WI-CA-004 การรับชำระหนี้-ออกใบเสร็จรับเงิน

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/ เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการรับชำระหนี้  และการออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกหนี้ เพื่อสนับสนุนผลจากการติดตามหนี้สินของแผนกสินเชื่อภายใต้ตัวชี้วัด   “จำนวนหนี้ครบกำหนดที่ค้างชำระ      (ไม่เคลื่อนไหว) เกิน 3 เดือนต้องไม่เกิน 5% ของลูกหนี้ทั้งหมดที่ได้ขายเชื่อไปในเดือนนั้น” และเพื่อสนับสนุนงานของแผนกขายโครงการภายใต้ตัวชี้วัดความพึงพอใจต่อทีมขาย ,ความพึงพอใจในการดูแลลูกค้า และความพึงพอใจต่อการบริการหลังการขาย

2. ขอบข่าย

          เป็นการรับเงินจากการเป็นหนี้ของลูกค้า และรับเงินจากรายได้อื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นผลพวงจากการผิดนัดของลูกหนี้ หรือรายได้อื่น ๆ ทุกประเภทและยังรวมถึงการรับเงินมัดจำค่าสินค้าของลูกค้าที่อยู่ในความดูแลรับผิดชอบของแผนกขายโครงการ  ยกเว้นการรับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด และการรับเงินมัดจำของลูกค้าแผนก HMX. หรือแผนกลูกค้าสัมพันธ์ซึ่งไม่รวมอยู่ในขอบข่ายนี้

3. คำจำกัดความ

• ใบนำฝากเงิน (Pay-in)  หมายถึง สลิปการนำฝากเช็ค หรือ เงินสด เพื่อแสดงว่าบริษัทฯ ได้นำเงินเข้าบัญชี ของบริษัทฯ ตามแบบฟอร์มของธนาคารแต่ละธนาคาร ซึ่งไม่เหมือนกัน และจะใช้แบบฟอร์มPay-in ผิดธนาคารไม่ได้ 

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ 

พนักงานสินเชื่อ,พนักงานเก็บเงิน,พนักงานขาย

1. ทำการติดตามหนี้สิน,วางบิล,ติดต่อทวงถาม ,แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระกรณีลูกค้าโอนเงิน

2. ทำการตรวจสอบยอดเงินที่ลูกค้าชำระว่าตรงตามใบวางบิลหรือใบกำกับภาษีที่แจ้งหรือไม่

3. ออกใบเสร็จรับเงินชั่วคราวกรณีที่ลูกค้าให้ออกไปเก็บนอกพื้นที่

พนักงานการเงินรับ

1. ทำการตรวจนับเงิน,ตรวจสอบเงินโอน,ตรวจสอบความถูกต้องของตั๋วเงินที่รับว่าตรงตามใบวางบิลหรือไม่

2. ทำการรูดบัตรเครดิตกรณีลูกค้าชำระหนี้ด้วยบัตรเครดิต

3. ทำการตั้งลูกหนี้อื่น ๆ (ถ้ามี) ทำการบันทึกการรับเงิน และออกใบเสร็จรับเงิน

4. ทำการออกรายงานการรับชำระหนี้,รายงานรายได้อื่น ๆ และรายงานการรับเงินมัดจำทุกสิ้นวัน

หัวหน้าแผนกการเงิน

1. ตรวจสอบรายงานการรับชำระหนี้ประจำวัน,รายงานการรับรายได้อื่น ๆ ,รายงานการรับเงินมัดจำ

2. ทำการออกใบสรุปประมาณการรับเงิน-การจ่ายเงินของวันรุ่งขึ้นเพื่อวางแผนเงินเข้าออกประจำวัน

3. ตรวจสอบใบนำฝากเช็ค(Pay-in) ที่จะนำฝากในวันรุ่งขึ้น

5. เอกสารอ้างอิง

FM-CD-006   ใบแจ้งหนี้(ใบวางบิล)เป็นเอกสารสรุปยอดหนี้ในแต่ละงวดเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบและกำหนดการชำระเงิน ซึ่งเป็นเอกสารที่ออกโดยแผนกสินเชื่อ

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

กระบวนการ

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1.ขั้นตอนการรับเอกสารใบวางบิลพร้อมเงินสด/เช็คหรือเงินโอน

