WI-CA-011 การรับและตัดเงินรับมัดจำ

เงินรับมัดจำหมายถึง เงินขั้นต้นจำนวนหนึ่งที่ผู้ซื้อชำระแก่ผู้ขาย เพื่อเป็นหลักประกันยืนยันว่าผู้ซื้อจะซื้อสินค้า นั้นจริง ซึ่งพนักงานผู้รับเงินมัดจำจะต้องออกใบจองควบคู่กับใบรับมัดจำ และเงินรับมัดจำนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าสินค้า  หากลูกค้ายกเลิกการรับสินค้าหลังจากที่ได้มีการสั่งซื้อไปแล้ว จะถูกริบเงินมัดจำทันที

ขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฎิบัติงาน

     พนักงานขายทำใบสั่งจองมายื่นให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ทำเอกสารผ่านโปรแกรม ERP เข้าเมนูใบมัดจำ สร้างเอกสาร ระบุรหัสลูกค้า ค้นหาเลขที่ใบจองตามที่ได้รับจากพนักงานขาย เลือกประเภทเอกสาร (VAT-แผนกค้าปลีก) ระบบจะดึงขอมูลจากใบจองมาให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ตรวจสอบยอดเงินที่ระบุไว้ตรงช่องมูลค่ารับเงิน ว่ามีจำนวนเท่าไรแล้วแจ้งกับลูกค้า (จำนวนเงินที่แคชเชียร์จะแจ้งให้ลูกค้าทราบจะต้องทราบจากพนักงานขายก่อนแล้วว่าได้ตกลงจะชำระไว้ 50% หรือ รับ 100% เพื่อให้แคชเชียร์แจ้งจำนวนเงินให้ลูกค้าได้ถูกต้อง) เมื่อได้รับเงินแล้วให้บันทึกรับเงิน พิมพ์เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงินมัดจำ/ใบกำกับภาษี ยื่นให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ให้ลูกค้าเซ็นต์ผู้มัดจำสินค้า นำต้นฉบับให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน

      พนักงานขายทำไม่ทำใบสั่งจองมายื่นให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ทำเอกสารผ่านโปรแกรม ERP เข้าเมนูใบมัดจำ สร้างเอกสาร ระบุรหัสลูกค้า เลือกประเภทเอกสาร (VAT-แผนกค้าปลีก) บันทึกในหมายเหตุ รับเงินมัดจำล่วงหน้าเพื่่อซื้อสินค้าปกติ  บันทึกยอดเงินในช่องมูลค่ารวมภาษี ตามจำนวนเงินที่ได้รับมาจริง ทำรับชำระ บันทึกเอกสาร พิมพ์เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงินมัดจำ/ใบกำกับภาษี ยื่นให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ให้ลูกค้าเซ็นต์ผู้มัดจำสินค้า นำต้นฉบับให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ประเภทการรับเงินมัดจำ

1. สำหรับสั่งซื้อสินค้าพิเศษ Spacial order ที่ไม่มีใน Stock หรือ เพื่อสั่งซื้อสินค้าที่มีสต๊อกขายปกติแต่ต้องการในปริมาณที่มากเกินกว่าปริมาณ Maximum order ถ้าต้องการให้สินค้านี้เข้ามาพักที่ร้านต้องระบุคลัง SPO แต่ถ้าส่งตรงไปยังลูกค้าให้ระบุในใบจองหรือใบ Back เป็นคลัง Pass (Drop-Ship) ทั้งนี้พนักงานขายต้องเรียกเก็บเงินรับมัดจำอย่างน้อย 50% ของมูลค่าสินค้าที่สั่ง และออกเอกสารใบสั่งจอง (RWVW) เพื่อระบุสินค้าที่สั่งจอง โดยนำเอกสารนี้ไปประกอบกับการออกใบรับเงินมัดจำ กรณีนี้แผนก IT  จะพิมพ์ข้อความอัตโนมัติในใบรับมัดจำข้อความ  “ เงินมัดจำนี้่ไม่สามารถเรียกคืนได้เมื่อท่านยกเลิกการรับสินค้าที่จอง”
2. สำหรับจ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ(ยังไม่ระบุสินค้า) แคชเชียร์จะต้องพิมพ์หมายเหตุในใบรับมัดจำ “จ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ” กรณีนี้จะไม่มีใบจองประกอบ

การตัดเงินรับมัดจำ

1. แคชเชียร์จะตัดรับมัดจำได้ ก็ต่อเมื่อสินค้านั้นตรงกับรายการที่ระบุในใบจอง/ใบรับมัดจำเท่านั้น
2. กรณีที่ลูกค้ารับสินค้าไม่หมด (ทยอยรับ) แคชเชียร์จะต้องเก็บเงินมัดจำไว้ตัดงวดสุดท้าย (ป้องกันลูกค้ายกเลิกการรับสินค้างวดสุดท้ายและไม่มีเงินมัดจำให้หักค่าเสียหาย)  ดังนั้นพนักงานขาย ต้องแจ้งให้ลูกค้าชำระเงินที่เหลือ ในงวดแรกที่เบิกสินค้าทันที
3. พนักงานขายจะต้องตรวจสอบใบจองที่ดึงมาทำใบสั่งขายต้องระบุคลัง SPO หรือคลัง Pass เท่านั้น
4. การตัดเงินรับมัดจำข้ามสาขา(กรณีสินค้าส่งลงผิดที่)ให้แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องก่อนเสมอ
5. ในการรับเงินมัดจำ ต้องมีการตรวจสอบสลิปเงินโอนของลูกค้าทุกครั้ง ว่าเงินเข้าบัญชีหรือไม่ ก่อนที่จะนำไปรับเงินมัดจำ และให้ตรวจสอบสลิปเงินโอนว่าได้นำไปรับชำระบิลอื่นหรือไม่ เพื่อป้องกันการรับเงินโอนซ้ำ

