WI-CA-001 การรับชำระเงินผ่านแคชเชียร์

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/ เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ “รับเงินค่าสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS.   เพื่อสนับสนุนงานด้านการขาย ของหน่วยงานขายปลีก ภายใต้ตัวชี้วัดของแผนกขายปลีกหน้าร้าน เพื่อให้บรรลุการวัดความพึงพอใจของลูกค้า

2. ขอบข่าย

เป็นการรับเงินค่าสินค้า ลูกค้ารับของเอง / ส่งของให้ และทำการรับเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด ทั้งเงินเชื่อ/เงินสด

3. คำจำกัดความ

-  POS.    หมายถึง เครื่องบันทึกการรับเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด
- Section,Duty  หมายถึง ผู้จัดการส่วนสินค้าที่รับผิดชอบ, และผู้ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการร้านประจำวันนั้น ๆ
- ปิดกะ หมายถึง การสิ้นสุดการทำหน้าที่รับเงินของพนักงานแคชเชียร์ประจำวัน โดยได้ดำเนินการนำส่งเงินที่ได้รับจากการขายและเงินทอน ในวันนั้นอย่างถูกต้อง                     

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานแคชเชียร์

1. ทำการคิดเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด

2. รับเงินค่าสินค้าถูกต้องครบถ้วน

3. ส่งเงินครบถูกต้องตรงกับรายงานประจำวัน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

กระบวนการชำระเงินค่าสินค้าผ่านจุดแคชเชียร์

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

5.1. แคชเชียร์ DriveThru ได้รับการยื่นยันการตรวจสินค้าครบ 

เมื่อแคชเชียร์ได้รับข้อมูลการ CHECK OUT มาจากเช็คเกอร์ แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะทำการรับชำระเงิน

5.2. นำสินค้าที่เลือกซื้อมาคิดเงินที่จุด แคชเชียร์ POS

เมื่อลูกค้าเลือกสินค้าโดยผ่านการดูแล และให้คำแนะนำ ตลอดจนตอบข้อซักถามมาจากพนักงานขายประจำสินค้าเรียบร้อยแล้ว พนักงานขาย นำลูกค้าและสินค้าที่ลูกค้าได้เลือกซื้อแล้วมายังจุด แคชเชียร์ POS เพื่อทำการคิดเงิน

5.3 ขั้นตอนการตรวจสอบบาร์โค๊ด

สินค้าทุกชิ้นที่ลูกค้านำมาคิดเงิน จะต้องติดบาร์โค๊ด หรือ มีบาร์โค๊ดที่ติดมากับตัวสินค้าจากโรงงาน พนง.แคชเชียร์ต้องทำการตรวจสอบหากพบว่าสินค้าไม่มีบาร์โค๊ด จะทำการยิงขายไม่ได้ต้องติดต่อ หัวหน้าแคชเชียร์ หรือ Section เพื่อให้รหัส หรือบาร์โค๊ด โดยเร็วที่สุด  ไม่ให้ลูกค้ารอนาน

5.4. ขั้นตอนการยิงบาร์โค๊ด และบรรจุใส่ถุง

    5.4.1 (กรณีซื้อสินค้าไม่มีส่วนลด) ให้ทำการยิงสินค้าจากบาร์โค๊ดทุกตัว ห้ามใช้วิธีการคูณสินค้าเนื่องจากสินค้าบางชนิดคล้ายกัน แต่ราคาต่างกัน เช่น อุปกรณ์ PVC มีแบบหนาและบาง แต่ขนาดเดียวกัน หรือบางอย่างคล้ายกันแต่คนละรุ่น  เมื่อยิงขายสินค้าครบทุกชิ้นแล้วให้ทวนสอบชื่อสินค้าและจำนวนสินค้ากับลูกค้าทุกครั้ง เพื่อให้ลูกค้าได้ตัดสินใจว่าจะเพิ่ม-ลดจำนวนสินค้า หรือเพิ่มรายการสินค้า ก่อนการชำระเงิน จากนั้นก็ให้ทำการบรรจุใส่ถุง หรือ กล่อง  สำหรับสินค้าชิ้นเล็กที่ใส่ถุงได้ กรณีที่เป็นสินค้าชิ้นใหญ่ ไม่สามารถบรรจุลงในถุงหรือกล่องได้  ให้พนักงานแคชเชียร์ติดสติกเกอร์ “ชำระเงินแล้ว” 

