมา  พนักงานขายจะเขียนรายละเอียดของราคาสินค้าที่ต้องการลดให้เท่ากับใบเสนอราคา จะมีลายเซ็นต์หัวหน้าทีมขายเป็นผู้อนุมัติให้ลดหนี้ราคาได้  แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้อง ออกเอกสารใบลดหนี้/กำกับภาษี (RHV, RCV) ระบุรหัสลูกค้า  เลื่อกประเภทการรับคืนเป็น ราคาผิด เพื่อไม่ให้กระทบต่อสต๊อกสินค้าของคลัง เลื่อกเลขที่เอกสารการขายที่ได้รับจากพนักงานขาย กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าทั้งหมดในบิลขายนั้น แคชเชียร์แก้ไขราคาสินค้าที่ต้องการลด กด F5 ใส่หมายเหตุ ลดราคา - ราคาสูงกว่าที่ตกลง บันทึกเอกสาร พิมพ์        กรณีเงินสด ลูกค้าต้องการซื้อสินค้าให้นำยอดลดหนี้ไปชำระเงินแทนเงินสด หากไม่ต้องการซื้อสินค้าให้แคชเชียร์นำเข้าใบรับเงินมัดจำแทน(ไว้ซื้อสินค้าครั้งต่อไป)   กรณีเงินเชื่อ นำเอกสารส่งแผนกบัญชีเพื่อตัดบัญชีชำระ

ลดหนี้สินค้า  ลูกค้าจะนำหลักฐานการซื้อสินค้าและสินค้าที่ต้องการมาเปลี่ยนคืน  ติดต่อตรวจุดประชาสัมพันธ์ หรือจุดแคชเชียร์ หรือพนักงานขายที่ดูแลลูกค้า  ให้ประชาสัมพันธ์หรือแคชเชียร์หรือพนักงานขาย ตรวจสอบสินค้าและเอกสารเบื่องต้น เชิญลูกค้าเข้าไปเลือกซื้อสินค้าตัวใหม่ ให้ประชาสัมพันธ์โทรเรียกเจ้าของสินค้ามาตรวจสอบสินค้าที่รับผิดชอบ หากรับคืนไม่ได้ให้แจ้งกับทางลูกค้าทราบพร้อมทั้งอธิบายสาเหตุของการไม่รับคืน  หากรับคืนสินค้าได้ให้ทำการถ่ายรูปสินค้าทุกชิ้นที่นำมาคืน  ถ่ายรูปบาร์โค๊ตสินค้า ถ่ายรูปบิลขาย  ถ่ายรูปผู้รับสินค้าเข้าคลัง/ผู้รับผิดชอบสินค้า/ผู้อนุมัติรับคืนสินค้า  แคชเชียร์/ประชาสัมพันธ์/พนักงานขาย กรอกข้อมูลการรับคืนใน Google From ส่ง จะมีการแจ้งเตือนให้แคชเชียร์ทราบใน LINE - แจ้งรับคืนสินค้า  ให้แคชเชียร์ทำการออกเอกสารลดหนี้ RXT, RHV, RCV  ระบุรหัสลูกค้า  เลือกประเภทรับคืน รับคืน/ลดหนี้  เลือกบิลขายตามที่ลูกค้านำมาเป็นหลักฐาน  กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการขายสินค้าใบดังกล่าวขึ้นมาให้แคชเชียร์เลือกเฉพาะรายการที่ลูกค้านำมาคืน  กด F5 ใส่หมายเหตุ รับคืนสินค้า-ลูกค้าสั่งสินค้าผิด ฯลฯ  บันทึกเอกสาร พิมพ์  กรณีเงินสด ลูกค้าต้องการซื้อสินค้าให้นำยอดลดหนี้ไปชำระเงินแทนเงินสด หากไม่ต้องการซื้อสินค้าให้แคชเชียร์นำเข้าใบรับเงินมัดจำแทน(ไว้ซื้อสินค้าครั้งต่อไป)  ในการลดหนี้แล้วนำเข้ามัดจำ ชื่อลูกค้าในใบลดหนี้จะต้องเป็นรายเดียวกับที่นำเข้ามัดจำทุกครั้ง  ไม่สามารถลดหนี้แล้วนำไปเข้ามัดจำให้ลูกค้ารายอื่น  กรณีเงินเชื่อ นำเอกสารส่งแผนกบัญชีเพื่อตัดบัญชีชำระ/คืนวงเงินให้ลูกค้า