กรณีที่ 1. การรับชำระหนี้ โดย หัวหน้าแผนก,พนักงานสินเชื่อ, หรือพนักงานขาย(พนักงานขายรับรอง/รับผิดชอบกรณีขายเชื่อเก็บเงินปลายทาง) ได้ทำการติดตามหนี้สินตามใบกำกับภาษี/ใบส่งของ หรือตามใบวางบิล และได้รับเงินตามนัดแล้ว แผนกสินเชื่อก็จะทำการส่งเอกสารชุดวางบิลทั้งสิ้น อันประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้(ใบวางบิล),ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ,เอกสารคำสั่งซื้อของลูกค้า พร้อมตัวเงินที่รับ

กรณีที่ 2. การรับชำระหนี้ โดย การไปเก็บเงินของพนักงานเก็บเงิน กรณีนี้เอกสารในการส่งให้พนักงานการเงินรับมีเช่นเดียวกับกรณีที่ 1. แต่จะมีสำเนาใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่พนักงานเก็บเงินออกให้ลูกค้าเนื่องจากออกไปเก็บนอกสถานที่เพิ่มเติมอีก 1 ใบ

กรณีที่ 3. การรับเงินจากการรับมัดจำของลูกค้าโครงการ  ซึ่งการรับเงินมัดจำจากลูกค้าประเภทนี้อาจจะแตกต่างจากลูกค้าหน้าร้านบ้าง เช่นเป็นการมัดจำสินค้าที่ยังไม่ทราบจำนวน หรือขนาดที่แน่นอน อาทิ จ่ายมัดจำค่าคอนกรีตที่ยังไม่ทราบ ST. หรือจำนวนคิวที่แน่นอน,การมัดจำค่าพื้น POST ซึ่งต้องรอให้งานเสร็จก่อนจึงจะทราบจำนวนเงิน  หรือเป็นการจ่ายเงินล่วงหน้าสำหรับลูกค้าที่วงเงินเครดิตเต็ม แต่ต้องการสินค้าอื่น ๆเพิ่ม จึงทำการจ่ายเงินล่วงหน้ามาให้ก่อนทั้งที่หนี้เดิมยังไม่จ่าย ส่วนการรับเงินมัดจำบางรายการก็จะมีเอกสารประกอบเช่นเดียวกับแผนกขายปลีก 

 

6.2. ขั้นตอนการตรวจนับความถูกต้องของเงิน

6.2.1. กรณีรับด้วยเงินสด

-ให้ตรวจสอบและนับเงินที่รับ จากนั้นหนีบเงินไว้กับชุดจ่าย

-ทำการบันทึกรับเงินตามที่รับ ทำการคำนวณเงินทอนโดยเครื่องคิดเลข หรือบันทึกเงินเกินในระบบBC ก็ได้เครื่องจะบอกว่าเกินเท่าไร ซึ่งหมายถึงเงินที่ต้องทอนนั่นเองเมื่อได้จำนวนเงินทอนแล้วต้องแก้ไขยอดเงินรับใหม่ให้ถูกต้องอีกครั้ง

-เมื่อไม่พบปัญหาให้เก็บเงินที่รับทั้งหมดเข้าเก๊ะทันที แต่หากมีปัญหาลูกค้าแจ้งเงินที่รับไม่ตรงกัน ก็สามารถนำมาตรวจนับใหม่ว่ารับเท่าไรได้ทันทีเช่นกัน

-ในระหว่างวันหากจุดรับชำระมีเงินสดในเก๊ะเกิน 20,000. บาทให้ทำการนำฝากธนาคาร หรือเก็บเข้าตู้เซฟไว้ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยในการรักษาเงินสดมากเกินจำเป็น อีกทั้งยังเป็นการลดภาระในการตรวจรับเงินทุกสิ้นวันอีกด้วย

6.2.2. กรณีรับด้วยตั๋วเงิน,ธนาณัติ,หนังสือค้ำประกัน 

• ตั๋วเงิน หมายถึง หนังสือตราสารหรือเอกสารแสดงสิทธิเพื่อการชำระหนี้ สามารถเปลี่ยนมือได้ด้วยการส่งมอบ ตั๋วเงินแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ

 - ตั๋วแลกเงิน  หรือ ดร๊าฟ เป็นหนังสือตราสารที่ผู้สั่งจ่ายสั่งให้ผู้จ่ายจ่ายเงินจำนวนหนึ่งแก่ผู้รับเงิน บริษัทฯ จะรับตั๋วเงินประเภทนี้เฉพาะที่ออกจากธนาคารเท่านั้น   เพราะได้รับเงินแน่นอนเนื่องจากธนาคารรับรองการจ่ายเงินให้
          - ตั๋วสัญญาใช้เงิน คือ หนังสือตราสารที่ผู้ออกตั๋วให้คำมั่นสัญญาว่าจะใช้เงินจำนวนหนึ่งแก่ผู้รับเงิน โดยระบุสถานที่ และวันที่จ่ายเงิน และรับรองหรืออาวัลการจ่ายเงินโดยธนาคาร ตราสารนี้ถือว่าเราได้รับเงินแน่นอนเมื่อธนาคารรับรองหรืออาวัลให้ ถ้ารับเงินประเภทนี้ให้ตรวจสอบวันที่ครบกำหนดให้ละเอียดว่าสั่งจ่ายนานเท่าไรต้องคิดดอกเบี้ยหรือไม่

          - เช็ค (Cheque) หรือแคชเชียร์เช็ค 

เช็ค คือ ตราสารที่ผู้สั่งจ่าย สั่งจ่ายให้กับผู้รับ โดยระบุวันที่ใดก็ได้  สาระสำคัญที่ต้องตรวจสอบในการรับเช็คคือ  วัน เดือน ปีที่จ่ายถูกต้องหรือไม่ ชื่อผู้รับถูกต้องหรือไม่ บริษัทฯที่สั่งจ่ายต้องประทับตราหรือไม่ จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวหนังสือถูกต้องตรงกันหรือไม่   

แคชเชียร์เช็ค คือ หนังสือตราสารซึ่งผู้สั่งจ่าย สั่งธนาคารให้ใช้เงินจำนวน หนึ่งเมื่อทวงถามให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง ตราสารประเภทนี้จะไม่มีการออกวันที่ล่วงหน้า หากเป็นแคชเชียร์เช็คต่างจังหวัดเมื่อนำเข้าบัญชีก็ยังต้องใช้เวลา และค่าใช้จ่ายในการเคลียริ่งตามปกติ เพียงแต่เราได้รับเงินแน่นอนเนื่องจากธนาคารเป็นผู้สั่งจ่ายให้ 

• ธนาณัติ (Money Order) เป็นเอกสารทางการเงินที่ได้รับความนิยม ซึ่งเป็นบริการที่ที่ทำการไปรษณีย์ทั่วประเทศให้บริการแก่ประชาชนทั่วไป โดยสั่งจ่าย ณ ที่ทำการไปรษณีย์ใด ไปรษณีย์หนึ่งที่ผู้ใช้บริการเลือก

• หนังสือค้ำประกัน (Letter of Guarantee) เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อค้ำประกันโดยธนาคารจะเป็นผู้รับรอง ซึ่งการกำหนดระยะเวลาค้ำประกันอยู่ที่ข้อตกลงของแต่ละฝ่าย

 6.3. กรณีรับเป็นบัตรเครดิต  ให้ปฎิบัติดังนี้

6.3.1. พักหน้าจอรอไว้

6.3.2. รับบัตรเครดิตจากลูกค้า และตรวจสอบทันทีว่ามี ลายเซ็นหลังบัตรหรือไม่ ถ้าไม่มีห้ามรับโดยเด็ดขาด หากตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้ทำการรูดบัตรผ่านเครื่องรูดประเภท EDC 

6.3.3. กรณีรูดบัตรไม่ผ่าน หน้าจอเครื่องรูดบัตรจะปรากฏ ”ให้ติดต่อผู้ถือบัตร” หรือ “ไม่อนุมัติ วงเงินไม่เพียงพอ”  หรือ “ ไม่อนุมัติ DECLINED” ให้พนักงานแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ “ขอโทษนะคะ รูดบัตรไม่ผ่านคะ สะดวกที่จะใช้เงินสด หรือบัตรใบใหม่คะ” ถ้าลูกค้าใช้เป็นเงินสดแทนก็ให้ปฎบัติตามข้อ 4.1 ข้างต้น แต่ถ้าลูกค้าใช้บัตรเครดิตใบใหม่ ให้ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่านเรียบร้อยแล้ว ให้ถือบัตรเครดิตไว้ในมือ แล้วส่งสลิปที่ดึงจากเครื่องรูดบัตรให้ลูกค้าเซ็นต์  จากนั้นให้ทำการตรวจสอบลายมือชื่อหลังบัตร กับสลิปว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่มีปัญหาก็ให้ทำการโอนยอดเงินที่รูดนั้นทันที  แต่หากพบว่าลายเซ็นหลังบัตรไม่ตรงกับลายเซ็นต์ในสลิปให้แจ้งลูกค้าทันทีว่าจะดำเนินการอย่างไร หากแก้ไขไม่ได้ให้คืนบัตรให้ลูกค้า และขอรับเป็นเงินสดแทน เพราะสาเหตุนี้อาจเกิดจากลูกค้านำบัตรเครดิตของผู้อื่น ที่ไม่ใช่ของตัวเองมาใช้ กรณีนี้เจ้าของบัตรสามารถยกเลิกการชำระได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานต้องรับผิดชอบค่าเสียหายนี้