     5.4.2 (กรณีซื้อสินค้ามีส่วนลด) พนักงานขายจะทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาให้พร้อมกับสินค้าที่อยู่ในตะกร้า แคชเชียร์จะต้องเรียกใบสั่งขาย/สั่งจองตามเลขที่ที่ได้รับมา หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้าและจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าจากบาร์โค้ตทุกชิ้นให้ครบ เมื่อสินค้ายิงขายครบแล้วหนาจอจะแสดงให้เห็นรายการสินค้าและจำนวนสินค้าที่พนักงานขายทำมาชนกับจำนวนสินค้าที่แคชเชียร์ยิงขาย ถ้าตรงกันจะขึ้นสีเขียวที่จำนวนสินค้า แต่ถ้าไม่ตรวกันจำนวนสินค้าจะขึ้นสีแดงให้สอบถามกับลูกค้าว่าต้องการเพิ่ม หรือ ลดจำนวน เมี่อได้คำตอบจากลูกค้าแล้ว  แคชเชียร์บันทึกรับชำระเงินได้

     5.4.3 (กรณีลูกค้าเงินเชื่อ) พนักงานขายจะทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาให้พร้อมกับสินค้าที่อยู่ในตะกร้า แคชเชียร์จะต้องเรียกใบสั่งขาย/สั่งจองตามเลขที่ที่ได้รับมา หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้าและจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าจากบาร์โค้ตทุกชิ้นให้ครบ เมื่อสินค้ายิงขายครบแล้วหน้าจอจะแสดงให้เห็นรายการสินค้าและจำนวนสินค้าที่พนักงานขายทำมาชนกับจำนวนสินค้าที่แคชเชียร์ยิงขาย ถ้าสินค้าและจำนวนสินค้าตรงกันจะขึ้นสีเขียว แต่ถ้าไม่ตรงกันจะขึ้นสีแดง  ให้แคชเชียร์แจ้งพนักงานขายทราบ  เพื่อทำการแก้ไขรายการสินค้าและจำนวนสินค้าให้ถูกต้อง ในส่วนของแคชเชียร์ให้ทำการเคลียหน้าจอใหม่ (เริ่มทำการขายใหม่เมื่อพนักงานขายแก้ไขใบสั่งขาย/สั่งจองใหม่เรียบร้อยแล้ว)

5.5. ขั้นตอนการชำระเงิน

กรณีขายสินค้าผ่านเครื่องแฮนเทล แคชเชียร์จะสร้าง Q ขึ้นมา เมื่อได้ QX จะเข้าไประบุบสมาชิกของลูกค้า และ ระบุรหัสพนักงานขายที่ดูแลลูกค้า  แคชเชียร์จะต้องยิงสินค้าทุกชิ้นจากบาร์โค๊ต(ห้ามคูณสินค้าโดยเด็ดขาด) และบรรจุใส่ถุงหรือกล่องให้เรียบร้อยแล้วให้ทำการ ทวนสินค้ากับลูกค้าทุกครั้ง แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระให้กับลูกค้าด้วยถ้อยคำที่สุภาพเช่น “รวมเงินค่าสินค้าทั้งสิ้น....บาทคะ”  ให้แคชเชียร์กดปุ่ม ฟันเฟืองเลือก ทำBilling