ลดหนี้คืนเงิน  เนื่องจากลูกค้าไม่ต้องการซื้อสินค้าต่อแล้ว หรือโอนเงินมาผิด หรือสินค้าที่ต้องการถูกยกเลิกการผลิต ลูกค้าจะแจ้งความประสงค์ของคืนเงินมาทางพนักงานขาย  แคชเชียร์จะให้พนักงานขายกรอกเอกสาร ใบขอคืนเงินสดให้ลูกค้า  ซึ่งพนักงานขายจะต้องระบุรายละเอียดและสาเหตุของการขอคืนเงิน และจำนวนเงินที่จะต้องคืน  พร้อมให้ผู้บริหารเซ็นต์อนุมัติในใบขอคืนเงินให้เรียบร้อย เมื่อแคชเชียร์ได้รับเอกสารการขอคืนเงินแล้วให้ตรวจเช็คข้อมูล ว่ามีการเซ็นต์อนุมัติครบทุกช่องหรือไม่ โดยเฉพาะช่องผู้อนุมัติการคืนเงินจะต้องมีทุกครั้งก่อนออกใบลดหนี้ ผู้อนุมัติการคืนเงิน หากคืนเงินจำนวนเงินไม่เกิน 2,000 บาทให้ Division เป็นผู้อนุมัติ  จำนวนเงินตั้งแต่ 2,000 บาทขึ้นไปให้ GM Store เป็นผู้อนุมัติ  จำนวนเงินตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไปต้องเป็นผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น รวมถึงสินค้าสั่งพิเศษคลัง SPO และ PASS ถ้าเป็นผู้บริหารอนุมัติจะโอนเงินคืนลูกค้าผ่านระบบ โดยส่งให้แผนกการเงินเป็นผู้ทำรายการโอนให้ผู้บริหารอนุมัติเท่านั้น โดยแคชเชียร์ขอเลขที่บัญชีของลูกค้าแนบเอกสารไว้ด้วยทุกครั้ง เมื่อแคชเชียร์ตรวจเอกสารครบเสร็จให้ออกใบลดหนี้ RDM ระบุรหัสลูกค้า กดเครื่องหมายถูกช่องลดหนี้เงินมัดจำ ค้นหาเลขที่เอกสารตามที่ระบุในใบขอคืนเงิน ตรวจสอบจำนวนเงินที่ต้องการจะคืน กด F5 ใส่หมายเหตุ ลดหนี้คืนเงินมัดจำ - ลูกค้าขอยกเลิก ฯลฯ  บันทึกเอกสาร พิมพ์  กรณีอนุมัติโดย Division หรือ GM Store ให้แคชเชียรจ่ายเงินสดคืนให้ลูกค้าพร้อมขอลายเซ็นต์ผู้รับเงิน ส่งเอกสารต้นฉบับใบลดหนี้/กำกับภาษีให้ลูกค้าไว้เป็นหลักฐาน

ข้อควรระวัง

     ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องตรวจสอบสภาพสินค้าให้อยุ่ในสภาพสมบูรณ์ เช่น การบรรจุของสินค้าคงอยู่ในสภาพเดิมหรือไม่  มีการแกะสินค้าหรือไม่  หรือมีการทดลองสินค้าหรือไม่   สินค้าที่รับคืนจะต้องอยู่ในสภาพที่สามารถพร้อมขายต่อได้ ไม่เสียหาย เมื่อสินค้าที่จะแลกเปลี่ยน/รับคืน อยู่ในเงื่อนไขถูกต้องทุกประการ ให้พนักงานจัดทำเอกสารการรับคืนสินค้า