กรณีสินค้า SPO รับมัดจำสาขาไหน ให้รับสินค้าที่สาขานั้น (ไม่ตัดมัดจำสินค้า SPO ข้ามสาขา) และกรณีสินค้าไปส่งผิดสาขา ห้าม GR สาขานั้นรับเข้า  

การริบเงินรับมัดจำ

• กรณีลูกค้าแจ้งยกเลิกการรับสินค้าเมื่อได้ทำการสั่งซื้อไปแล้ว โดยสินค้าอาจอยู่ระหว่างการขนส่ง หรือ ได้รับเข้าคลังแล้ว  และ Suplier ไม่รับคืน ให้พนักงานขายจัดทำใบยกเลิกสินค้าSPO/ยกเลิกเงินมัดจำ (ฟอร์ม RT2-F06)แล้วส่งให้แผนกการเงินทำการริบมัดจำเป็นรายได้ทันที
• กรณีลูกค้าเงินเชื่อ ที่ผิดนัดชำระหนี้เกิน 60 วัน ให้แผนกสินเชื่อส่งยอดลูกหนี้ค้างชำระ ให้แผนกการเงินตรวจสอบใบมัดจำคงค้างในระบบ และทำการริบเงินมัดจำ เพื่อตัดชำระยอดหนี้ที่คงค้างได้ทันที

การยกเลิกและคืนเงินรับมัดจำ

1. การยกเลิกใบรับมัดจำจะทำได้ต่อเมื่อ

• สินค้าที่สั่งซื้อตามใบ Back Order ได้ถูกยกเลิกการสังซื้อจากเจ้าหนี้ก่อนจะถูกส่งมอบ หรือสามารถเจรจาส่งคืนได้  (จัดซื้อเซ็นรับรอง และหักค่าขนส่งจากเงินมัดจำแล้วถ้ามี)
• สินค้าที่สั่งซื้อนั้นมีลูกค้ารายอื่นต้องการซื้อ (แสดงใบโอนย้ายคลัง,บิลขายสินค้า หรือ หลักฐานการตัดสต๊อคว่าสินค้านั้นถูกขายไปแล้ว โดยจัดซื้อ และ ผู้จัดการร้านเซ็นรับรอง)
• เมื่่อพบว่าราคาที่ตกลงกับลูกค้าไปแล้วมีการปรับขึ้นโดยฝ่ายจัดซื้อเป็นผู้ัรับผิดชอบ
• มีข้อตกลงระหว่างลูกค้าให้หักเงินค่าเสียหายจากการยกเลิกการรับสินค้านั้น 30 % ของมูลค่าสินค้ากรณีลูกค้าจ่ายเต็ม  (ผู้จัดการร้านเซ็นอนุมัติข้อตกลง)

• พนักงานขายรับผิดชอบซื้อสินค้านั้นแทนลูกค้า

   2. วิธีการยกเลิกเงินรับมัดจำให้ทำใบลดหนี้คืนเงินออกมา แล้วนำเงินไปออกใบรับมัดจำใหม่และเป็นสินค้าที่จะซื้อใหม่

บทกำหนดโทษ

หากตรวจพบสินค้าในบิลขายที่ไม่ตรงกับรายการที่รับมัดจำ พนักงานขายจะต้องรับผิดชอบดังนี้

• ดำเนินการขายสินค้าที่สั่งพิเศษนั้นภายในกำหนด 15 วันนับจากวันที่ตรวจพบ หรือ  
• ดำเนินการติดต่อกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อส่งคืนสินค้านั้นภายใน 15 วัน และต้องรับผิดชอบค่าขนส่งในการคืนด้วย หรือ
• พนักงานจะต้องรับผิดชอบเงินมัดจำของลูกค้าคืนเข้าบริษัท โดยฝ่ายการเงินจะทำการตั้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินทันท

เงินมัดจำคงค้าง

• ทำการตรวจสอบใบมัดจำคงค้างในระบบที่เกิน 5 ปี
  • ใบมัดจำที่ไม่ได้ผูกใบจอง/ใบสั่งขาย 
  • ใบมัดจำที่ผูกใบจอง/ใบสั่งขาย แต่ยังไม่ได้ออกบิล
  • ใบมัดจำที่มาจากใบลดหนี้ (ลูกค้านำสินค้ามาคืน ไม่ได้คืนเป็นเงินแต่นำเข้ามัดจำไว้)   
  • ทำจดหมายแจ้งให้ลูกค้าทราบ และกำหนดวันหมดอายุ ถ้าลูกค้าไม่มาติดต่อภายในวันที่กำหนด ให้ทำการริบเงินมัดจำเป็นรายได้ โดยการออกบิลขายและตัดใบมัดจำดังกล่าว 
    กรณีศึกษา เรื่อง การตัดมัดจำผิด
    Link เอกสาร CAR ที่เกี่ยวข้อง