กรณียิงบาร์โค๊ตไม่ได้

กรณีขายสินค้าจากใบสั่งขาย/สั่งจอง แคชเชียร์จะได้เลขที่ใบสั่งขาย/สั่งจองจากพนักงานขาย แคชเชียร์จะใช้โปรแกรม ERP ดึงใบสั่งขาย/สั่งจองมาทำเอกสาร หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้า และจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าทุกชิ้นจากบาร์โค้ตเท่านั้น(ห้ามคูณจำนวนสินค้าเด็ดขาด) เมื่อยิงขายครบทุกชิ้นแล้ว หน้าจอจะขึ้นจำนวนสินค้าเป็นสีเขียว หากมีสีแดงให้แคชเชียร์สอบถามลูกค้าว่าต้องการจำนวนสินค้า เพิ่ม/ลด หรือไม่ หากลูกค้าไม่มีปัญหาให้คิดเงินตามระบบ โดยแจ้งยอดจำนวนเงินให้กับลูกค้าทราบ "รวมเป็นเงินทั้งสิ้น.....บาทคะ" "ลูกค้าสะดวกชำระเงินแบบไหนคะ" เลือกเมนูบันทึกรับเงิน

     5.5.1 กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยเงินสด

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล ให้แคชเชียร์เลือกเมนู CASH  ซึ่งจะมีช่องให้บันทึกรับเงินมาตามจริง แล้วกด DONE หน้าจอจะขึ้น SUMMARY จะขึ้นจำนวนที่แคชเชียร์รับ หากมีเงินทอนจะขึ้นตรงChange จำนวนเงินที่จะต้องทอน เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จให้กด CONFIRM สั่งพิมพ์ (เมื่อรับเงินมาจากลูกค้าให้พูดว่า "รับเงินมา ....บาท มีเงินทอน...บาท พร้อมยื่นเงินทอนและใบเสร็จให้ลูกค้า แล้วกล่าว "ขอบคุณคะ")

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์เลือกบันทึกรับเงิน ระบุยอดเงินในช่องเงินสด กดปิดหน้าต่าง กดบันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์บิล (เมื่อรับเงินมาจากลูกค้าให้พูดว่า "รับเงินมา ....บาท มีเงินทอน...บาท พร้อมยื่นเงินทอนและใบเสร็จให้ลูกค้า แล้วกล่าว "ขอบคุณคะ")

     5.5.2  กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยคูปองทั้งหมด หรือคูปองบางส่วน  ให้ตรวจสอบคูปองที่รับว่าเป็นคูปองที่ใช้ได้ หรือหมดอายุหรือยัง ถ้าพบว่าคูปองหมดอายุให้ติดต่อกับผู้จัดการร้านก่อนว่าใช้ได้หรือไม่ ถ้าใช้ได้ก็ไม่มีปัญหา หากใช้ไม่ได้ให้ทำการแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD COUPON ทำการกรอกเลขที่คูปองระบบจะขึ้นจำนวนเงินให้อัตโนมัติ และแจ้งลูกค้าชำระเงินส่วนต่าง จากนั้นให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับขั้นตอนการรับเป็นเงินสดตามข้อ 5.4.1

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์ระบุช่องหมายเหตุ ใช้คูปอง......เลขที่..... เสร็จให้เลือกบันทึกรับเงิน ให้ระบุยอดเงินตามมูลค่าของคูปองในช่องค่าใช้จ่ายอื่นๆ  ส่วนเงินที่เหลือให้ระบุตามช่องทางที่ลูกค้าจะชำระ เสร็จให้กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์บิล จากนั้นให้ยื่นเอกสารให้ลูกค้า และพนักงานขายเซ็นต์ชื่่อ เมื่อเซ็นต์เสร็จให้ส่งเอกสารต้นฉบับให้ลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

     5.5.3 กรณีรับเป็นบัตรเครดิต  เมื่อแคชเชียร์รับบัตรเครดิตจากลูกค้า ให้ทำการรูดบัตรผ่านเครื่องรูดประเภท EDC กรณีรูดบัตรไม่ผ่าน หน้าจอเครื่องรูดบัตรจะปรากฏ ”ให้ติดต่อผู้ถือบัตร” หรือ “ไม่อนุมัติ วงเงินไม่เพียงพอ”  ให้พนักงานแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ  “ขอโทษนะคะ มีบัตรใบใหม่ไหมคะ"  ถ้าลูกค้าใช้เป็นเงินสดแทนก็ให้ปฎบัติตามข้อ 5.4.1 ข้างต้น แต่ถ้าลูกค้าใช้บัตรเครดิตใบใหม่