วิธีการดึงเอกสารลดหนี้สินค้าผิด

วิธีการตรวจสอบเอกสารเพื่อทำลดหนี้ที่ถูกต้อง

กระบวนการรับเปลี่ยน -คืนสินค้า

นโยบายการรับเปลี่ยน/คืนสินค้า และการคิดค่าธรรมเนียมรับเปลี่ยนคืนสินค้าที่เกินดำหนดเวลา

1. ลูกค้าต้องตรวจรับสินค้า และปฎิเสธการรับสินค้านั้นทันที หากพบปัญหาแนะนำให้ถ่ายวีดีโอ เป็นหลักฐานตั้งแต่เปิดกล่องสินค้า
2. เปลี่ยนสินค้าไม่เกิน 14 วัน นับจากวันที่ได้รับสินค้าหรือบริการ โดยออกเป็นคูปองส่วนลดหรือนำไปซื้อสินค้าใหม่ภายใน 30 วัน
3. คืนเป็นเงินสดเฉพาะกรณีเกิดข้อร้องเรียน และเป็นข้อผิดพลาดของทางร้านเท่านั้น
4. สินค้าที่มีปัญหาจากตัวผลิตภัณพ์หรือการติดตั้งโดยบริษัท ต้องได้รับการตรวจพิสูจน์ก่อนทุกกรณี
5. ไม่รับเปลี่ยน-คืน กรณีสินค้าที่ใช้งานแล้ว หรือกรณีที่ลูกค้าต้องการเปลี่ยนโดยไม่ใช่สาเหตุจากปัญหาผลิตภัณฑ์
6. สภาพสินค้าต้องสมบูรณ์ไม่ผ่านการใช้งาน ป้ายตราสินค้า บาร์โค้ตอยู่ในสภาพสมบูรณ์ พร้องใบรับประกัน, คู่มือและอุปกรณ์ต่อพ่วง
7. สินค้าที่ได้รับภายใต้เงื่อนไขจัดรายการ เช่นมีของแถม แลกซื้อต้องส่งคืนพร้อมสินค้าที่แถม
8. ในกรณีที่ท่านรับสินค้าจากการส่งโดยรถร่วมบริการ ท่านต้องตรวจสอบสินค้าก่อนเซ็นต์รับสินค้าเท่านั้น หากไม่ดำเนินการตาม บริษัท สามารถปฎิเสธการเปลี่ยน - เคลมได้
9. ขอสงวดสิทธิ์ในการไม่คืนค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าขนส่ง  ค่าหีบห่อพิเศษ  ค่าติดตั้ง และค่าธรรมเนียมบริการอื่นๆ

ค่าธรรมเนียมการรับสินค้าคืนสต๊อค ดังนี้

ระยะเวลานับจากวันที่ขายสินค้า	Discount Rate
>15 วัน	25%
>30 วัน	50%
>60 วัน	ไม่รับเปลี่ยนคืนทุกกรณี

สินค้าดังต่อไปนี้ไม่รับคืนทุกกรณี

1. สินค้าที่เก็บเงินมัดจำ หรือ สั่ง Back Order ให้กับลูกค้า
2. สินค้าวางขายในชั้นเก็บแบบบรรจุในกล่อง แพ็ค ลัง มีสภาพไม่สมบูรณ์
3. สินค้าที่บริษัทไม่มีนโยบายจัดเก็บสต๊อค
4. สินค้าขายยาก/สั่งพิเศษ (Special Order)
5. สีผสมจากเครื่องผสมสีทุกยี่ห้อ
6. สินค้าเคมีภัณฑ์ที่จะหมดอายุภายในสามเดือน
7. สินค้าจัดรายการพิเศษ/สินค้าโปรโมชั่น Clearance
8. สินค้ามีระยะเวลาจำกัด หรือไวต่อความชื้น เช่น ปูนซิเมนต์  และปูนกาว ทุกชนิด
9. มีเหตุจากสินค้าที่สั่งซื้อไม่เข้ากับรสนิยมส่วนตัวของลูกค้า