กรณีที่เครื่องรูดบัตร EDC ขัดข้อง ลูกค้ายังยืนยันจะชำระด้วยบัตรเครดิต ให้ตรวจสอบก่อนว่าเป็นบัตรชนิดมีตัวนูนหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ตัวนูนจะใช้ไม่ได้ต้องให้ลูกค้าชำระด้วยเงินสดเท่านั้น แต่ถ้าบัตรเป็นแบบชนิดตัวนูน ให้ใช้เครื่องรูดบัตรแบบ ซิฟแซฟ ( เครื่องรูดบัตรแบบใช้มือ) โดยให้พนักงานทำการขออนุมัติวงเงินที่ต้องการชำระไปที่ศูนย์บัตรเครดิตถ้าเป็นธนาคารกรุงเทพจำกัดให้โทร. ไปที่หมายเลข 02-6384455.จากนั้นให้จดรหัสอนุมัติไว้ การรูดบัตรซิฟแซฟ มีวิธีปฎิบัติดังนี้.-

• นำเครื่องรูดบัตรซิฟแซฟ วางบนโต๊ะ

• นำบัตรเครดิตวางบนแทนตามตำแหน่งที่แสดงไว้

• นำสลิปบัตรที่ใช้กับเครื่องรูดชนิดนี้ วางทับกับบัตรเครดิต ตามตำแหน่งที่ล๊อคไว้

• ใช้มือซ้ายจับแท่นให้แน่น ทำการรูดจากซ้าย ไป ขวา และรูดกลับมา จากขวาไปซ้ายอีกครั้ง

• จะเห็นตัวนูนจากการรูดขึ้นที่สลิปบัตรอย่างชัดเจน (ถ้าไม่ชัดให้ยกเลิก และทำใบใหม่อีกครั้ง)

• ให้กรอกรายละเอียด วัน/เดือน/ปีที่ทำ ,รหัสอนุมัติ...,รายการสินค้า, จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น....,จำนวนเงินตัวหนังสือ....

• ให้ลูกค้าลงลายเซ็นต์ให้ตรงกับด้านหลังบัตรเครดิตเช่นเดิม

• นำส่งใบแรกให้ฝ่ายการเงินส่วนออฟฟิตเพื่อทำ Pay-in นำฝาก ใบที่สองดึงให้ลูกค้าเป็นหลักฐาน ใบที่สาม           (ใบสุดท้าย) เก็บไว้เป็นสำเนาสำหรับแคชเชียร์นำส่งเงินสิ้นวัน

6.3.4. เมื่อดำเนินการรูดบัตรไม่ว่า EDC หรือ ซิฟแซป แล้วให้ทำการบันทึกการรับเงินในหน้าจอเป็นประเภทบัตรเครดิตให้ถูกต้อง เนื่องจากอาจมีปัญหาในการสรุปนำส่งเงินตอนสิ้นวัน สำหรับค่าธรรมเนียมในการรูดบัตรเครดิตนั้นธนาคารคิดค่าใช้จ่ายบริษัทฯ คือ 1.50% +ภาษี 7% รวมประมาณ 1.61% แต่ขณะนี้บริษัทฯ มีนโยบายยกเว้นค่าธรรมเนียมในสินค้าทุกชนิด ไม่เรียกเก็บจากลูกค้าเพื่อเป็นการกระตุ้นยอดขาย และส่งเสริมการขายอีกด้วย

6.4. ขั้นตอนการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบรับมัดจำ/รายได้อื่นๆ

เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของตัวเงินที่รับแล้ว ให้ทำการบันทึกข้อมูลรายละเอียดของเงินที่รับ และทำการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน โดยต้นฉบับใบเสร็จรับเงินส่งให้ลูกค้า สำเนาใบที่ 2.เป็นหลักฐานแนบกับชุดนำส่งเงินตอนสิ้นวัน ส่วนสำเนาใบสุดท้ายให้เรียงตาม Running Number ส่งให้แผนกบัญชีทุกสิ้นวันเช่นกัน

6.5. ขั้นตอนนำส่งเงินให้หัวหน้าแผนกการเงินตรวจสอบ

เมื่อสิ้นสุดการปิดทำการพนักงานการเงินรับก็จะทำการสรุปรายละเอียดการรับชำระเงินแต่ละประเภทตามที่รับ เช่น รายงานการรับชำระหนี้,รายงานการรับเงินมัดจำ,รายงานการรับเงินจากรายได้อื่น ๆ เพื่อแนบกับรายละเอียดของเอกสารแต่ละประเภทที่รับเงิน และทำการพิมพ์รายงานสรุปการรับเงินทั้งหมดทุกประเภท(R-CH-304) ปะหน้า เพื่อแสดงยอดรวมของเงินที่รับทั้งสิ้นในวันนั้น

จากนั้นพนักงานการเงินรับจะทำการพิมพ์รายงานเช็ครับครบกำหนดประจำวันทำการรุ่งขึ้นและจัดพิมพ์ใบ Pay-in ให้ครบทุกใบตามรายงานโดยพนักงานสามารถที่จะเลือกทำ Pay-in 1 ใบต่อ เช็คที่ครบกำหนดหลายใบได้ แต่ทั้งนี้จะขอแนะนำให้ทำใบPay-in 1 ใบต่อเช็ค 1 รายการ เนื่องจากจะไม่มีปัญหาตามมาภายหลังกรณีที่เช็คคืน หรือ แก้ไข แลกเปลี่ยนเช็ค หากมั่นใจว่าเช็คที่ต้องการรวมทำ Pay-in 1 ใบต่อเช็คหลายรายการก็สามารถทำได้ 

ส่วนการเลือกว่าจะนำเช็คที่ครบกำหนดไปเข้าธนาคารใด ให้ตรวจสอบและปฎิบัติดังนี้.-

• ให้ตรวจสอบว่าเป็นการรับเงินส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับ Vat หรือ Tax  กรณีนี้ให้นำเข้าบัญชี BBL 4147-7

• ให้ตรวจสอบว่าเป็นเช็คที่ต้องส่งเครียริ่งต่างแบ็งค์ต่างอำเภอหรือไม่  กรณีนี้ให้นำเข้าUOB 0190-7

• นอกเหนือจากข้อกำหนดข้างต้นให้นำเข้าบัญชี BBL 9888-1

ซึ่งการจะเลือกเข้าบัญชีใดนั้นอาจจะกลับไปดูที่หมายเหตุของรายงานซึ่งจะทำการพิมพ์บัญชีที่ ต้องนำเข้าไว้ล่วงหน้าแล้วก็ได้

จากนั้นให้ทำการรวมเอกสารทั้งสิ้นส่งให้หัวหน้าแผนกเพื่อตรวจทาน และนำส่งให้ผู้บริหารเข้าตู้เซฟเพื่อรอนำฝากวันทำการต่อไป

7. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-CH-009  (ไม่ใช่ใบกำกับภาษี) ใบส่งสินค้า

• FM-CH-014  ใบรับเงินชั่วคราว

• FM-CH-020  ใบเสร็จรับเงิน (เขียนมือ)

• FM-CH-011  ใบเสร็จรับเงิน (ต่อเนื่อง)

• FM-CH-013  ใบเสร็จรับเงินรายได้อื่นๆ

• CH3-R01 ใบรายงานการรับชำระหนี้ประจำวัน

• CH3-R02 ใบรายงานการรับชำระหนี้-รายได้อื่น ๆ

• CH3-R03 ใบรายงานการรับเงิน-มัดจำ

• CH3-R04 ใบสรุปการรับเงินประจำวัน-ส่วนออฟฟิต

• CH3-R05 ใบสรุปการรับเงินทั้งสิ้นและประมาณการเงินเข้า-ออกประจำวัน

• CH3-R06 ใบรายงานเช็ครับครบกำหนดประจำวัน