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่านเรียบร้อยแล้วให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD CREDIT CARD ระบุเลข 4 ตัวท้ายบัตรเครดิต เลขอนุมัติ APPR CODE 6 ตัว เลือกประเภทบัตรเครดิต VISA , MASTER  เลือกธนาคารของเครื่องรูด EDC ส่วนของจำนวนเงินระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติแล้ว ให้กด ADD จะมาอยู่หน้า SUMMARY ให้กด CONFIRE สั่งพิมพ์  แล้วส่งสลิปที่ดึงจากเครื่องรูดบัตรให้ลูกค้าเซ็นต์  คืนบัตรเครดิตพร้อมสลิปบัตรและใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่าเรียบร้อยแล้วให้เลือกบันทึกรับเงิน เลือกเมนูบัตรเครดิต ระบุประเภทบัตร VISA, MASTER ระบุยอดเงินที่จะรูด ระบุเลขที่บัตรเครดิต 4 ตัวท้าย  ระบุเลขที่อนุมัติ 6 ตัว ระบุธนาคารของเครื่อง EDC บันทึก ปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์  ส่งสลิปบัตรเครดิตให้ลูกค้าเซ็นต์  ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้าพร้อมกับสำเนาสลิปบัตรเครดิตให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

    5.5.4 กรณีรับชำระด้วยเงินโอน

        5.5.4.1. รับชำระจากการโอนเงินผ่านบัญชีบริษัทฯ พนักงานขายจะปริ้นส์สลิปการโอนเงินสำเร็จแล้วจากลูกค้า มาให้หัวหน้าแคชเชียร์ หรือ หัวหน้าการเงิน ทำการตรวจสอบว่ามีเงินเข้าบัญชีบริษัทฯ จริงหรือไม่ เมื่อได้รับการยืนยันจากหัวหน้าแคชเชียร์ หรือ หัวหน้าการเงินว่ามีเงินเข้าจริง พนักงานขายจะนำเอกสาร Statement ที่ได้รับจากหัวหน้ามาให้แคชเชียร์ เพื่อทำการบันทึกรับเงินในระบบ

ข้อสังเกตุ และข้อควรสังเกตุ ในการตรวจสอบเงินโอน

• วันที่โอนเป็นวันที่ปัจจุบันหรือไม่ 
• ชื่อและเลขที่บัญชีต้องเป็นของบจก. นพดลพานิช เท่านั้น
• ชื่อลูกค้า หรือ จำนวนเงิน กับ ใบรับมัดจำหรือบิลที่ให้ออกบิลตรงกันหรือไม่    ถ้าไม่ตรง ต้องตรวจสอบและแนบเอกสารเหตุผลให้หัวหน้าแคชเชียร์เซ็นต์อนุมัติทุกครั้ง
• เงินโอนต้องระบุเลขที่ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย/สั่งจอง ทุกครั้ง เพื่อป้องกันการนำไปรับซ้ำ และสามารถตรวจสอบได้
• ตรวจ สเตทเมนท์ว่ามีเงินเข้าบัญชี บริษัทฯจริงหรือไม่ ถ้าไม่มีห้ามออกใบรับเงินมัดจำ หรือบิล เด็ดขาด

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD BANK TRANSFER เลือกธนาคารที่ลูกค้าโอนเงินเข้าให้บริษัท  ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ยอดเงินระบบจะขึ้นอัตโนมัติ  กด ADD จะกลับมาหน้า SUMMARY กด CONFIRM  สั่งพิมพ์ ส่งใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกเงินโอน ระบุยอดเงินที่ได้รับโอน  ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

