JD-CA-003 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Cashier Receive Staff

แผนก

การเงิน-สินเชื่อ

ฝ่าย

การเงิน-สินเชื่อ บัญชี

ผู้บังคับบัญชา

หัวหน้าแผนกการเงิน

ระดับตำแหน่งงาน

G3

1. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด

2. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง E-mail,Fax.,Line,ไปรษณีย์,และเซลล์มาวางบิลเอง

3. รวบรวมชุดวางบิล ส่งให้หัวหน้ากำหนดวันที่จ่ายเงิน และสร้างรายการโอนเงินในระบบ I-Cash 

4. จัดทำใบสำคัญจ่ายผ่านระบบ BC พร้อมพิมพ์เช็คจ่าย(ถ้ามี) และจัดทำใบภาษีหัก ณ.ที่จ่าย

5. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพ่ือทำการอนุมัติรายการโอนเงินและเซ็นเช็คสั่งจ่าย

6. รวบรวมเอกสารชุดจ่ายเงินที่ครบกำหนดแล้วและเอกสารที่เกี่ยวข้องส่งให้แผนกบัญชี 

7. ประสานงานกับเจ้าหนี้ทั่วไปที่พบปัญหา/และติดต่อประสานงานกับ PC กรณีสินค้าฝากขาย

งานด้าน (Key Responsibilities)

กิจกรรมหลัก (Key Activities)

ผลที่บริษัทคาดหวัง

1. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1.1 กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

1.2 กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เแจ้งปัญหาไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 

1.3 กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 

1.4 กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป

1.5 กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้ให้ตรงกับใบกำกับภาษี

1.6 เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

• กรณีเครดิตน้อยกว่า PO แจ้งแผนกจัดซื้อให้ตรวจสอบและแก้ไขเครดิต

• กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

1.7 ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อแจ้งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด

เอกสารถูกต้องสามารถเสียภาษีได้ทันกำหนด

2. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง E-mail,Fax.,Line,ไปรษรีย์,และเซลล์มาวางบิลเอง

2.1 พิมพ์ใบวางบิลจากทุกช่องทาง ประจำวัน

2.2 ทำการรับวางบิลในระบบ BC 

2.3 แจ้งเจ้าหนี้รายใหม่เกี่ยวกับเงื่อนไขการวางบิล

3. ทำการตรวจสอบชุดใบวางบิลและสร้างรายการโอนเงินในระบบ I-cash

3.1 ตรวจสอบการเปิดบิลคลัง SPO / PASS

3.2 รวมรวมชุดใบวางบิลส่งให้หัวหน้ากำหนดวันทีสั่งโอน

3.3 สร้างรายการโอนเงินในระบบ I-Cash

ป้องกันการจ่ายเงินล่าช้ากว่ากำหนด

4. จัดทำใบสำคัญจ่ายในระบบ BC พร้อมพิมพ์เช็คจ่าย (ถ้ามี)

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

4.1.จัดทำใบสำคัญจ่ายในระบบ BC 

4.2.พิมพ์เช็คกรณีที่ต้องจ่ายเป็นเช็ค

4.3.พิมพ์เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย

เก็บรักษาเช็คไว้อย่างปลอดภัยและครบถ้วน

5. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพ่ือทำการอนุมัติรายการโอนเงินและเซ็นเช็คสั่งจ่าย

5.1 นำชุดใบสำคัญจ่ายส่งให้ผู้บริหารอนุมัติรายการ

5.2 ส่งใบโอนเงินให้เจ้าหนี้ และแจ้งผลการโอนตามช่องทางที่เจ้าหนี้แจ้งไว้

5.3. กรณีตัดบัญชีระหว่างกันนำเอกสารชุดจ่ายเงินส่งให้แผนกสินเชื่อนำไปตัดบัญชีและรับชำระ 

6. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั่วไปทั้งหมด

 ทำการรวบรวมชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระหนี้แล้วทั้งหมดส่งให้แผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบต่อไป

7. ประสานงานกับเจ้าหนี้ทั่วไปที่พบปัญหา/และติดต่อประสานงานกับ PC กรณีสินค้าฝากขาย

- หากเจ้าหนี้มีปัญหาต้องการความช่วยเหลือจะต้องประสานงานและแก้ไขปัญหาโดยเร็ว

- กรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับสินค้าฝากขาย ให้พนักงานประสานกับ PC

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

1.เจ้าหนี้

การจ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้

ทุกวัน

2.ธนาคารและสถาบันการเงิน

การโอนเงิน การถอนเงิน

ทำตั๋วสัญญาใช้เงิน

ทุกวัน

3.แผนกบัญชี

เกี่ยวกับการนำส่งและค้นหาเอกสาร

ทุกวัน

4.แผนกแคชเชียร์

การจ่ายเงินค่าแถบสีของลูกค้า

ทุกวัน

5.ผู้บริหาร

กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว,และเซ็นต์อนุมัติ

ตามสถานะการณ์

      ปริญญาตรีขึ้นไป-ด้านการเงิน-การบัญชี

      มีประสบการณ์ด้านการเงินและการบัญชีอย่างน้อย 1 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- มีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายทางการเงิน,บัญชี และภาษีอากร

- มีความรู้เรื่องระบบบัญชีการเงินบริษัท

- มีความรู้เชี่ยวชาญทางด้านตราสารทางการเงินเป็นอย่างดี

- คอมพิวเตอร์โปรแกรม Microsoft Office

- พิมพ์ดีดภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ได้คล่อง

- ความละเอียดรอบคอบ

 - ความรับผิดชอบและซื่อสัตย์

 - การสื่อสาร/การประสานงาน

 - มีความอดทนสูงและขยัน

-   กระตือรือร้นและมนุษย์สัมพันธ์ดี

- เคยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป BC Account หรือโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ

- ไม่เป็นบุคคลที่มีหนี้สินล้นพ้นตัว

- ไม่มีประวัติความผิดทางด้านการเงิน

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........