        5.5.4.2. รับชำระจาก QR CODE

 ขายผ่านเครื่องแฮนเทล ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD BANK TRANSFER  กดรูป QR ระบบจะขึ้นรูป QR อัตโนมัติให้ แคชเชียร์ยื่นรูป QR CORD ให้ลูกค้าสแกน ถ้าลูกค้าแสกนผ่านระบบจะบันทึกการชำระเงินให้อัตโนมัติ แคชเชียร์กด CONFIRM สั่งพิมพ์ ส่งใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์แจ้งยอดเงินให้ลูกค้าทราบ แคชเชียร์กดสร้าง QR CORD จาก APPเป๋าตุงของธนาคารกรุงไทย  ระบุยอดเงินที่จะให้ลูกค้าชำระ APPเป๋าตุงจะสร้าง QR CORD ให้อัตโนมัติ  ให้แคชเชียร์ยื่นรูป QR จาก APPเป๋าตุงให้ลูกค้าแสกน หากแสกนผ่านจะมียอดเงินพร้อมกับชื่อลูกค้า เลขที่บัญชีลูกค้าและเวลาที่โอนเงิน จำนวนเงินที่โอนจ่ายแล้วใน APPเป๋าตุงทันที  ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกโอนเงิน ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

        5.5.4.3. รับชำระจาก QR COREใบเสนอราคา จะชำระได้เฉพาะการทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาเท่านั้น ให้แคชเชียร์เข้าไปเช็คเงินได้จาก 2 ช่องทาง 1. จาก LINE การเงิน-แจ้งเตือนการโอนเงิน(nopadol) 2. จากโปรแกรม ERP เมนูการเงิน เลือก ประวัติการชำระเงิน ว่ามีเงินตามเลขที่ใบเสนอราคาดังกล่าวหรือชื่อลูกค้า หากมีการแจ้งเตือนมาแล้ว ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกโอนเงิน ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

5.6 ขั้นตอนการออกสลิปอย่างย่อให้ลูกค้า

 เมื่อได้รับเงินถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้แคชเชียร์ดึงสลิปอย่างย่อเพื่อเป็นหลักฐานแสดงการรับเงิน ให้ลูกค้า  จากนั้นให้สอบถามลูกค้าทุกครั้งว่า ”ต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปเชิญที่แผนกประชาสัมพันธ์คะ” หรือ ถ้ามีลูกค้าที่มารอคิดเงินไม่มากให้แคชเชียร์ทำการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปใด้ จากนั้นให้กล่าวขอบคุณด้วยการยกมือไหว้และกล่าวคำว่า “ ขอบคุณคะ โอกาสหน้าเชิญใหม่นะคะ”

5.7 ขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีเต็มรูป

 ให้พนักงานแผนกประชาสัมพันธ์ หรือ แคชเชียร์เป็นผู้ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ลูกค้า โดยมีวิธีปฎิบัติในการออกดังนี้

ออกใบกำกับภาษีในโปรแกรม ERP เลือกเมนูแคชเชียร์ เลือกใบกำกับภาษี จะมีช่องให้กรอก เลขที่บิลขาย POS D......-..........กดค้นหา  จะขึ้นเลขที่บิลขาย ให้กดดูรายละเอียด จะขึ้นหน้าจอรายละเอียดเอกสาร ให้ประชาสัมพันธ์ หรือ แคชเชียร์ สอบถามชื่อที่ลูกค้าต้องการจะออกใบกำกับพร้อมทั้งคนหาช่องรหัสลูกค้า เมื่อได้เรียบร้อยแล้วให้ทวนสอบกับเอกสาร POS ในมือว่ายอดรายการสินค้ากับยอดเงินตรวกันหรือไม่ หากตรงกันให้กดบันทึกเอกสาร ระบบจะขึ้นหน้าให้สั่งพิมพ์อัตโนมัติ  เมื่อพิมพ์เสร็จให้นำเอกสารยื่นให้ลูกค้าเซ็นต์ชื่่อ แล้วให้ใบกำกันภาษีส่วนที่เป็นต้นฉบับให้ลูกค้า พร้อมกล่าวคำ "ขอบคุณคะ"

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-CH-019 บิลเงินสด/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• CH1-R01 ใบรายงานการขาย-รับเงินจุด POS
• CH1-R02  ใบสรุปการนำส่งเงินประจำวัน